Lønnen skal være riktig, og den skal komme til riktig tid hver eneste måned. Det høres kanskje ut som en selvfølge, men bak en god lønnskjøring ligger det både mye arbeid og skikkelig god kompetanse.
Så hva skjer hvis den som kan lønn best hos dere blir syk, tar ferie eller slutter? Hva hvis det er vanskelig å finne riktig kompetanse? Eller hvis bedriften vokser og lønnsarbeidet krever stadig mer tid og kapasitet?
Da kan det være verdt å stille spørsmålet: Skal vi fortsette å gjøre alt selv, eller kan det være smartere å få hjelp av noen som jobber med lønn hver eneste dag?
Å outsource lønn handler nemlig ikke bare om å få noen andre til å kjøre lønnen. Det handler også om å få tilgang til et større fagmiljø, redusere sårbarheten og frigjøre tid internt.
I denne artikkelen ser vi nærmere på når det kan være lurt å vurdere outsourcing av lønn, og hva dere bør tenke gjennom før dere bestemmer dere.
Hva innebærer outsourcing av lønn?
Å outsource lønn betyr enkelt forklart at dere lar en ekstern samarbeidspartner ta ansvar for hele eller deler av lønnsarbeidet.
Hvor mye dere ønsker å sette ut, kan variere. Noen trenger hjelp med enkelte deler av lønnsprosessen, mens andre ønsker at en ekstern partner skal håndtere det meste av den løpende lønnskjøringen.
Men outsourcing betyr ikke at dere sender lønnen ut av huset og håper på det beste. Dere skal fortsatt ha oversikt og kontroll, og det må være tydelig hvem som har ansvar for hva.
Når dere outsourcer lønn får dere et fagmiljø innen lønn med på laget. Et fagmiljø som kjenner prosessene, følger med på det som endrer seg og sørger for at lønnsarbeidet blir gjort, også når noen er på ferie, blir syke eller slutter.
Når kan det være aktuelt å outsource lønn?
Det finnes selvfølgelig ikke ett riktig tidspunkt for å outsource lønn. Men det finnes noen tegn på at det kan være lurt å begynne å vurdere om dere skal fortsette å gjøre alt selv.
Kanskje kjenner dere igjen noe av dette:
- Lønnsarbeidet er avhengig av én eller noen få personer.
- Det er vanskelig å finne, utvikle eller beholde riktig lønnskompetanse.
- Bedriften vokser, og lønnsarbeidet blir stadig mer omfattende.
- Dere bruker mye tid på den operative lønnskjøringen og skulle gjerne frigjort kapasitet til andre oppgaver.
- Dere trenger en løsning som enklere kan håndtere perioder med mer arbeid eller endringer i bedriften.
Ingen av disse punktene betyr at dere må outsource lønn. Men hvis flere av dem høres kjent ut, kan det være et godt tidspunkt å se nærmere på hvordan dere har organisert lønnsarbeidet i dag.
For det viktigste spørsmålet er kanskje ikke om dere kan fortsette å gjøre alt selv. Det er om det fortsatt er den beste måten å gjøre det på.
Reduser sårbarheten i lønnsarbeidet
Lønn tar ikke ferie. Den kan heller ikke vente fordi noen er syke, eller fordi den som vanligvis kjører lønn har sluttet.
Hvis mye av lønnskompetansen sitter hos én eller noen få personer, kan bedriften derfor være mer sårbar enn dere kanskje tenker over i det daglige. Så lenge alle er på plass, fungerer det fint. Utfordringen kommer den dagen noen plutselig ikke er det.
Når dere outsourcer lønn, får dere tilgang til et større fagmiljø og flere mennesker som kjenner lønnsprosessene. Det gjør dere mindre avhengige av enkeltpersoner og gir større trygghet for at lønnen blir kjørt som den skal, også når noe uforutsett skjer.
For lønn er en av de oppgavene som rett og slett må fungere. Hver måned. Hele året.
Få tilgang til et større fagmiljø
Lønn er et fagområde hvor det skjer mye, og det krever både kunnskap og erfaring å holde seg oppdatert. Samtidig kan det være vanskelig å finne flinke folk med riktig lønnskompetanse.
Og hvor stort lønnsteam er det egentlig realistisk å bygge internt?
Når dere outsourcer lønn, får dere ikke bare én person som hjelper dere med lønnskjøringen. Dere får tilgang til et helt fagmiljø med mennesker som jobber med lønn hver eneste dag, og som kan bistå når det dukker opp spørsmål eller behov underveis.
Det gjør det også enklere å håndtere perioder hvor det er ekstra mye å gjøre, eller når behovene endrer seg.
Dere trenger med andre ord ikke å kunne alt selv. Dere trenger med andre ord ikke å kunne alt selv. Det viktigste er å ha flinke folk å spille på når dere trenger dem.
Les også: HR og lønn som strategisk funksjon
Gir outsourcing av lønn lavere kostnader?
Blir det billigere å outsource lønn? Det korte svaret er: Ikke nødvendigvis.
Men når dere sammenligner kostnadene ved å håndtere lønn internt med outsourcing, er det viktig å se på hele bildet.
En intern lønnsfunksjon koster mer enn lønnen til de som jobber med lønn. Dere skal ha riktig kompetanse, systemene skal driftes og vedlikeholdes, medarbeiderne skal holde seg faglig oppdatert og dere må ha nok kapasitet til å håndtere både travle perioder, ferie og fravær.
Med outsourcing kan kostnadene bli mer forutsigbare. Men for mange ligger den største gevinsten kanskje et annet sted: i tilgang til et større fagmiljø, mindre sårbarhet og tid som frigjøres internt.
Så spørsmålet er ikke bare: Hva koster det? Det er også: Hva får vi igjen for det?
Hva bør dere tenke gjennom før dere outsourcer lønn?
Outsourcing av lønn kan være et godt valg, men det er ikke en beslutning dere bør ta bare fordi dere ønsker å få færre oppgaver på eget bord.
Start heller med å se på hvordan lønnsarbeidet fungerer hos dere i dag. Hva fungerer godt? Hvor er dere sårbare? Hva bruker dere mye tid på? Og hvilken kompetanse ønsker dere fortsatt å ha internt?
Det er også viktig å tenke gjennom hvordan samarbeidet skal fungere i praksis. Hvem har ansvar for hva? Hvilken informasjon skal dere levere, og når? Hvem kontakter dere når dere har spørsmål? Og hvordan sørger dere for at dere fortsatt har den oversikten dere trenger?
For selv om noen andre gjør hele eller deler av lønnsjobben, skal dere selvfølgelig ikke miste kontrollen.
God outsourcing handler ikke om å gi fra seg ansvaret. Det handler om å være tydelig på hvem som gjør hva, og sørge for at dere har flinke folk på laget.
Vurderer dere å outsource lønn?
Kjenner dere igjen noen av utfordringene vi har beskrevet? Kanskje lønnsarbeidet er sårbart, det er vanskelig å finne riktig kompetanse eller dere rett og slett ønsker å bruke mindre tid på den operative lønnskjøringen.
Da kan det være verdt å undersøke om outsourcing av lønn er riktig for dere.
I Sariba har vi flinke lønnsfolk som jobber med lønn hver eneste dag. Sammen ser vi på hvordan dere jobber i dag, hva dere trenger og hvordan vi kan sette opp et samarbeid som fungerer godt for dere.
Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil vite mer om outsourcing av lønn. Vi tar gjerne en prat om hva som kan være den beste løsningen for akkurat dere.