Hvem gjør vel ikke det? Alle som jobber med lønn vet at det kan være en omfattende jobb hvor du må ha øye for både detaljer og det store bildet, samtidig! Heldigvis går verden fremover, og SAP har utviklet løsningen Payroll Control Center, også kalt kontrollsenteret. Denne løsningen har vår dyktige kollega, May Lise Roseth Larsen, god erfaring med, både når det kommer til implementering og bruk. Heldigvis for oss har May Lise tatt seg tid til å skrive artikkelen under, hvor hun tar for seg kontrollsenteret og hvordan det kan forbedre og forenkle arbeidshverdagen til alle som jobber med lønn.
God fornøyelse!
Lønnskjøringsprosessen fra A til Å
Som SAP-lønnskonsulent, og tidligere SAP-lønnsmedarbeider, er jeg godt kjent med lønnskjøringsprosessen og de ulike oppgavene som skal utføres i løpet av en måned. Du innhenter og registrerer data, og kjører lønn. Lønnen skal kontrolleres og eventuelt korrigeres, før du ferdigstiller, overfører til bank, posterer og innrapporterer til myndighetene. I tillegg kan det være etterarbeid som intern rapportering, rapportering til en tredjepart, samt regnskapsoppgaver.
Oppgavene er i stor grad repetitive, siden du gjør mer eller mindre det samme hver måned. En viktig ting jeg har lært når det kommer til lønn, er at det er lurt å lage seg en god kjøreplan, altså en detaljert liste over oppgaver. Denne må du finpusse, slik at du hele tiden har god kontroll på hva som er gjennomført for den aktuelle måneden, og hvilke oppgaver som gjenstår. Denne kjøreplanen vil være det ledende dokumentet, og bør være tilpasset akkurat din bedrift.
Men, selv om du har gode rutiner, vil det normalt sett alltid bli travelt rett i forkant av lønnskjøringen. Årsakene til dette kan være flere, men min erfaring tilsier at dette ofte skyldes at du enten:
- Bruker mye tid på å kontrollere om lønnen er korrekt
- Ikke har fordelt oppgavene riktig, noe som fører til at enkelte oppgaver blir gjort dobbelt
- Oppgaver blir tildelt medarbeidere med manglende kompetanse til å løse dem
Kontrolljobben er selvsagt helt nødvendig for å sikre at lønnen blir riktig, og vi som jobber med lønn, er helt enige om at lønnen må være korrekt! Men tenk om det fantes et system som kunne gjort deler av disse kontrollene for deg! Da hadde du spart både tid og ressurser. De gode nyhetene er jo at et slikt system allerede finnes! Ved å implementere og ta i bruk SAP Payroll Control Center vil systemet gjøre store deler av kontrolljobben for deg!
En strukturert prosess for lønnsmedarbeideren
Payroll Control Center (PCC) er en helt ny måte å planlegge og utføre lønnsprosessene på, samt en ny måte å følge opp og kontrollere at resultatene faktisk blir riktige. PCC gjør det nemlig mulig å automatisere de ulike stegene i lønnsprosessen. Det vil si du tar de enkelte punktene i kjøreplanen, og legger dem inn i systemet. Noen oppgaver kan systemet utføre selv, noen oppgaver gjøres manuelt og noen oppgaver utføres i en kombinasjon av de to.
Selv om en oppgave skal gjøres manuelt, for eksempel det å hente ned skattekort, er den en del av prosessen, og det er viktig å inkludere den i listen av oppgaver. Når du har utført en oppgave, fortsetter systemet videre til neste oppgave eller prosess. Dette systemet blir som et verktøy som sikrer kontroll og dokumentasjon over hele prosessen. Oppgavene blir strukturerte, og du har til enhver tid full oversikt over hvor langt du har kommet i prosessen. Du sikrer også arbeidsfordeling, unngår skjev arbeidsbelastning, samtidig som du dokumenterer at alt blir gjennomført.
Mange fordeler for bedriften
At PCC er bra for de som jobber med lønn, håper jeg har kommet tydelig frem, men løsningen har også mange fordeler for bedriften. Her er noen viktige punkter som er verdt å merke seg:
- Dere blir mindre avhengige av enkeltpersoner i lønnsavdelingen.
- Lønnsadministratoren kan kontrollere fremdriften ved å se hvilken status den enkelte sak har.
- Dere får muligheten til å dele opp lønnsprosessen, med de relevante oppgavene, i ulike faser.
- Systemet tilbyr avanserte kontroller for datakonsistens og masterdata.
- Dere får et enkelt og tilpasningsdyktig oppsett av struktur og roller, for eksempel for hvilken lønnsmedarbeider som er ansvarlig for hvilke ansatte.
- Dere kan forhåndsdefinere, og dermed automatisere, den produktive lønnsavregningen, som ofte er en stor manuell prosess.
- A-melding, eller EDAG, kan inkluderes i systemet på en effektiv måte.
Samkjøres med SAP SuccessFactors
Kort fortalt er PCC en løsning som sparer mye tid for både enkelte ansatte og bedriften som helhet, og fører til en enklere og mer strukturert arbeidshverdag.
Forutsetningen for å ta i bruk Payroll Control Center er at du har lønn i enten SAP HCM (også ofte kalt OnPrem) eller i SuccessFactors EC Payroll (Cloud).
Flere og flere bedrifter benytter seg nå av løsningen, og vi i Sariba har opparbeidet oss god og relevant erfaring innen nettopp PCC. Vi vet hvordan vi sammen med deg optimaliserer deres system, og hvordan du kan maksimere nytten av kontrollsenteret. Løsningen kommer fra SAP med et standard oppsett for kontroller og roller, og vi gir råd om hvordan du bør utvide, endre og tilpasse både kontroller og roller slik at din bedrift får inn deres skreddersydde kjøreplan. Les mer om våre lønnssystemer her, eller ta kontakt for mer informasjon.