¿Le gustaría disponer de un resumen actualizado de las cuotas al alcance de la mano? ¿O una lista que muestre qué códigos de ausencia y asistencia son válidos actualmente para sus empleados remunerados por horas?
La mayoría de la gente está de acuerdo en que los cambios del sistema deben documentarse y en que la documentación es importante. A menudo se trata de un tema indiscutible. Pero la utilidad de la documentación depende de cómo se documente. La documentación técnica se crea a medida que se realizan los cambios, pero, según nuestra experiencia, sólo unos pocos clientes disponen de documentos maestros paralelos que describan cómo debe funcionar el sistema.
La documentación funcional traduce el esquema técnico en descripciones prácticas adecuadas. Esto puede facilitar y agilizar el mantenimiento de un sistema, así como la comprensión de las relaciones y evitar así tanto errores como usos incorrectos.
Por citar algunos ejemplos, un buen resumen de cuotas puede explicar cómo funcionan las cuotas y cuál es la finalidad de las distintas cuotas. Además, un documento de este tipo contendrá información sobre los reglamentos y cómo los cumple o se ocupa de ellos el sistema. Otro ejemplo es el catálogo de ausencias-presencias con información sobre cómo se procesan estos códigos dentro del tiempo, la nómina, el reembolso y los informes. Una visión general de los tipos de gastos dentro de los viajes puede incluir explicaciones sobre su uso, su efecto en la nómina y la contabilización y, posiblemente, el IVA. Un documento maestro funcional que explique cómo se configura la evaluación de tiempos o describa la configuración del formulario de nómina es muy valioso. Este tipo de documentación facilita la comprensión del sistema, el mantenimiento y la detección de errores.
Las listas de control de los procesos recurrentes también son algo que cada vez más empresas han puesto en marcha, y la gran mayoría utiliza una lista de control en relación con la ejecución de la nómina y una lista de control en relación con la liquidación anual como mínimo. Esto significa que el proceso está bien documentado y reduce la dependencia de que haya personas presentes en todo momento.
Sariba ha ayudado a varios clientes a establecer el nivel adecuado de documentación, tanto en términos de quién la utilizará como de para qué se utilizará. Al mismo tiempo, garantizamos su mantenimiento en caso de actualizaciones y cambios en los sistemas.
Si tiene alguna duda al respecto, póngase en contacto con Marita Joh ansen para una charla informal.