Por May Lise Roseth Larsen
Una de las partes más agradables de mi trabajo es encontrar soluciones. Soluciones que me permiten realizar una tarea mejor o de forma más eficaz. Puede ser que el resultado sea más preciso, que el control sea mejor, que el trabajo vaya más rápido o que el sistema simplemente haga el trabajo por mí. Recientemente, ¡he podido hacer precisamente eso! Ha sido increíblemente divertido y motivador poder modificar un proceso y mostrar un resultado mejor. Todo el mundo hace el trabajo, pero no todo el mundo trabaja necesariamente según las mejores prácticas, ¿verdad?
Todo el mundo hace su trabajo, pero no todo el mundo sigue necesariamente las mejores prácticas, ¿verdad?
May Lise Roseth Larsen - Senior Consultant
El proceso y las mejores prácticas
Antes de determinar la mejor manera de ejecutar un proceso, hay que analizar el propio proceso tal y como es hoy. Es importante que se familiarice con lo que hace, cómo lo hace, quién hace qué, por qué lo hace, qué quiere conseguir y dónde puede (a veces) haber dificultades. ¿Existen uno o varios cuellos de botella, o son quizá la comprensión y los conocimientos los que afectan al proceso? ¿Es el uso del sistema? En algunos casos, un pequeño cambio puede suponer una gran diferencia, y quizá sea tan sencillo que no reconozcas una oportunidad que ya existe.
Identificación y comparación
Una vez identificada la solución actual, puede empezar a revisar cada paso y compararlo con lo que se percibe como mejor práctica. Evaluar los propios procesos puede resultar complicado, por lo que puede ser útil analizarlo todo de nuevo. Para ello, puede recurrir a recursos internos de departamentos homólogos, departamentos similares de otros países o consultores externos.
Los consultores externos suelen tener la ventaja de haber visto diferentes sistemas, organizaciones e industrias. Tienen experiencia de lo que funciona y de lo que debe sentarse como base para un resultado más satisfactorio. Puede ser algo tan sencillo como la agrupación de los empleados o la definición de los distintos informes. O evitar los riesgos que conlleva tener procesos sin documentar. Con la amplia experiencia que suelen tener, los consultores externos pueden ofrecerle un asesoramiento cualificado.
Qué, cómo, quién
Al evaluar qué y cómo se realiza una tarea, es natural empezar por examinar los procesos documentados. Pero en algunos casos, los procesos no están documentados en absoluto, a menudo porque alguien sólo los conoce. Otros los tienen documentados, pero pueden ser descripciones de procesos inadecuadas o anticuadas. Un buen proceso debe formularse y presentarse de tal manera que una persona ajena al sector pueda, en teoría, entrar y realizar las tareas basándose únicamente en la documentación.
Además de hacer que su empresa sea menos vulnerable a imprevistos como enfermedades, despidos o excedencias, también tiene otras ventajas. Porque cuando hay que elaborar una documentación tan bien descrita, hay que familiarizarse con cada detalle de todo el proceso. Por ejemplo, el proceso de pago de nóminas. Aquí, cada paso debe estar descrito, con capturas de pantalla que incluyan detalles de los códigos de transacción y variantes. No debe haber dudas sobre el qué y el cómo. Además, una buena documentación incluirá los resultados esperados y, no menos importante, qué hacer si no se obtiene el resultado esperado. Debe incluir distintos escollos, causas y soluciones para obtener el resultado deseado. También es importante incluir quién realiza las distintas tareas, quién es responsable de qué y cuándo debe completarse.
Por eso las mejores prácticas suelen utilizar varias listas de comprobación, en las que se va rellenando lo que se ha hecho a medida que se completan las tareas. Al incluir los plazos en la lista de control, también podrá comprobar si existen cuellos de botella. ¿Hay partes concretas del proceso que tienden a estancarse? ¿O es posible que dependas demasiado de determinadas personas? Por lo general, esto hay que probarlo en la práctica, sólo entonces se verá lo que funciona. También será natural identificar a los suplentes para reducir al mínimo los cuellos de botella.
... y por qué
Para lograr una buena comprensión, puede tener mucho sentido añadir por qué realiza los distintos pasos de la forma en que lo hace. Cuanto mejor se entiendan el sistema y las tareas, mejor se realizarán. Este tipo de información no es necesariamente habitual en la descripción de un proceso, pero puede incluirse en reuniones de estado, descripciones técnicas escritas como complemento de la descripción del proceso o en foros. Participar en foros de usuarios es algo con lo que mucha gente tiene buenas experiencias y de lo que se beneficia. Se pueden debatir diversos temas, escuchar lo que hacen los demás y sus experiencias. Juntos pueden encontrar soluciones a los problemas.
Los pequeños cambios pueden marcar una gran diferencia
Puede que no haga falta mucho para poner en marcha un buen proceso. Puede que sólo algunos de los pasos necesiten algunos ajustes, que haya que cambiar algunas tareas o que necesite plazos diferentes. Puede que algunas tareas sean demasiado manuales o que le falte apoyo del sistema.
Como asesores de nóminas, mis colegas y yo conocemos muchos procesos diferentes. Hemos adquirido experiencia a lo largo de varios años y tenemos una buena base para reconocer lo que hace que un proceso sea bueno. No existe necesariamente una práctica óptima igual para todos, pero sí para su empresa o tipo de empresa. Estaremos encantados de ayudarle a ver sus procesos con otros ojos y de compartir nuestras experiencias con usted.
