La configuración y la personalización comenzaron a finales del año 2018/2019 y se empezó a utilizar como solución completa en el verano de 2019. Hemos charlado con Andrea Raveng, RRHH facilitadora de nóminas, en Kronos Titan, Andrea Raveng, Facilitadora de Nómina, en Kronos Titan, para saber más sobre el proyecto y si el resultado está a la altura de las expectativas.
¿Qué solución le ha aportado Sariba?
Adaptamos Concur a las normas noruegas con cálculos tanto para las dietas por kilometraje como para las dietas según las tarifas del gobierno (Statens særavtale).
¿A qué retos se enfrentó antes de iniciar el proyecto?
Teníamos un formulario manual para cumplimentar los reembolsos relacionados con viajes y gastos. Esto era muy engorroso, ya que había que presentarlo en papel. Además, el flujo era largo en caso de correcciones, ya que había que enviar el documento en papel de un lado a otro. Cuando empezamos a trabajar en el proyecto, nuestro objetivo era implantar una solución digital. Lo más importante era cumplir los requisitos de contenido de un informe de gastos de viaje. Además, queríamos que todos los empleados tuvieran acceso a registrar sus propios gastos y desembolsos de viaje, sin tener que hacer ellos mismos los cálculos y cálculos de dietas y dietas por kilometraje. En otras palabras, queríamos que la solución digital lo calculara automáticamente. También queríamos una verificación/aprobación en dos pasos de todos los gastos de viaje.
Teníamos un formulario manual para cumplimentar los reembolsos relacionados con viajes y gastos. Era muy engorroso porque había que presentarlo en papel - Andrea Raveng
¿Cómo le funciona hoy la solución?
Hoy tenemos una solución digital completa. Todos los empleados utilizan Concur para enviar gastos de viaje, y tenemos un flujo de aprobación en dos pasos que funciona de forma óptima. Además, los reembolsos de dietas y kilometraje se calculan automáticamente, lo que simplifica el trabajo del gestor de nóminas. El flujo de trabajo también funciona mucho mejor, ya que el informe se descarga y se envía al sistema de nóminas, donde luego se aplica y se paga automáticamente a través de la ejecución de la nómina.
¿Cómo ha funcionado la colaboración con Sariba?
"Hemos mantenido un estrecho diálogo con Sariba durante todo el proyecto, de principio a fin. Sariba se ha asegurado de que la programación de las nóminas funcione y de que todas las tarifas y cálculos sean correctos. Nos han ayudado durante las pruebas y hemos mantenido un diálogo estrecho y fluido hasta la puesta en marcha. Sariba nos sigue ayudando cuando hay cambios legislativos. Se aseguran de que se tengan en cuenta y nos ayudan en las pruebas, para que el sistema esté siempre actualizado y listo para su uso. Estamos muy agradecidos por toda la ayuda que nos han prestado para poner en marcha este sistema, así como por la asistencia permanente en caso de cambios u otras cuestiones. La solución ya está totalmente implantada y responde absolutamente a nuestras expectativas.
¿Por qué Concur y Sariba?
Varias de las empresas extranjeras de nuestra organización ya utilizaban Concur, y el grupo quería una solución común e internacional. Por lo tanto, se eligió Concur, y nuestro proyecto consistió en adaptar la solución existente a la norma noruega. Como la mayoría de la gente sabe, aquí en Noruega tenemos unas normas fiscales muy especiales, y esto había que tenerlo en cuenta en la configuración.Necesitábamos la ayuda de alguien que entendiera tanto el Acuerdo Especial del Estado como la configuración noruega de Concur, y por eso elegimos a Sariba. SAP Sariba tiene una amplia experiencia en la configuración de viajes y también cuenta con consultores certificados en Concur. Por lo tanto, nos pareció una elección segura.
Estamos muy agradecidos por toda su ayuda en la puesta en marcha de este sistema, así como por la asistencia continua en caso de cambios u otras cuestiones.
¿Desea obtener más información sobre Concur Travel de Sariba? No dude en ponerse en contacto con Steinar Sabbasen.
Steinar Sabbasen
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