Fraværssøknad (leave request) er en løsning mange SAP HR-kunder har tatt i bruk for å ha kontroll på fraværsprosessen. Den ansatte søker om ferie, leder godkjenner eller avviser søknaden og fraværet overføres til SAP HR, hvor feriekvoten reduseres. Prosessen er intuitiv og god så lenge stegene følges, men det hender dessverre at det stopper opp.
Vi opplever ofte at fraværssøknader blir liggende ubehandlet. Dette kan skape utfordringer, spesielt i tilfeller der en leder har sluttet uten å ha behandlet ferdig fraværssøknader fra sine ansatte.
Ubehandlede fraværssøknader vil føre til at den ansatte ikke får søkt om ferie ved neste anledning, og ferie blir heller ikke trukket fra feriekvoten.
Hvis fraværssøknaden ikke behandles, vil ikke den ansatte få beskjed om at søknaden er hverken godkjent eller avvist. I enkelte tilfeller ser vi at den ansatte har avviklet ferie fordi vedkommende går ut i fra at søknaden er godkjent. Dette vil føre til at ferie avvikles uten at feriekvoten reduseres.
Når feriekvoten ikke reduseres kan både automatiske og manuelle prosesser for overføring av ubrukt ferie, føre til at for mange dager ferie overføres til det påfølgende år.
Vi kan hjelpe deg med å rydde opp og samtidig bistå slik at du får etablert en god rutine for oppfølging av fraværssøknader.
Sariba har også utviklet en løsning for oppfølging av ubehandlede fraværssøknader, hvor en oppfølgingsmail sendes til de som har ubehandlede fraværssøknader i sin innboks. Programmet kan også benyttes for å få oversikt over ubehandlede fraværssøknader for administrator.
Ønsker du bistand til opprydding eller mer informasjon, er du velkommen til å ta kontakt med Marita Johansen.