Se det for deg:
Det er dagen lønnen skal kjøres.
Stemningen er litt mer spent enn vanlig. Oppgavene er mange, og små detaljer begynner plutselig å føles veldig store.
Så skjer det som ikke skulle skje.
En av nøkkelpersonene på lønn er borte.
Hvordan var det hun egentlig håndterte disse feilmeldingene?
Hvor ligger oversikten over variabler og timelister?
Og hvem har egentlig kontroll på at alt blir riktig før utbetaling?
Plutselig handler ikke lønn bare om rutiner.
Det handler om risiko.
Heldigvis finnes det en bedre måte å løse dette på, og det er nettopp her lønns-BPO kommer inn som et trygt og forutsigbart alternativ.
BPO, eller business process outsourcing, har blitt et stadig mer aktuelt tema for virksomheter som ønsker bedre flyt og mer forutsigbarhet i prosessene sine. Men i praksis handler det ofte om noe ganske konkret:
Hvem skal sørge for at lønnen går hver måned, uten feil?
For mange virksomheter er det nettopp her BPO gir mest verdi.
Hva betyr BPO?
BPO står for business process outsourcing, og betyr at en virksomhet velger å sette ut bestemte arbeidsprosesser til en ekstern leverandør.
Når vi snakker om BPO i Sariba, snakker vi først og fremst om lønns-BPO og vårt datterselskap Sarec.
Det betyr at du overlater hele eller deler av lønnsprosessen til et spesialisert miljø som jobber med dette hver eneste dag. Ikke fordi du ikke kan gjøre det selv, men fordi det finnes noen som kan gjøre det mer stabilt, mer effektivt og med lavere risiko.
Hva er BPO-tjenester?
BPO-tjenester er de konkrete oppgavene som håndteres av en ekstern leverandør.
Innen lønn kan dette være:
- Produksjon av lønn
- Kontroller og kvalitetssikring
- Rapportering og avstemming
- Korrigeringer og oppfølging
- Utbetaling og myndighetsrapportering
- Utsendelse av lønnsslipper
- Support til ansatte
Noen virksomheter velger å sette ut deler av prosessen. Andre velger å sette bort hele lønnsfunksjonen. Fellesnevneren er enkel: Du får en lønnsprosess som fungerer, hver gang.
Les også: Slik kan outsourcing av lønn redusere HR-kostnader og effektivisere prosesser
Hva betyr BPO innen HR?
BPO innen HR brukes ofte som en samlebetegnelse på outsourcing av administrative HR-prosesser.
Hos oss handler det først og fremst om lønn.
Det betyr ikke at du setter bort alt.
Du er fortsatt ansvarlig for at input er riktig, for eksempel lønnsendringer, variable tillegg og fravær.
Det er samspillet mellom dere og oss som gjør at dette fungerer.
Og når det sitter, sitter det godt.
Når kan outsourcing av lønn være aktuelt?
Det finnes flere situasjoner hvor lønns-BPO gir særlig god effek:
- Interne ressurser bruker mye tid på lønn
- Viktig kompetanse er knyttet til få personer
- Kompleksiteten i regelverk og systemer øker
- Arbeidsmengden varierer gjennom året
For mange handler det om å redusere sårbarhet og skape mer forutsigbarhet. Eller enklere sagt: Å få en lønnsprosess som tåler hverdagen.
Fordeler ved lønns-BPO
For mange virksomheter handler ikke dette om å sette bort noe.
Det handler om å få noe som fungerer bedre.
Med lønns-BPO får du:
- Mindre sårbarhet ved fravær eller turnover
- Tilgang til spesialisert kompetanse
- Mer forutsigbare leveranser
- Bedre kontroll på prosessene
- Mer tid til andre oppgaver
En av de viktigste gevinstene er redusert risiko.
Hvis én nøkkelperson forsvinner internt, kan det få store konsekvenser. Hos en BPO-leverandør er kompetansen delt på flere, og leveransen står uansett.
Les også: Jobber du etter beste praksis?
Hva bør vurderes før man velger BPO?
Før du setter ut lønn, er det lurt å få oversikt over dagens situasjon.
Still deg selv noen enkle spørsmål:
- Hvor sårbare er vi i dag?
- Hvor mye tid bruker vi på lønn?
- Har vi riktig kompetanse, også fremover?
- Hva skjer hvis nøkkelpersoner blir borte?
I tillegg er det viktig å skille mellom hva som kan settes ut og hva som bør ligge internt.
Et godt samarbeid handler ikke om å gi fra seg kontroll, men om å fordele ansvar på en smart måte.
BPO som støtte for HR og økonomi
For HR og økonomi handler lønns-BPO om å frigjøre kapasitet.
Når lønnsprosessene håndteres mer effektivt, får man mer tid til:
- Utvikling av organisasjonen
- Lederstøtte
- Analyse og beslutningsgrunnlag
Lønn går fra å være en tidstyv til å bli en stabil og forutsigbar del av driften.
Ønsker du å vite mer?
Hos Sariba jobber vi med lønn hver eneste dag, og gjennom vårt datterselskap Sarec har vi et dedikert fagmiljø som kun jobber med lønns-BPO. Her sitter spesialister som kjenner prosessene, systemene og det som faktisk skjer i hverdagen.
For deg betyr det mindre sårbarhet, bedre flyt og en lønnsprosess som fungerer, hver gang.
Er du nysgjerrig på hvordan dette kan se ut i praksis hos dere?
Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat, eller last ned guiden vår om outsourcing av lønn.
