Det å ha et godt HR-system har gått fra å være noe som er kjekt å ha, til å være en helt sentral del av en moderne virksomhet. Det er nemlig slik at de ansatte forventer enkel tilgang til informasjon, ledere trenger trygg og oppdatert innsikt, og HR vil helst slippe å bruke tiden på manuelle rutiner som egentlig kunne vært automatisert. Men hva er et HR-system? Hvilke typer finnes, og hvordan vet du hvilken løsning som faktisk passer for akkurat din bedrift?
Hva er et HR-system?
Et HR-system (eller HRIS – Human Resource Information System) er en digital løsning som samler og automatiserer alle HR-prosessene dine, og som dekker alle stegene i ansattreisen; fra rekruttering og onboarding, via utvikling, lønn, kompensasjon og til offboarding. I stedet for å spre informasjon og oppgaver utover i regneark, dokumentmapper og flere systemer, får du med et skikkelig godt HR-system, alt på ett sted.
For deg betyr det færre feil, enklere oppfølging og bedre oversikt. For dine ansatte betyr det kort vei til det de trenger, når de trenger det. Og for ledelsen betyr det et langt tryggere (og alltid oppdatert) beslutningsgrunnlag.
Hvorfor er HR-system viktig?
Mye av det som tar tid i HR er ikke de kompliserte vurderingene, men det er alt det som må gjentas: å hente inn timelister, få godkjenninger på plass, oppdatere informasjon flere steder og passe på at alt gjøres riktig hver gang.
Når dette skjer automatisk, frigjør du tid til det arbeidet som faktisk handler om mennesker: utvikling, dialog, oppfølging og kultur. Resultatet blir ikke bare mer effektiv drift, men også en bedre opplevelse for både HR, ledere og alle ansatte.
Et typisk eksempel er en virksomhet med rundt 1000 ansatte. Uten et godt HR-system går det fort flere dager hver måned bare til å samle inn og kontrollere timelister. Med et moderne HR-system føres timer løpende, og kontrollene ligger inne i løsningen. Du slipper purring og manuelt etterarbeid, og kvaliteten på dataene blir mye, mye bedre.
Ulike typer HR-løsninger
Det finnes ikke én løsning som passer alle, og behovene varierer. Derfor skiller vi gjerne mellom ulike typer HR-systemer:
- Kjernedata (HR masterdata)
Dette er selve grunnmuren; her ligger all personalinformasjon. - Talent management
Rekruttering, onboarding, kompetanseutvikling og utviklingssamtaler. - Lønn, tid og reise
Timeregistrering, fraværshåndtering, selve lønnskjøringen, og utbetaling av reiseregninger og utgiftsrefusjon. - Helhetlige HR-plattformer
En helhetlig og fullintegrert HR-plattform som binder alt sammen. Her dekkes alle stegene i hele medarbeiderreisen i én løsning. Et eksempel på en slik plattform er SAP SuccessFactors.
Hvordan velge riktig HR-system?
Å velge HR-system handler ikke først og fremst om teknologi – men om hvordan du ønsker å jobbe med HR-funksjonen fremover. Et godt sted å starte er å se på hverdagen slik den er i dag: Hva tar mest tid? Hvor stopper ting opp? Hvor savner du oversikt?
Når behovene er tydelige, blir valget også enklere. Om bedriften har få eller mange ansatte, om dere befinner dere i ett eller flere land, og om dere har vekstplaner eller ikke, vil være med å påvirke hva slags system du bør velge.
Underveis er det lurt å vurdere spørsmål som:
- Hvordan ivaretar systemet sikkerhet og GDPR?
- Kan det kobles sømløst med lønn og økonomi?
- Er brukeropplevelsen god også for ansatte som logger inn sjeldent?
- Er løsningen fleksibel og skalerbar når dere vokser eller endrer dere?
Implementering i praksis
Et HR-system gir ikke verdi bare fordi det er på plass. Verdien kommer først når løsningen faktisk blir tatt i bruk i hverdagen. Det betyr at implementering handler vel så mye om mennesker og arbeidsmåter som om teknologi.
I praksis betyr det:
- At data må være riktige, slik at systemet speiler virkeligheten
- At de som skal bruke systemet forstår hvorfor endringen skjer
- At opplæringen er konkret og tilpasset rollen – ikke bare generell gjennomgang
Mange velger å starte med et mindre område eller én modul, slik at organisasjonen får tid til å bli trygg i løsningen før man bygger videre. Med SAP SuccessFactors kan du vokse steg for steg, i et tempo som føles riktig for din bedrift.
Veien videre for din virksomhet
Et HR-system er mer enn et verktøy. Det er en mulighet til å jobbe på en smartere, tryggere og mer menneskelig måte. Du får en mer sømløs hverdag, bedre grunnlag for beslutninger og mer tid til det som skaper verdi: menneskene.
Sariba har over 25 års erfaring med SAP HR og SAP SuccessFactors, og hjelper deg hele veien – fra behovskartlegging til implementering og videre drift. Og når systemet er på plass, står vi fortsatt sammen med deg. Hos oss handler det ikke bare om å “sette opp systemet”, men om å hjelpe deg å lykkes med det i praksis, år etter år.
Ofte stilte spørsmål om HR-system
Hva koster et HR-system?
Det avhenger av antall ansatte, hvilke moduler du trenger og hvilken prismodell leverandøren tilbyr. De fleste skybaserte løsninger følger lisens per bruker.
Kan systemet tilpasses vår bransje?
Ja. Moderne HR-systemer konfigureres etter behov. Det er likevel lurt å avklare hva som følger med som standard, og hva som krever mer tilpasning.
Hvor lang tid tar det å implementere?
Små prosjekter kan være på plass på noen få måneder, mens større løsninger med flere integrasjoner, og som dekker alle HR-prosesser, tar ofte noe lengre tid.
