Hva tenker du på når vi sier et kostnadseffektivt lønnssystem? Er det et system med lave implementeringskostnader? Eller er det et system som gir deg lav pris per lønnsslipp? Eller kan det tenkes at bildet er mer sammensatt enn som så? Vi i Sariba har over 25 års erfaring innen lønn og lønnssystemer, og vet derfor en del om hva et kostnadseffektivt lønnssystem innebærer. Et lite hint: Det dreier seg om mer enn implementeringskostnaden.
Automatisere lønnsmedarbeiderens oppgaver
For at et lønnssystem faktisk skal være kostnadseffektivt, holder det ikke at det koster lite å sette det opp. Du er nødt til å løfte blikket og se på hele prosessen. Hvilke manuelle oppgaver er det lønnsmedarbeiderne dine bruker tid på, som strengt tatt kunne ha vært automatisert? Har dere en kompleks løsning med manglende kontroll av retningslinjer og lovverk, som kan føre til mangler og manuelle feil? Har dere de rapporteringsmulighetene dere trenger, eller er rapportering en stor og kompleks oppgave? Vi mener at et kostnadseffektivt lønnssystem:
- Er effektivt
- Støtter retningslinjer
- Gir deg bedre styring og reduserer feil
- Strømlinjeformer prosessen
- Er brukervennlig og forutsigbart
La oss utdype!
Mer effektivt – mindre feil
Et kostnadseffektivt lønnssystem bør sørge for at lønnsprosessen din blir effektiv, ved at du gjenbruker data som allerede er registrert i systemet. Det kan dreie seg om persondata (også kalt masterdata), eller data knyttet til tidsregistrering, reiseregninger eller utgiftsrefusjon. Når denne informasjonen gjenbrukes, blir prosessen mer effektiv fordi du slipper dobbeltregistreringer. Dobbeltregistreringer er, som kjent, en kilde til feil vi helst vil være foruten. Når du gjenbruker data bør du også, automatisk, kunne rapportere både pensjon og refusjon. Hvis du har et godt lønnssystem, vil du her gjenbruke informasjon fra lønn og registrert fravær. I tillegg bør lønnssystemet ha gode løsninger for endringer både frem og tilbake i tid. Lønnssystemet bør altså gjøre det mulig for deg å legge inn endringer frem i tid, uten at dette påvirker resultatet før datoen faktisk er passert, og det bør la deg legge inn endringer tilbake i tid, og automatisk etterberegne korrekt lønn for deg. Et kostnadseffektivt lønnssystem bør også inneholde automatiserte beregninger, kontroller og prosesser. Når du automatiserer lønnsprosessen, vil du flytte erfaring og logikk fra nøkkelmedarbeideres hoder og inn i løsningen. Dette vil føre til at du blir mindre sårbar ved sykdom, ferieavvikling eller hvis noen med nøkkelkompetanse skulle finne på å slutte hos deg.
Et lønnssystem som støtter retningslinjene
Vi mener at et kostnadseffektivt lønnssystem må støtte norsk lønn- og myndighetsrapportering, slik at lovpålagte endringer i lover og regler ivaretas i systemet, både i dag og i fremtiden. Her, som i punktet over, vil vi anbefale deg å flytte logikk (og regelverk) inn i løsningen. Dette mener vi generelt er en god idé. I tillegg er det viktig å huske på GDPR! Et godt lønnssystem lar deg se hvem som har endret persondata, hvor endringen kommer fra, og når endringen ble gjort.
Bedre styring, mindre feil
Visste du at det finnes løsninger som lar deg avdekke feil i lønn, før endelig lønn faktisk kjøres? Dette er noe du absolutt bør se nærmere på, og som vi mener bør være en del av et kostnadseffektivt lønnssystem. Når vi snakker om bedre styring, tenker vi også på rapporter. Et godt lønnssystem bør komme med gode, brukervennlige og intuitive rapporteringsmuligheter og rapporter. Disse rapportene skal gi deg både oversikt og kontroll, og bør være høyt opp på din prioriteringsliste.
Strømlinjeformer prosessen
Et godt lønnssystem er fullt integrert med både tidsregistreringer, reise- og utgiftsrefusjoner og økonomi. Hvis du har en skikkelig god løsning, danner det også grunnlaget for refusjon fra NAV, og klargjør overføringer til bank. Et kostnadseffektivt lønnssystem bruker også masterdata som utgangspunkt for hvordan den ansatte skal avlønnes. Hvor befinner den ansatte seg, både fysisk og organisatorisk? Har vedkommende krav på kveldstillegg eller kanskje andre tillegg? All denne informasjonen bør finnes i systemet, og på denne måten håndteres og beregnes automatisk. Har ditt lønnssystem manuelle beregninger, av for eksempel feriepenger, vil vi hevde at dette ikke er et kostnadseffektivt system.
Brukervennlig (og forutsigbart)
Sist, men ikke minst, bør et kostnadseffektivt lønnssystem være brukervennlig! Det bør komme med logiske menyer og prosesser som er enkle både å lære seg og å ta i bruk. Har for eksempel ditt lønnssystem kjøreboken for lønn integrert i systemet? Ved å velge en løsning som sørger for nettopp dette, sørger systemet for at du gjør det du skal i riktig rekkefølge. Er løsningen god, dokumenterer den også de valgene og stegene som tas, noe som er ganske smart med tanke på GDPR. Når alt dette er på plass, vil lønnskjøringsprosessen oppleves som forutsigbar både når det kommer til tid og kostnad.
Bør du bytte lønnssystem?
Hvis lønnskjøringen i dag oppleves som tidkrevende, sårbar og unødvendig kompleks, kan det være et tydelig tegn på at lønnssystemet ikke lenger støtter virksomhetens behov. Et moderne og kostnadseffektivt lønnssystem skal ikke bare sikre korrekt lønn til rett tid, men også frigjøre tid, redusere risiko og gi bedre kontroll. Dersom lønnsmedarbeiderne bruker mye tid på manuelle kontroller, dobbeltregistreringer eller feilsøking, blir den reelle kostnaden langt høyere enn det som fremkommer av lisenspris og implementering. Ved å vurdere hele lønnsprosessen samlet, inkludert automatisering, etterlevelse av regelverk, rapportering og GDPR, får du et langt bedre beslutningsgrunnlag. For mange virksomheter vil et bytte av lønnssystem derfor ikke være en kostnad, men en investering i tryggere drift, bedre kvalitet og mer effektiv ressursbruk over tid.
