Vi opplever at mange bedrifter ikke utnytter mulighetene rundt kollisjoner mellom fremmøte og fravær i systemet. Kollisjonene skal være til hjelp for å sikre at koder som ikke er lov å registrere samtidig ikke registreres samtidig.
Kollisjonene oppstår ved overføring av tid fra timelisten til HR, og ved registreringer direkte i infotypene for fravær. Dette er spesielt relevant hvis man bruker midlertidige koder for fravær, som f.eks. udokumentert sykefravær e.l. Disse kodene skal overskrives av reelle koder når dokumentasjon foreligger. I tillegg kan det være fornuftig å sperre for føring av enkelte typer eller alt fremmøte ved spesielle fraværskoder. Dette kan være overtid ved sykefravær eller enkelte typer permisjoner. Det er også en del fraværskoder som ikke skal kunne registreres samtidig, som f.eks. sykefravær og permisjon.
Systemet tillater ulike reaksjoner for kollisjoner:
- Ingen reaksjon
- Advarsel
- Overskriving (avgrensning av eksisterende koder)
- Feilmelding
Flere har også glede av å opprette egne fraværskoder for gradert fravær versus fulltidsfravær, og lange permisjoner versus korte velferdspermisjoner.
Det er også mulig å sette opp timelisten slik at man ikke kan føre flere forekomster på samme klokkeslett dersom man bruker klokkeslett.
Sariba har god erfaring med å dokumentere kollisjonene som ligger i systemet i en kollisjonsmatrise slik at det er enklere å ha oversikten over hvilke koder som kolliderer eller reagerer på hverandre. Vi har også bred erfaring med hvilke koder som er hensiktsmessige å ha for å ivareta riktig registrering i forhold til refusjon og A-meldingen, samt ulike koder for timeregistrering av avvik til planlagt tid (negativ tid) eller registrering av all tid (positiv tid).
Ta kontakt med Sariba dersom dere har spørsmål om dette.