Lönen ska vara korrekt och den ska komma in i tid varje månad. Det kanske låter självklart, men bakom en bra löneprocess ligger både mycket arbete och riktigt bra expertis.
Så vad händer om den person som kan lönearbetet bäst på ditt företag blir sjuk, tar semester eller säger upp sig? Vad händer om det är svårt att hitta rätt expertis? Eller om företaget växer och lönearbetet kräver allt mer tid och kapacitet?
Då kan det vara värt att ställa frågan: Ska vi fortsätta göra allt själva, eller kanske det är smartare att ta hjälp av någon som jobbar med lön varje dag?
Att outsourca lönehantering handlar inte bara om att få någon annan att hantera lönehanteringen. Det handlar också om att få tillgång till en större professionell gemenskap, minska sårbarheten och frigöra tid internt.
I den här artikeln tittar vi närmare på när det kan vara en bra idé att överväga att outsourca lönehantering, och vad du bör tänka på innan du fattar ditt beslut.
Vad innebär outsourcing av lönekostnader?
Enkelt uttryckt innebär outsourcing av lönehantering att du låter en extern partner ta ansvar för hela eller delar av ditt lönearbete.
Hur mycket du vill outsourca kan variera. Vissa behöver hjälp med vissa delar av löneprocessen, medan andra vill ha en extern partner som hanterar det mesta av den löpande lönehanteringen.
Men outsourcing betyder inte att du skickar ut din lön och hoppas på det bästa. Du bör fortfarande ha tillsyn och kontroll, och det måste vara tydligt vem som är ansvarig för vad.
När du outsourcar lönehantering får du en professionell miljö inom lönehantering i ditt team. En professionell miljö som känner till processerna, håller jämna steg med förändringar och säkerställer att lönearbetet blir gjort, även när någon är på semester, blir sjuk eller säger upp sig.
När kan det vara lämpligt att outsourca lönehantering?
Naturligtvis finns det ingen rätt tidpunkt att outsourca lönehantering. Men det finns vissa tecken på att det kan vara en bra idé att börja fundera på om du ska fortsätta göra allt själv.
Kanske känner du igen något av detta:
- Lönearbetet beror på en eller ett fåtal personer.
- Det är svårt att hitta, utveckla eller behålla rätt lönekompetens.
- Företaget växer, och lönearbetet blir alltmer omfattande.
- Du lägger ner mycket tid på operativ lönehantering och vill frigöra kapacitet för andra uppgifter.
- Du behöver en lösning som enklare kan hantera perioder med ökat arbete eller förändringar i din verksamhet.
Inget av dessa punkter innebär att du måste outsourca lönearbetet. Men om flera av dem låter bekanta kan det vara ett bra tillfälle att titta närmare på hur du har organiserat ditt lönearbete idag.
För den viktigaste frågan kanske inte är om du kan fortsätta göra allt själv. Det är om det fortfarande är det bästa sättet att göra det på.
Minska sårbarheten i betalt arbete
Lönehantering tar inte ut semester. Den kan inte heller vänta på att någon är sjuk, eller att den person som vanligtvis hanterar löner har sagt upp sig.
Om mycket av lönekompetensen ligger i händerna på en eller ett fåtal personer kan företaget därför vara mer sårbart än man kanske tror i vardagen. Så länge alla är på plats fungerar det bra. Utmaningen kommer den dagen någon plötsligt inte är det.
När du outsourcar lönehantering får du tillgång till en större professionell gemenskap och fler personer som kan löneprocesserna. Detta gör dig mindre beroende av individer och ger större trygghet för att lönehanteringen kommer att skötas korrekt, även när något oförutsett händer.
För lönehantering är en av de där uppgifterna som helt enkelt måste fungera. Varje månad. Året runt.
Få tillgång till en större professionell gemenskap
Lönehantering är ett dynamiskt område, och det kräver både kunskap och erfarenhet för att hålla sig uppdaterad. Samtidigt kan det vara svårt att hitta bra personer med rätt expertis inom lönehantering.
Och hur stort löneteam är det realistiskt att bygga internt?
När du outsourcar lönehantering får du inte bara en person som hjälper dig med lönehanteringen. Du får tillgång till en hel professionell gemenskap av människor som arbetar med lönehantering varje dag och som kan hjälpa till när frågor eller behov uppstår längs vägen.
Det gör det också enklare att hantera perioder när det finns extra arbete att göra, eller när behoven förändras.
Med andra ord behöver du inte veta allt själv. Med andra ord behöver du inte veta allt själv. Det viktigaste är att ha bra människor att lita på när du behöver dem.
Läs även: HR och lön som en strategisk funktion
Sänker outsourcing av lönekostnader kostnaderna?
Kommer det att bli billigare att lägga ut löneutbetalningar på entreprenad? Det korta svaret är: Inte nödvändigtvis.
Men när man jämför kostnaderna för att hantera löner internt kontra outsourcing är det viktigt att se på helhetsbilden.
En intern lönefunktion kostar mer än lönen för de som arbetar med lönehantering. Du måste ha rätt expertis, systemen måste drivas och underhållas, medarbetarna måste hålla sig professionellt uppdaterade och du måste ha tillräcklig kapacitet för att hantera både höga perioder, semestrar och frånvaro.
Outsourcing kan göra kostnader mer förutsägbara. Men för många kan den största vinsten ligga någon annanstans: i tillgång till en större professionell gemenskap, mindre sårbarhet och frigjord tid internt.
Så frågan är inte bara: Vad kostar det? Den är också: Vad får vi i gengäld?
Vad bör du tänka på innan du outsourcar lönehantering?
Att outsourca lönehantering kan vara ett bra val, men det är inte ett beslut du bör fatta bara för att du vill ha färre uppgifter på ditt skrivbord.
Börja istället med att titta på hur lönehanteringen fungerar i ditt företag idag. Vad fungerar bra? Var är du sårbar? Vad lägger du mycket tid på? Och vilken expertis vill du fortfarande ha internt?
Det är också viktigt att tänka igenom hur samarbetet ska fungera i praktiken. Vem ansvarar för vad? Vilken information kommer ni att lämna, och när? Vem kommer ni att kontakta när ni har frågor? Och hur säkerställer ni att ni fortfarande har den överblick ni behöver?
För även om någon annan gör hela eller delar av det betalda arbetet, ska du naturligtvis inte tappa kontrollen.
Bra outsourcing handlar inte om att ge upp ansvar. Det handlar om att vara tydlig med vem som gör vad och se till att man har bra människor i teamet.
Överväger du att outsourca lönehantering?
Känner du igen några av de utmaningar vi har beskrivit? Kanske är ditt lönearbete sårbart, det är svårt att hitta rätt expertis, eller så vill du helt enkelt lägga mindre tid på operativ lönehantering.
Då kan det vara värt att undersöka om outsourcing av löneutbetalningar är rätt för dig.
På Sariba har vi skickliga löneexperter som arbetar med löner varje dag. Tillsammans tittar vi på hur du arbetar idag, vad du behöver och hur vi kan skapa ett samarbete som fungerar bra för dig.
Kontakta oss gärna om du vill veta mer om outsourcing av lönehantering. Vi diskuterar gärna vad som kan vara den bästa lösningen för dig.