BPO löneadministration – eller outsourcing av affärsprocesser om du så vill

Glasögon på bordet - BPO lön

Kärt barn är kända för att ha många namn, och outsourcing av löner är just ett sådant barn. BPO payroll, eller business process outsourcing payroll, handlar helt enkelt om att outsourca lönefunktionen. Men vad ligger egentligen i detta? Och varför är det något du bör bry dig om?

Björn krets

Björn Bakken

Vi har haft ett snack med Saribas Direktör, Bjørn Bakken, för att ta reda på mer om vad BPO egentligen är, varför detta är något vi i Sariba gör, och inte minst; varför detta är något alla medelstora och stora företag bör överväga.

Och om du undrar varför vi ska lyssna på just Bjørns åsikter om detta, så är det för att han var ansvarig för utvecklingen av Saribas BPO-tjänst. Han vet därför mycket väl vad han pratar om.

Vad exakt är BPO-lön, Bjørn?

BPO payroll är kort och gott att lägga ut lönefunktionen på entreprenad . Det handlar om att du som företag får en extern aktör att göra så mycket som möjligt av processerna kring lönehantering, åt dig. Genom att gå på en BPO-lösning får du en professionell partner på lön, och du kan frigöra både tid och resurser internt. BPO ger dig kostnadseffektiv löneadministration och du får tillgång till professionellt uppdaterade och kompetenta resurser. Det handlar med andra ord om att lägga ut så mycket av affärsprocessen som möjligt på entreprenad.

Och vad är BPO inte ?

Här är det viktigt att betona att man aldrig lägger ut allt som har med lön att göra till en BPO-partner, det går helt enkelt inte. Du som företag ansvarar fortfarande för att ingången till lönen är korrekt. Det kan till exempel gälla input om löneförändringar, input om rörliga tillägg och avdrag eller så kan det vara input om frånvaro som har lönekonsekvenser. Någon i ditt företag måste se till att leverantören har rätt information i sina system för att lönen ska stämma. Att ha ett smidigt samarbete mellan rätt personer med dig och din BPO-leverantör kommer därför att vara avgörande.

Min påstående är att BPO-lön är en riskreducerande åtgärd

Vad exakt levereras i en BPO-tjänst?

Det vi gör är att ta över alla processer som kan automatiseras . Ett exempel på detta är automatisk löneförhöjning. Vi som BPO-leverantör ansvarar självklart för själva löneproduktionen, kontroll av löneglidning och alla efterföljande processer.

Så här gör vi:

  • Ger lön
  • Gör kontroller
  • Skapar en rapport som skickas till kunden
  • Gör korrigeringar baserat på feedback på rapporten i punkten ovan
  • Ger slutlig lönekörning
  • Betalar lön
  • Tillhandahåller all rapportering
  • Skickar ut lönebesked
  • Är både 2:a och 3:e linjens stöd vid förfrågningar från anställda

Vad du gör:

  • Kontrollerar att inmatningen är korrekt
  • Följer upp processer som inte kan automatiseras
  • Se över och godkänn löneunderlaget så att vi kan påbörja den slutliga lönekörningen

Vem betalar BPO för?

Jag skulle säga att BPO-löner är till för medelstora och stora företag som vill säkra sig, vad gäller kompetens, kapacitet och företagets utveckling . Till exempel, om din verksamhet växer snabbt är det BPO-leverantörens ansvar att de har tillräckligt med resurser för att hantera den ökade arbetsbelastning detta kommer att leda till i löner. Här måste vi som BPO-leverantör helt enkelt vara beredda på att kunna skala upp med kort varsel.

Men hur är det med vinster, Bjørn?

Det finns några tydliga vinster förknippade med BPO-lön . Mitt påstående (och arbetsteori) är att BPO-lön är en riskreducerande åtgärd . Du frigör dig från saker som kompetens och kapacitet.

Skulle en nyckelperson på din löneavdelning bli sjuk kan du snabbt få problem. Om samma sak händer hos din BPO-leverantör har vi flera kompetenta kollegor som kan täcka frånvaron.

En annan fördel ligger i effektiviteten . Vi producerar löner mer effektivt inom givna ramar, för det är vad vi gör. Vi gör detta åt många kunder och vi har optimerade processer och rutiner.

Och hur vet man om det är en framgång?

Du kan mäta detta genom att titta på kostnaderna. Fakturorna från din BPO löneleverantör + kostnaden för den som jobbar med lön hos dig ska över tid vara mindre, än när du själv driver löneadministration.

Varför har Sariba valt att fokusera på BPO-löner?

Vi på Sariba arbetar hårt för att vara en leverantör som kan leverera allt du behöver inom löneadministration och HR. Vi har över 20 års erfarenhet inom detta område och är medvetna om att våra kunders behov varierar. Detta gäller särskilt när det gäller löneadministration. Gemensamt för våra kunder är att de alla är måna om kvalitet och att de vill ha ett utmärkt HR system, vilket de naturligtvis får hos oss.

När det kommer till lön ser vi att olika kunder vill ha olika lösningar. En del vill ha ett mycket bra och robust lönesystem , där de sköter lönerna själva, något vi mer än gärna hjälper dem med, medan andra vill lägga ut löneprocessen.

För att kunna erbjuda allt våra kunder behöver, erbjuder vi båda, och det är vi väldigt stolta över.