Bra fråga, eller hur? Men vad är egentligen en optimal löneprocess? Och var ska man börja om man vill införa en?
Låt oss börja från början: När vi pratar om löneprocessen menar vi löner hela vägen från input till output. Det vill säga, ända från insamlingen av data som är relevanta för löneprocessen (till exempel data från HR system, tids- och frånvaroregistreringar, samt rese- och utgiftsersättningar) tills löner är utbetalda och allt är bokfört i ekonomi.
Ett lönesystem som fungerar med dig
Det vi försöker säga är att löneprocessen kan vara både stor och omfattande, och att den handlar om mycket mer än bara löneutbetalningar (även om det naturligtvis är superviktigt och måste vara korrekt). Om du gör allt rätt, och löneprocessen fungerar på din sida, kommer du att kunna göra nödvändiga kontroller inför löneutbetalningen, och på så sätt undvika onödig övertid och stress precis innan lönen ska betalas ut.
Vi liknar löneprocessen vid att äta en elefant: Man måste bryta ner den och ta en tugga i taget. På så sätt får man överblick och kontroll över varje tugga, och då blir uppgiften inte så överväldigande när man först börjar behandla lönerna (detta är bara en metafor, och inga elefanter skadades i processen).
Alla som arbetar för en lön vill ha full kontroll, och allt du kan göra för att få en överblick inför lönehanteringen är därför lysande:
- Om du hämtar data från externa system bör du göra kontrollerna lite i förväg så att du är väl förberedd när lönehanteringen körs.
- Om du har outsourcat lönehanteringen har din leverantör förmodligen ett antal deadlines för när de behöver input – planera väl så att du levererar det du behöver i tid.
- Om du har ett system med integrationer måste du följa upp att dessa fungerar korrekt så att eventuella fel inte stoppar löneprocessen.
Hur följer ni upp fellistor?
Att följa upp fellistor kontinuerligt, och inte dagen innan lönen ska betalas ut, är en tydlig rekommendation. Man behöver också få en överblick över vilka kontroller och kontroller som ska göras, och av vem, i de olika processtegen. På så sätt blir arbetsfördelningen tydlig och alla vet vad de ska göra innan lönekörningen startar.
Läs också: Välj ett lönesystem som ger dig full kontroll
Har du hört talas om Lönecentralen?
Visste du att det finns en lösning som ger dig full kontroll? Den heter Payroll Control Center (PCC eller kontrollcentralen bland vänner) och är helt enkelt en present till alla som arbetar med lönehantering. PCC kommer med egna roller för löneadministratörer och löneanställda, och ger dig möjlighet att bevilja olika åtkomster för olika uppgifter. Med PCC får du överblick och insikt genom hela löneprocessen, och du eliminerar behovet av manuella kontrollrapporter. PCC låter dig faktiskt upptäcka och korrigera fel innan en produktiv lönehantering startar.
När du använder Payroll Control Center automatiserar du alla steg i löneprocessen, och du kan både validera och kontrollera data kontinuerligt, oavsett när lönehanteringen sker produktivt. Med PCC får du tillgång till en lösning som låter dig ställa in kontroller av datakonsistens och masterdata inför den första lönehanteringen!
Med Lönecentralen får du:
- En tydlig och intuitiv visning av statistik och nyckeltal
- Hantering av felmeddelanden och avslag
- Mycket bra aktivitetsloggar ger dig både överblick och insikt
Och så tillbaka till frågan: Har ni optimerat er löneprocess? Om svaret är nej, eller om ni är osäker, hjälper vi er mer än gärna med just detta. Kontakta oss, så tar vi reda på det. Tillsammans .
