Föreställ dig det:
Det är den dagen lönen ska betalas ut.
Atmosfären är lite mer spänd än vanligt. Uppgifterna är många, och små detaljer börjar plötsligt kännas väldigt stora.
Sedan händer något som inte borde hända.
En av nyckelpersonerna på lönelistan är borta.
Hur hanterade hon egentligen dessa felmeddelanden?
Var finns översikten över variabler och tidrapporter?
Och vem har egentligen kontroll över att allt är korrekt innan betalning?
Plötsligt handlar lön inte bara om rutiner.
Det handlar om risk.
Lyckligtvis finns det ett bättre sätt att lösa detta, och det är just här som löne-BPO kommer in som ett säkert och förutsägbart alternativ.
BPO, eller outsourcing av affärsprocesser, har blivit ett alltmer populärt ämne för företag som vill ha bättre flöde och förutsägbarhet i sina processer. Men i praktiken handlar det ofta om något ganska specifikt:
Vem ska se till att lönen går ut varje månad, utan fel?
För många företag är det just här BPO ger mest värde.
Vad betyder BPO?
BPO står för Business Process Outsourcing, och innebär att ett företag väljer att outsourca vissa arbetsprocesser till en extern leverantör.
När vi pratar om BPO på Sariba, pratar vi främst om löne-BPO och vårt dotterbolag Sarec .
Det innebär att du överlåter hela eller delar av löneprocessen till en specialiserad miljö som arbetar med det varje dag. Inte för att du inte kan göra det själv, utan för att det finns personer som kan göra det mer stabilt, mer effektivt och med lägre risk.
Vad är BPO-tjänster?
BPO-tjänster är de specifika uppgifter som hanteras av en extern leverantör.
Inom lönen kan detta vara:
- Produktion av lön
- Kontroller och kvalitetssäkring
- Rapportering och avstämning
- Korrigeringar och uppföljning
- Betalning och myndighetsrapportering
- Skicka lönespecifikationer
- Stöd för anställda
Vissa företag väljer att outsourca delar av processen. Andra väljer att outsourca hela lönefunktionen. Den gemensamma nämnaren är enkel: Du får en löneprocess som fungerar, varje gång.
Läs också: Hur outsourcing av lönekostnader kan minska HR kostnader och effektivisera processer
Vad betyder BPO inom fältet HR ?
BPO inom HR används ofta som samlingsbegrepp för outsourcing av administrativa HR -processer.
För oss handlar det främst om lön.
Det betyder inte att du lägger undan allt.
Du är fortfarande ansvarig för att inmatningen är korrekt, såsom löneförändringar, rörliga ersättningar och frånvaro.
Det är samspelet mellan dig och oss som gör att detta fungerar.
Och när det passar, så passar det bra.
När kan det vara lämpligt att outsourca lönehantering?
Det finns flera situationer där löne-BPO är särskilt effektivt:
- Interna resurser lägger ner mycket tid på lönehantering
- Viktig expertis är knuten till ett fåtal personer
- Komplexiteten i regelverk och system ökar
- Arbetsbelastningen varierar under året
För många handlar det om att minska sårbarheten och skapa mer förutsägbarhet. Eller, enklare uttryckt: att få en löneprocess som klarar vardagen.
Fördelar med löne-BPO
För många företag handlar det inte om att lägga undan något.
Det handlar om att få något som fungerar bättre.
Med löne-BPO får du:
- Mindre sårbarhet för frånvaro eller omsättning
- Tillgång till specialiserad expertis
- Mer förutsägbara leveranser
- Bättre kontroll över processer
- Mer tid för andra uppgifter
En av de viktigaste fördelarna är minskad risk.
Om en nyckelperson försvinner internt kan det få stora konsekvenser. Hos en BPO-leverantör är expertisen uppdelad på flera personer, och leveransen finns fortfarande kvar.
Läs också: Arbetar du enligt bästa praxis?
Vad bör man tänka på innan man väljer en BPO?
Innan du utbetalar en lön är det en bra idé att få en överblick över den aktuella situationen.
Ställ dig själv några enkla frågor:
- Hur sårbara är vi idag?
- Hur mycket tid lägger vi ner på lönehantering?
- Har vi rätt expertis, även i framtiden?
- Vad händer om nyckelpersoner försvinner?
Dessutom är det viktigt att skilja mellan vad som kan outsourcas och vad som bör hållas internt.
Bra samarbete handlar inte om att ge upp kontrollen, utan om att fördela ansvaret på ett smart sätt.
BPO som stöd för HR och ekonomi
Före HR och ekonomi, löne-BPO handlar om att frigöra kapacitet.
När löneprocesser hanteras mer effektivt har du mer tid att:
- Utveckling av organisationen
- Ledarskapsstöd
- Analys och beslutsunderlag
Lönehantering går från att vara en tidstjuv till att bli en stabil och förutsägbar del av verksamheten.
Vill du veta mer?
På Sariba arbetar vi med lönehantering varje dag, och genom vårt dotterbolag Sarec har vi ett dedikerat team av experter som uteslutande arbetar med lönehantering inom BPO. Här har vi specialister som känner till processerna, systemen och vad som faktiskt händer dagligen.
För dig innebär det mindre sårbarhet, bättre flöde och en löneprocess som fungerar, varje gång.
Är du nyfiken på hur detta kan se ut i praktiken för dig?
Kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal, eller ladda ner vår guide till outsourcing av lönehantering.
