Att ha det bra HR -systemet har gått från att vara något trevligt att ha till att vara en central del av ett modernt företag. Detta beror på att anställda förväntar sig enkel tillgång till information, chefer behöver säker och aktuell insikt, och HR skulle hellre inte lägga tid på manuella rutiner som faktiskt skulle kunna automatiseras. Men vad är en HR system? Vilka typer finns det, och hur vet du vilken lösning som faktiskt är rätt för ditt företag?
Vad är en HR -system?
En HR system (eller HRIS – Human Resource Information System) är en digital lösning som sammanför och automatiserar alla HR processer som täcker alla steg i medarbetarresan; från rekrytering och onboarding, via utveckling, lön, ersättning och offboarding. Istället för att sprida information och uppgifter över kalkylblad, dokumentmappar och flera system får du en riktigt bra HR system, allt på ett ställe.
För dig innebär det färre fel, enklare uppföljning och bättre överblick. För dina anställda innebär det en kort väg till det de behöver, när de behöver det. Och för ledningen innebär det ett mycket säkrare (och alltid aktuellt) beslutsunderlag.
Varför är HR -systemet viktigt?
Mycket av det som tar tid HR Det är inte de komplicerade bedömningarna, utan allt som måste upprepas: hämta tidrapporter, få godkännanden på plats, uppdatera information på flera ställen och se till att allt görs korrekt varje gång.
När detta sker automatiskt frigör du tid för det arbete som faktiskt handlar om människor : utveckling, dialog, uppföljning och kultur. Resultatet är inte bara en effektivare verksamhet, utan också en bättre upplevelse för båda. HR , chefer och alla anställda.
Ett typiskt exempel är ett företag med cirka 1000 anställda. Utan en bra HR systemet, tar det snabbt flera dagar varje månad bara att samla in och kontrollera tidrapporter. Med ett modernt HR system, timmarna registreras kontinuerligt och kontrollerna är inbyggda i lösningen. Du slipper påminnelser och manuellt uppföljningsarbete, och kvaliteten på data blir mycket, mycket bättre.
Olika typer HR lösningar
Det finns ingen lösning som passar alla, och behoven varierar. Det är därför vi gillar att skilja mellan olika typer HR system:
- Kärndata ( HR stamdata)
Detta är själva grunden; det är här all personalinformation finns. - Talanghantering
Rekrytering, onboarding, kompetensutveckling och medarbetarsamtal. - Lön, tid och resor
Tidregistrering, frånvarohantering, själva lönehanteringen samt betalning av resekostnader och utläggsersättning. - Holistiska HR plattformar
En holistisk och helt integrerad HR plattform som knyter ihop allt. Här täcks alla steg i hela medarbetarresan i en lösning. Ett exempel på en sådan plattform är SAP SuccessFactors .
Hur man väljer rätt HR -system?
Att välja HR -systemet handlar inte främst om teknik – utan om hur du vill arbeta med HR funktion framöver. En bra utgångspunkt är att titta på din vardag som den är idag: Vad tar mest tid? Var stannar saker och ting? Var saknar du överblick?
När dina behov är tydliga blir valet enklare. Huruvida ditt företag har få eller många anställda, om du är beläget i ett eller flera länder och om du har tillväxtplaner eller inte kommer alla att påverka vilken typ av system du bör välja.
Längs vägen är det klokt att fundera över frågor som:
- Hur säkerställer systemet säkerhet och GDPR?
- Kan det hänga ihop sömlöst med lön och ekonomi?
- Är användarupplevelsen bra även för anställda som loggar in sällan?
- Är lösningen flexibel och skalbar allt eftersom ni växer eller förändras?
Implementering i praktiken
En HR -systemet ger inte värde bara för att det finns på plats. Värdet uppstår först när lösningen faktiskt används i vardagen. Det betyder att implementering handlar lika mycket om människor och arbetsmetoder som om teknik.
I praktiken innebär detta:
- Den informationen måste vara korrekt, så att systemet återspeglar verkligheten
- Att de som ska använda systemet förstår varför förändringen sker
- Att utbildningen är specifik och anpassad till rollen – inte bara en allmän genomgång
Många väljer att börja med ett mindre område eller en modul, vilket ger organisationen tid att bli säker på lösningen innan de bygger vidare. SAP SuccessFactors Du kan växa steg för steg, i en takt som känns rätt för ditt företag.
Vägen framåt för ditt företag
En HR -systemet är mer än ett verktyg. Det är en möjlighet att arbeta på ett smartare, säkrare och mer mänskligt sätt. Du får en smidigare vardag, ett bättre beslutsunderlag och mer tid för det som skapar värde: människor.
Sariba har över 25 års erfarenhet av SAP HR och SAP SuccessFactors , och hjälper dig hela vägen – från behovsbedömning till implementering och vidare drift. Och när systemet väl är på plats är vi fortfarande med dig. Hos oss handlar det inte bara om att ”sätta upp systemet”, utan om att hjälpa dig att lyckas med det i praktiken, år efter år.
Vanliga frågor om HR -system
Hur mycket kostar ett HR system?
Det beror på antalet anställda, vilka moduler du behöver och vilken prismodell leverantören erbjuder. De flesta molnbaserade lösningar levereras med en licens per användare.
Kan systemet anpassas till vår bransch?
Ja. Modern HR system konfigureras efter behov. Det är dock en bra idé att klargöra vad som är standard och vad som kräver mer anpassning.
Hur lång tid tar det att implementera?
Små projekt kan vara på plats på några månader, medan större lösningar med flera integrationer, som täcker alla HR – Processer tar ofta lite längre tid.
