Av May Lise Roseth Larsen
En av de roligaste sakerna jag vet om mitt jobb är att hitta lösningar . Lösningar som gör att jag kan utföra en uppgift antingen bättre eller mer effektivt. Det kan vara att resultatet blir mer exakt, att kontrollen blir bättre, att jobbet går snabbare eller att systemet helt enkelt gör jobbet åt mig. Den senaste tiden har jag varit med om just detta! Det har varit otroligt roligt och motiverande att kunna modifiera en process och visa ett bättre resultat. Alla får jobbet gjort, men alla arbetar inte nödvändigtvis enligt bästa praxis , eller hur?
Alla får jobbet gjort, men alla arbetar inte nödvändigtvis enligt bästa praxis , eller hur?
May Lise Roseth Larsen Senior Consultant
Processen och bästa praxis
Innan du kan se vad som är det bästa sättet att genomföra en process måste du analysera själva processen som den är idag. Det är viktigt att du sätter dig in i vad du gör, hur du gör, vem som gör vad, varför du gör det, vad du vill uppnå och var det (ibland) kan finnas utmaningar. Finns det en eller flera flaskhalsar , eller är det kanske förståelse och kompetens som påverkar processen? Är det användningen av systemet? En liten förändring kan i vissa fall göra stor skillnad, och kanske är det så enkelt att man bara inte vet om en möjlighet som redan finns.
Identifiering och jämförelse
När du har identifierat den aktuella lösningen kan du påbörja granskningen av varje steg och jämföra dessa med vad som uppfattas som bästa praxis. Det kan ofta vara utmanande att bedöma sina egna processer, och det kan därför vara nyttigt att se allt med nya ögon. För att uppnå detta kan du antingen använda dig av interna resurser från parallella avdelningar, samma typ av avdelningar i andra länder eller externa konsulter.
Externa konsulter har ofta fördelen av att ha sett olika system, verksamheter och branscher. De har erfarenhet av vad som fungerar och vad som bör läggas som grund för ett mer lyckat resultat. Det kan vara så enkelt som hur anställda grupperas, eller hur olika rapporter definieras. Eller undvika riskerna som följer med att ha odokumenterade processer. Med den breda bakgrund de ofta har kan externa konsulter möta dig med kvalificerad rådgivning.
Vad, hur, vem
När man ska bedöma vad och hur en uppgift utförs blir det naturligt att börja med att titta på dokumenterade processer. Men i vissa fall dokumenteras inte processerna alls, ofta för att någon bara känner till dem. Andra har dokumenterat det, men det kan handla om bristfälliga eller inaktuella processbeskrivningar. En bra process ska utformas och presenteras på ett sådant sätt att en utomstående, inom fältet, i teorin ska kunna komma in och utföra uppgifterna enbart utifrån dokumentationen.
Förutom att detta gör ditt företag mindre sårbart för oförutsedda händelser som sjukdom, uppsägningar eller permitteringar, har det även flera andra fördelar. För när man ska sätta ihop en sådan välbeskriven dokumentation måste man sätta sig in i alla detaljer i hela processen. Ta lönekörningsprocessen till exempel. Här ska alla steg beskrivas, med skärmdumpar som innehåller detaljer om transaktionskoder och varianter. Det ska inte råda några tvivel om vad och hur. Dessutom kommer bra dokumentation innehålla det förväntade resultatet och inte minst vad du måste göra om du inte får det resultat du förväntat dig. Du bör inkludera olika fallgropar, orsaker och lösningar för att få önskat resultat. Det är också viktigt att ta med vem som utför de olika uppgifterna, vem som ansvarar för vad och när det ska göras.
Best practice använder sig därför ofta av olika checklistor , där du fyller i vad som har gjorts när du slutför uppgifterna. När du tar med deadlines i checklistan kommer du även att kunna kontrollera om det finns några flaskhalsar. Kan det finnas några specifika delar av processen där den brukar stanna? Eller kan det vara så att du är för beroende av specifika individer? Detta måste oftast testas i praktiken, först då ser man vad som fungerar. Det blir också naturligt att identifiera eventuella substitut så att man kan minska antalet flaskhalsar till ett minimum.
… och varför
För att skapa en bra förståelse kan det vara väldigt vettigt att lägga till varför man gör de olika stegen på precis som man gör dem. Ju bättre förståelse för systemet och de uppgifter du har, desto bättre kommer uppgiften att utföras. Sådan information är inte nödvändigtvis vanlig i en processbeskrivning utan kan ingå i statusmöten, skriftliga tekniska beskrivningar som komplement till processbeskrivningen eller i forum. Deltagande i användarforum är det många som har goda erfarenheter av, och har nytta av, att delta. Sedan får du diskutera olika frågor, höra vad andra gör och deras erfarenheter. Tillsammans kan ni hitta lösningar på den aktuella utmaningen.
Små förändringar kan göra stor skillnad
Det är inte säkert att det kommer att krävas så mycket för att få en bra process på plats. Det kan vara så att bara några av stegen behöver vissa justeringar, att vissa uppgifter behöver ändras eller att du behöver olika deadlines. Det kan vara så att vissa uppgifter är för manuella eller att man saknar systemstöd.
Som lönekonsult har jag tillsammans med mina kollegor lärt mig känna till många olika processer. Vi har erfarenhet över flera år och har ett bra underlag för att se vad som gör en process bra. Det finns inte nödvändigtvis bara en bästa praxis som är lika för alla, utan det finns en bästa praxis för ditt företag eller typ av företag. Vi hjälper dig gärna med nya ögon på processerna och ser fram emot att dela våra erfarenheter med dig.
