Vad tänker du på när vi säger ett kostnadseffektivt lönesystem? Är det ett system med låga implementeringskostnader? Eller är det ett system som ger dig ett lågt pris per lönecheck? Eller är det möjligt att bilden är mer komplex än så? På Sariba har vi över 25 års erfarenhet av löner och lönesystem , och vet därför mycket om vad ett kostnadseffektivt lönesystem innebär. En liten ledtråd: Det handlar om mer än implementeringskostnaden.
Automatisera löneuppgifter för anställda
För att ett lönesystem faktiskt ska vara kostnadseffektivt räcker det inte att det kostar lite att sätta upp. Man måste se upp och titta på hela processen. Vilka manuella uppgifter lägger er lönepersonal tid på som kunde ha automatiserats? Har ni en komplex lösning med bristande kontroll över riktlinjer och lagstiftning, vilket kan leda till brister och manuella fel? Har ni de rapporteringsmöjligheter ni behöver, eller är rapporteringen en stor och komplex uppgift? Vi anser att ett kostnadseffektivt lönesystem:
- Är effektivt
- Stödjer riktlinjer
- Ger dig bättre kontroll och minskar fel
- Effektivisering av processen
- Är användarvänlig och förutsägbar
Låt oss utarbeta!
Mer effektivt - mindre fel
Ett kostnadseffektivt lönesystem ska säkerställa att din löneprocess är effektiv genom att återanvända data som redan finns registrerad i systemet. Detta kan vara personuppgifter (även kallade masterdata), eller data relaterade till tidsregistrering, resekostnader eller utgiftsersättning. När denna information återanvänds blir processen effektivare eftersom du undviker dubbelregistreringar. Dubbelregistreringar är, som bekant, en källa till fel som vi helst vill undvika. När du återanvänder data ska du också kunna automatiskt rapportera både pension och ersättning. Om du har ett bra lönesystem kommer du att återanvända information från löner och registrerad frånvaro. Dessutom bör lönesystemet ha bra lösningar för ändringar både framåt och bakåt i tiden. Lönesystemet bör därför göra det möjligt för dig att föra in ändringar framåt i tiden, utan att detta påverkar resultatet innan datumet faktiskt har passerat, och det bör tillåta dig att föra in ändringar bakåt i tiden, och automatiskt beräkna om rätt lön för dig. Ett kostnadseffektivt lönesystem bör också innehålla automatiserade beräkningar, kontroller och processer. När du automatiserar din löneprocess flyttar du erfarenhet och logik ut ur huvudet på nyckelpersoner och in i lösningen. Detta gör dig mindre sårbar för sjukdom, semester eller om någon med nyckelkompetenser väljer att lämna ditt företag.
Ett lönesystem som stöder riktlinjerna
Vi anser att ett kostnadseffektivt lönesystem måste stödja norsk löne- och myndighetsrapportering, så att lagändringar i lagar och förordningar tas om hand i systemet, både idag och i framtiden. Här, liksom i punkten ovan, rekommenderar vi att ni flyttar in logik (och regelverk) i lösningen. Vi anser generellt att detta är en bra idé. Dessutom är det viktigt att komma ihåg GDPR! Ett bra lönesystem låter dig se vem som har ändrat personuppgifter, var ändringen kommer ifrån och när ändringen gjordes.
Bättre hantering, färre fel
Visste du att det finns lösningar som gör att du kan upptäcka fel i lönehanteringen innan den slutliga lönehanteringen faktiskt körs? Detta är något du definitivt bör undersöka, och som vi anser bör vara en del av ett kostnadseffektivt lönesystem. När vi pratar om bättre hantering tänker vi också på rapporter. Ett bra lönesystem bör ha bra, användarvänliga och intuitiva rapporteringsalternativ. Dessa rapporter bör ge dig både överblick och kontroll, och bör stå högt på din prioriteringslista.
Effektivisering av processen
Ett bra lönesystem är helt integrerat med tidsregistrering, rese- och utgiftsersättningar samt ekonomi. Om du har en riktigt bra lösning utgör den även grunden för ersättning från NAV, och förbereder överföringar till banken. Ett kostnadseffektivt lönesystem använder också masterdata som utgångspunkt för hur medarbetaren ska få betalt. Var befinner sig medarbetaren, både fysiskt och organisatoriskt? Har medarbetaren rätt till kvällsbidrag eller kanske andra ersättningar? All denna information bör finnas i systemet, och på så sätt hanteras och beräknas automatiskt. Om ditt lönesystem har manuella beräkningar, till exempel av semesterlön, skulle vi hävda att detta inte är ett kostnadseffektivt system.
Användarvänlig (och förutsägbar)
Sist men inte minst bör ett kostnadseffektivt lönesystem vara användarvänligt! Det bör ha logiska menyer och processer som är lätta att lära sig och använda. Har ditt lönesystem till exempel en löneloggbok integrerad i systemet? Genom att välja en lösning som tillhandahåller just detta säkerställer systemet att du gör det du behöver göra i rätt ordning. Om lösningen är bra dokumenterar den också de val och steg som vidtagits, vilket är ganska smart med tanke på GDPR. När allt detta är på plats kommer löneprocessen att uppfattas som förutsägbar både tidsmässigt och kostnadsmässigt.
Bör du ändra ditt lönesystem?
Om lönehantering idag uppfattas som tidskrävande, sårbar och onödigt komplex, kan det vara ett tydligt tecken på att lönesystemet inte längre stöder verksamhetens behov. Ett modernt och kostnadseffektivt lönesystem ska inte bara säkerställa korrekt löneutbetalning vid rätt tidpunkt, utan också frigöra tid, minska risker och ge bättre kontroll. Om löneanställda lägger mycket tid på manuella kontroller, dubbelregistrering eller felsökning, kommer den verkliga kostnaden att bli långt högre än vad licenspriset och implementeringen indikerar. Genom att bedöma hela löneprocessen som en helhet, inklusive automatisering, regelefterlevnad, rapportering och GDPR, får man ett mycket bättre beslutsunderlag. För många verksamheter kommer ett byte av lönesystem därför inte att vara en kostnad, utan en investering i säkrare verksamhet, bättre kvalitet och effektivare resursanvändning över tid.
