Foto: Øyvind Sætre / Aibel

Aibels start på resan från onprem till moln – med SAP SuccessFactors

Aibel är ett ledande energitjänstföretag inom olje-, gas- och havsindustrin. Företaget levererar optimala och innovativa lösningar inom design, konstruktion, modifieringar och underhåll under hela projektets livstid. Aibels 4000 kompetenta medarbetare arbetar nära sina kunder på företagets kontor i Norge, Thailand och Singapore. Dessutom har Aibel två moderna varv i Haugesund, Norge och i Laem Chabang, Thailand, med fullständig kompetens inom prefabricering och konstruktion.

2019 tog Aibel steget från pappersbaserad medarbetaruppföljning till den molnbaserade världen, när de implementerade SAP SuccessFactors modulerna Mål och medarbetaruppföljning samt Successionsplanering och medarbetarutveckling.

 

Vi pratade med Svein Andreassen, HR Shared Services Manager på Aibel, för att höra mer om projektets bakgrund, samarbetet med Sariba och hur lösningen fungerar för Aibel.

Vad var bakgrunden för projektet?

För Aibel är människorna i företaget ett av våra viktigaste fokusområden och vi har därför högt fokus på "folkprocesser" . Det här är de processer som hjälper till att utveckla de anställda i företaget , inklusive medarbetarutveckling, kompetenskartläggning och talangutveckling.

För att kunna genomföra de anställdas processer effektivt, säkert och med god kvalitet blev det tidigt klart att vi behövde ett digitalt verktyg, ett verktyg som kunde ta hand om och stödja företagets strategi och mål inom detta område. Vi brukade göra mycket manuellt och hanterade tunga pappersbaserade processer eller olika former av ostrukturerad data. Genom att använda ett digitalt verktyg ville vi professionalisera uppföljningen av de anställda och stödja intilliggande processer på bästa möjliga sätt.

Varför SuccessFactors och Sariba?

När vi var tvungna att välja en lösning fanns det flera kriterier som var viktiga för oss:
  1. Lösningen var att stödja huvudområdena för medarbetar- och talangutveckling:
    • Mål och kaskad av mål
    • Talentmatrismodeller
    • Successionsorganisationsschema (successionsplanering)
    • Uppföljning av anställdsintervju
    • Feedback från andra anställda och chefer
  2. Lösningen ska vara modern och ha ett användarvänligt gränssnitt:
    • Intuitivt för anställda och chefer
    • Mobilt gränssnitt
    • Grafiska rapporter
    • Instrumentpaneler
  3. Lösningen bör komma med användbara hjälpfunktioner:
    • Varningar och påminnelsefunktioner
    • Målbibliotek
    • Flexibla processer
Dessutom letade vi efter en global lösning så att vi enkelt kunde följa upp alla våra anställda, oavsett var i världen de befinner sig. Vi ville också att lösningen skulle vara lätt att integrera med SAP HCM ; vårt HR-system med bland annat lön, tid, frånvaro och stamdata. Detta var början på vår resa från onprem till moln.
 
SAP SuccessFactors är ett totalpaket där du kan välja att köpa hela HR-sviten eller så kan du använda en modul i taget. Eftersom SuccessFactors är en SAP lösning kan den enkelt integreras med SAP HCM. Detta är viktigt för oss, i det som är starten på vår resa från onprem till moln, och en molnbaserad lösning.
 
En av de saker som vi tycker tillför extra värde är att lösningen kommer att synliggöra talanger, oavsett var de befinner sig, geografiskt eller organisatoriskt. Det gör att man kan jämföra resurser och expertis, oavsett plats och affärsenhet SuccessFactors till ett strategiskt bra verktyg. Dessutom finns GDPR compliant och har god kontroll över både roller och behörigheter .
 

En av de saker som vi tycker tillför extra värde är att lösningen kommer att synliggöra talanger, oavsett var de är, geografiskt eller organisatoriskt.

Sariba som partner

När vi skulle välja partner föll valet på Sariba och det fanns flera anledningar till det; vi hade redan god erfarenhet av Sariba som leverantör och partner, och vi visste att de hade duktiga resurser med mycket god kunskap om SAP HCM. Dessutom är Sariba både och SAP Partner och SAP Cloud Partner. De har också en stor SAP miljö inom båda SAP HCM och SAP SuccessFactors , och framstod för oss som en professionell leverantör.

Hur fungerar lösningen för dig idag?

Modulerna Performance & Goals och Succession & Development används i delar av organisationen idag. Det är mycket bra verktyg som bland annat ger oss en mer strukturerad och komplett inblick i vilka talanger vi har anställt runt om i världen. Det gör att vi lätt kan se att vi har en talang som finns antingen i Oslo eller i Thailand, även om vi finns i Stavanger.

Det har också gett oss möjlighet att engagera sig i successionsplanering på ett helt nytt sätt . När vi vet att vi har en ledande position som någon gång måste fyllas av en ny person kan vi enkelt jämföra möjliga kandidater och se vilka färdigheter de kan sakna och när de är redo för den nuvarande positionen. Detta är ett strategiskt verktyg som kan användas av både HR och gruppledning och som hjälper oss att täcka eventuella kompetensbrister.

Vilka fördelar har lösningen gett dig?

Vi ser att vår nya lösning redan ger oss fördelar och att detta kommer att få en ännu tydligare effekt när lösningen rullas ut till fler användargrupper.
Vi har bland annat minskat tiden vi spenderar på manuella arbetsprocesser. I början av ett år kommer målprocessen för det kommande året att rullas ut till alla anställda. Vad som brukade vara en manuell process görs nu med några tangenttryckningar! Dessutom kan vi enkelt anpassa processen till olika medarbetargrupper , vilket är mycket bekvämt.

Vi har också förbättrat kvalitet och fokus . Målarbetet har blivit en viktigare del av ledarnas aktiviteter och det faktum att systemet är "levande" innebär att det följs upp under hela året. Det är lätt att definiera tydliga och tydliga mål, och de anställda har fått större ägande av sina egna mål.

När medarbetarna använder systemet aktivt får de också se sin kompetens på ett positivt sätt. Detta stärker också prestationskulturen genom en mer kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare. Dessutom är GDPR-verktyget compliant , och det är superviktigt när vi jobbar med att behandla data.

Hur fungerade samarbetet med Sariba?

Samarbetet med Sariba har fungerat bra och vi har haft en bra dialog under hela projektet. Vi har haft tillgång till skickliga nyckelpersoner på Sariba, vilket har varit viktigt för framsteg.
 
Det faktum att Sariba visste om våra utmaningar och behov innan projektet startade, gjorde samarbetet ännu enklare. Projektet levererades också med en budget, och det måste vi vara nöjda med.
 
Försäljningschef i Sariba

Cecilie Eckhardt

Försäljning Director

Vill du veta mer?

Vill du veta mer om SAP SuccessFactors , samarbetet med Aibel eller vad vi i Sariba kan hjälpa dig med? Då är du välkommen att kontakta vår försäljning Director , Cecilie Eckhardt .