Leveransprecision med "Earned Schedule"

Sariba webinar tid och frånvaro

Att ha kontroll över framsteg och förväntade kostnadsnivåer är grundläggande leverans för en professionell projektledare. Det finns många sätt att få sådan framstegsinformation, men kravet är ofta att informationen är kvantitativ, verifierbar och icke-reversibla.

Den mest kända metoden är "Earned Value" (EV), en enkel och kraftfull metod som kräver lite information för att säga mycket om projektets status. EV har ett ansträngt rykte – inte på grund av dess komplexitet, utan för att en ordentlig tidsplan måste vara på plats. Tyvärr begränsar sig de flesta till att säga något om var de är, men glömmer att säga något om var de borde vara.

För att uppnå detta måste projektledaren ta sig an uppgiften att vara schemaläggare, och tyvärr räcker det inte med aktivitetslistor i Excel. Här måste du komma med MS-Project eller liknande verktyg. Följande illustration visar i vilket sammanhang projektledaren ska kunna presentera:

Sariba_Planned värde

Tyvärr använder många projektledare inte fullt ut de möjligheter som EV erbjuder, på grund av att kunden inte känner till metoden och därför inte ställer detta som ett krav. Som professionell är det projektledarens uppgift att kommunicera sådan insikt till kunden, att säkerställa att kunden alltid har bästa möjliga beslutsunderlag för att hantera projektet i den riktning som kunden bäst betjänas av.

Dessutom kan man med fördel presentera EV över tid med en S-kurva:

  • S-kurvor är främst ett visuellt hanteringsverktyg för styrgruppen som ger en grund för att rikta de nödvändiga frågorna till projektledaren samt se trender i projektet utan att behöva läsa något
  • S-kurvor används av projektledaren för att kommunicera status och kvalitet, samt säkerställa sin egen plan tidigt i projektet

För att ge maximal översikt bör förlopps- och timförbrukning presenteras på separat axel:

Sariba_Earned schema

En projektledare måste alltid bestämt sig för omfattningen av projektledarens leverans, eller de frågor han vill ha svar på. Var och en av dessa har krav på olika data och metodbas. Du kan till exempel inte skapa en S-kurva utan en korrekt tidsplan på plats, och du kan inte beräkna "Earned schedule" utan att ha en S-kurva som ett metodiskt bakgrundsmaterial:

Sariba_Earned schema

 

Med andra ord är det en tydlig informationspyramid du arbetar efter som projektledare:

Sariba_Earned schema

 

Den största synden för en projektledare är att rapportera fel status till PMO eller styrgruppen på grund av okunnighet om det ämne han är inställd på att tjäna. Tyvärr får projektledare ofta rapportera EV-värden (t.ex. EAC) utan att ha en tidsplan som grund. Ett klassiskt misstag är att rapportera status baserat på vad du är bekant med (till exempel timförbrukning och total budget), och tyvärr ser du ofta att projektledare inte rapporterar framsteg som "Mervärde" i projektet, utan hur mycket som har spenderats på budgeten.

Varför är inte Earned Value tillräckligt?

EV består av en hel rad indikatorer och index som professionella projektledare använder i planering och kommunikation med PMO och styrgrupp, men allt är inte perfekt:

  • Schedule Performance Index (SPI) kommer alltid att vara 1,0 i slutet av projektet och är oanvändbart som index efter att projektet har slutförts till 50 %
  • A - Schemaavvikelsen kommer alltid att vara 0 i slutet av projektet. Detta är inte heller en värdefull indikator att styra efter i händelse av stora förseningar

Med andra ord; Earned Value är inte lämpligt att säga något om TID, bara om KOSTNADER. "Earned Schedule" (ES) ersätter inte EV, men syftar till att ge en komplett bild tillsammans med EV:

  • "Earned Schedule" säger något om värdet av avvikelsen från planerat framsteg i antal dagar eller perioder som kallas ES, och uttrycks i den rapporteringsperiod projektet är i enlighet med aktuellt framsteg. Om planerad ES = 16 (nuvarande rapporteringsperiod) och faktisk ES = 15,4 ligger du 3 dagar efter schemat.
  • «Earned Schedule» gir en reell SPI index, som kalles SPI(t). 1 = på plan, >1 = bra, <1 = ikke bra

Sariba_Earned schema

Tyvärr är det inte bristen på en korrekt mall eller beskrivning av en metod som är den största utmaningen, utan förståelsen av metoden. En upplyst styrgrupp som har en känsla av kontroll är en nöjd styrgrupp. Detta ger en ännu nöjdare projektledare som kan använda tiden till det som verkligen tillför värde: att styra projektet i den riktning som ger det största värdet för kunden.

Lösningar i MS-Project

Det praktiska med att använda MS-Project som grund för att lösa problemet är att alla svar och analyser redan finns där. Det enda som behöver göras är att extrahera den information du behöver.

Du kan komma långt genom att börja med formlerna i länken längst ner i artikeln och bygga en lösning på detta. Eller så kan du använda en befintlig MS-Project-mall (gratis) och få utbildning om hur du använder och vidareutvecklar den för att uppfylla dina behov och göra dig bättre i din organisation. Spara tid och pengar genom att ta kontakt.

Mer information: http://easyrisk.eu/from_earned_value.asp