Inskolning. Crossboarding. Avhopp. Finns dessa processer på din dagordning? Och hur viktiga är dessa processer? Vi på Sariba har arbetat med HR-system och HR processer i över 20 år och anser att dessa processer förtjänar ännu mer uppmärksamhet än de redan får.
För att belysa detta och ta reda på mer om vad de betyder och varför det är så viktigt gick vi direkt till källan. Vi tog en pratstund med Jens Conradi. Jens är en klok och erfaren man och innehar posten som chef för SAP SuccessFactors för de nordiska och baltiska länderna. Med detta som utgångspunkt vill vi gärna höra mer om hans tankar om onboarding.
Men innan vi går in på onboarding ska vi ta några minuter för att lära känna Jens och hans bakgrund lite bättre.
- Kan du berätta lite om dig själv och din bakgrund, Jens?
-Ja, det kan jag göra. Jag gillar att få ut det mesta av mina dagar, både privat och på jobbet, så att jag kan ägna min tid åt det som ger mig mest energi, som familj, vänner och kitesurfing. Och det är det som onboarding och goda upplevelser för de anställda handlar om, att få tid för de saker som skapar engagemang på jobbet!
Yrkesmässigt har jag alltid arbetat i skärningspunkten mellan affärsverksamhet och teknik. Under de senaste sju åren har jag haft nöjet att arbeta på SAP SuccessFactors med att effektivisera och digitalisera HR -processer, där jag nu leder ett fantastiskt team på cirka 50 personer i Norden och Baltikum.
Jag tycker att det är otroligt inspirerande att arbeta med tekniken på HR. HR har gått från att bara vara en operativ enhet för mänskliga resurser till att bli en strategiskt viktig funktion som hjälper till att sätta agendan i organisationen. Det har blivit en erkänd faktor att de anställdas känsla av tillhörighet, lojalitet, motivation och engagemang är avgörande för att företaget ska lyckas uppnå sina mål och ambitioner. Att kunna bidra till denna strävan genom att använda teknik som direkt påverkar människors arbetsliv är en viktig drivkraft för mig.
Under de år som jag har arbetat med SAP SuccessFactors har jag gjort en unik resa. När jag började för några år sedan hade vi mindre än en handfull kunder i Norge, och nu har vi mångdubblat antalet kunder lokalt och har totalt flera hundra i Norden och Baltikum.
Det är tydligt att marknaden vill investera i att bli ännu bättre på att attrahera, utveckla och behålla anställda genom bra teknik på HR- där vi har en plattform som uppfyller marknadens behov väl. Förutom vår unika plattform har vi också ett väl fungerande partnerekosystem, bland annat Sariba, där vi kopplar ihop vår ledande globala HR-plattform med lokal erfarenhet och expertis, vilket är nyckeln till vår framgång.
- Vad tycker du om introduktionsprocessen?
En bra onboarding-process bör säkerställa en bra, enkel och effektiv hantering för företaget samt en engagerande, professionell och förutsägbar process för den nya medarbetaren. För den enskilda linjechefen är det viktigt att ha ett stödsystem där de enkelt kan ta ansvar i en hektisk arbetsdag. Ett bra onboarding-system underlättar en gemensam och bra process, oavsett vem som är den nyanställdes närmaste chef. Samtidigt säkerställer en bra onboarding att medarbetaren välkomnas på bästa möjliga sätt och har kortast möjliga "tid till produktivitet" med ett högt engagemang. Enligt forskning är det 69 % mer sannolikt att en nyanställd stannar kvar på jobbet över tid om han eller hon har genomgått en bra onboardingprocess.
Efter att kunden hade implementerat onboarding på SAP SuccessFactors och strukturerat sin onboardingprocess minskade omsättningen av nya medarbetare med 19 %! Jag skulle säga att det är fantastiska resultat!
När introduktionen görs på rätt sätt har den alltså stora positiva effekter på både resultat och vinst. Oönskad personalomsättning kostar ett företag i genomsnitt 1,5 miljoner norska kronor, och om man ska tro forskningen kommer en bra introduktion att ge en ganska stor kostnadsbesparing genom minskad personalomsättning. Dessutom kommer det att bidra till toppresultatet genom tidigare ökad produktivitet och engagemang efter anställning. Med andra ord är det viktigt att utnyttja den så kallade "smekmånadsfasen" på ett klokt sätt. Detta kommer att säkerställa en hög grad av arbetstillfredsställelse, ökat engagemang och inte minst lojalitet bland de nyanställda. Du kan mäta detta konkret genom till exempel pulsundersökningar för att få en inblick i de nyanställdas engagemang, eller genom antalet uppsägningar i ditt företag bland anställda som varit anställda i mindre än två år. Detta är oönskad omsättning, och även om det kan finnas en mängd olika skäl till att en anställd slutar i förtid, tyder det ofta på en felrekrytering med en avvikelse i förväntningarna från antingen den anställde eller arbetsgivaren.
Jag har ett exempel på detta från en norsk kund. Efter att kunden implementerade onboarding på SAP SuccessFactors och strukturerade sin onboardingprocess minskade de omsättningen bland nyanställda med 19 %! Jag skulle säga att detta är lysande resultat!
En process - två faser
- Många människor skiljer mellan preboarding och onboarding - vad tycker du om detta?
- "Jag skulle säga att det är två faser i samma process. Inskolningen börjar när den nya arbetstagaren skriver under kontraktet och pågår fram till den första arbetsdagen. I Norge brukar denna fas vara tre månader. Under denna period är motivationen ofta mycket hög, men det finns inte nödvändigtvis mycket kontakt mellan arbetsgivaren och den nya arbetstagaren. Detta är också en tid då din nya kollega kan få kalla fötter och överväga andra alternativ. Det är därför otroligt viktigt att utnyttja den här tiden väl och korrekt, och det är här som preboarding kommer in i bilden.
Den nyanställde har ofta ett antal frågor på HR som kan handla om lön, förmåner, mobiltelefonabonnemang eller försäkringar. Dessa frågor kan enkelt besvaras i preboardingfasen genom vår mobilapp, som är samma app som kan ge tillgång till olika e-lärandekurser som kan genomföras före den första arbetsdagen. På så sätt lär din nya kollega känna dig bättre som arbetsgivare, vilket håller motivationen och spänningen uppe.
Ett bra förberedande möte ger din nya kollega en bra inblick i vad företaget gör, samt praktisk information om t.ex. kontorsutrymmen och var och vem de kommer att träffa på sin första arbetsdag. Detta skapar en känsla av trygghet och är en viktig start på socialiseringsprocessen för den nya medarbetaren. Genom att ge tillgång till bra och korrekt information före den första arbetsdagen kommer din nya kollega att börja motiverad och uppdaterad - vilket också leder till en snabbare "tid till produktivitet".
Själva inskolningsfasen börjar redan på den första arbetsdagen. Hur länge den varar är upp till varje företag att bestämma, men den varar vanligtvis i sex månader, så den sammanfaller med provanställningsperioden. Med ett bra onboardingprogram kan du planera för den första arbetsdagen och den första tiden som din nya kollega är anställd hos dig. Förutom att se till att din nya kollega har alla system och åtkomster i ordning inför den första arbetsdagen är socialisering, utbildning och uppföljning också mycket viktigt.
Strukturerade mätningar
-De flesta av våra kunder har strukturerade undersökningar och pulsmätningar som rör medarbetarnas livscykel, där inskolningsfasen är en viktig del av detta. Vi rekommenderar att man börjar med en check-in tidigt i onboardingprocessen både för att ta pulsen på individens erfarenhet och ytterligare behov, och inte minst för att få feedback på själva onboardingprocessen som en del av en kontinuerlig förbättringsprocess.
Vi på Sariba upplever ett stort fokus på onboardingmodulen i SAP SuccessFactors - våra kunder är helt enkelt mycket intresserade av detta. Vad tror du är orsaken till detta?
- Företagen är angelägna om att engagera och motivera sina anställda och inser värdet av att behålla de bästa medarbetarna. De vill också hålla tiden till produktivitet så kort som möjligt. Det räcker inte att locka till sig de smartaste hjärnorna - du måste också få dem att vilja stanna kvar och utvecklas i din organisation. Detta börjar med en bra introduktionsprocess. En bra onboardingprocess är inte längre bara ett "nice to have", utan har blivit en nödvändighet för att lyckas i kriget om talanger. Även om du har fått kontraktet med din drömkandidat är det först efter undertecknandet som arbetet med att anställa verkligen börjar.
En bra och ordnad process för onboarding, crossboarding och offboarding.
- Världen, och även arbetsmarknaden, är för närvarande i uppror. Crossboarding och offboarding är kanske lika viktigt som själva onboardingprocessen för närvarande. Vad tänker du om detta?
- Det kommer alltid att ske förändringar i organisationer där anställda byter roll, till exempel när en anställd går in i sin första chefsroll eller byter avdelning och får nytt ansvar. För att stödja medarbetarnas utveckling kan en bra crossboardingprocess se till att medarbetarna blir väl omhändertagna och snabbt kommer in i sin nya roll.
När du har en bra crossboarding-process gör du det lättare för dina talanger att flytta internt. Detta stöder intern rörlighet och är en fördel inte bara för den anställde som kan få nya och spännande karriärmöjligheter internt, utan även för organisationen som behåller talanger över tid med interna karriärvägar.
När en anställd lämnar organisationen är det också viktigt att ha en process som tar hänsyn till både den enskilde anställdes behov och organisationens rykte. När allt kommer omkring vill du att den anställde ska vara den bästa möjliga ambassadören för dig efteråt, och vem vet: Kanske vill de komma tillbaka vid ett senare tillfälle? Det är därför otroligt viktigt att offboardingprocessen inte lämnas åt slumpen och att det inte är upp till varje enskild chef hur detta ska göras. Genom att ha en bra process som stöds av ett bra verktyg effektiviserar du den här processen och gör det lättare för dina chefer att utföra den på bästa möjliga sätt.
- Har du själv några personliga erfarenheter av dessa processer?
-Ja, det har jag gjort. Jag blev själv inskriven när jag började arbeta på SAP SuccessFactors , och jag måste säga att jag var imponerad av processen.
Så snart en nyanställd har skrivit på ett kontrakt med oss börjar vi med en "förankringsprocess". Det första som händer är att du får tillgång till SuccessFactors via en app. Här kan du få tillgång till viktig information och e-learning för att förbereda dig inför din första arbetsdag.
Den första arbetsdagen hos oss börjar med en fest. Det är viktigt för oss att våra nya kollegor känner sig välkomna, så vi ser till att det finns blommor på skrivbordet och att intern kommunikation om vår nya kollega skickas ut.
Naturligtvis fokuserar vi också på frågan om "tid till produktivitet". Detta är inte bara viktigt för oss som arbetsgivare utan även för våra nya kolleger. När du känner att du bidrar till teamet kommer du att trivas och hitta din plats snabbare. Vi fokuserar därför på kompetens, och alla nyanställda får en mentor. Som nyanställd får du också tillgång till din egen onboardingplan på SAP SuccessFactors . Här får du bland annat möjlighet att lära känna både nyckelpersoner och nyckelfunktioner hos oss. På så sätt kan du snabbt bygga upp ett viktigt och lämpligt nätverk.
Nyanställda skickas också till ett "bootcamp". Här samlas nyanställda från hela regionen. Personer från ledningen presenterar olika ämnen och de nyanställda löser fallstudier. Detta är helt enkelt en vecka av både inspiration och nätverkande, och de flesta tar med sig vänskapsband från olika team och länder hem.
Slutligen, Jens: Varför är SuccessFactors den bästa HR-sviten på marknaden, enligt dig?
-Bra fråga! Tack för listicle fit, låt mig ta några av höjdpunkterna i mina ögon:
- Användarvänlighet - intuitiva användargränssnitt och naturligtvis en mobilapp som underlättar en hög grad av självbetjäning för chefer och anställda.
- Den täcker absolut hela den anställdas resa - från början till slut, inklusive löneadministrationen! Ingen annan plattform på marknaden gör det. En holistisk plattform möjliggör ett sammanhängande processflöde i alla HR processer. Detta innebär förenkling och en hög grad av automatisering. Med alla HR -relaterade data på ett och samma ställe kan du dessutom enkelt analysera och rapportera för att skapa insikter och en grund för datadrivna beslut på HR.
- Kontinuerlig innovation - två gånger om året släpper vi en ny version och förbättrar kontinuerligt plattformen med nya innovationer och funktioner. Med nästan 10 000 kunder globalt måste vi ligga före trenderna för att förbli relevanta i framtiden. Vi ser därför till att plattformen utvecklas i linje med de förändringar som sker på marknaden.
Slutligen vill jag betona något som är unikt för Norden: vi har långt över 100 lokala konsulter i våra olika partnerföretag, till exempel Sariba. När det gäller HR är det viktigt att ha lokala rötter och processer som fungerar med våra olika företagskulturer. Att kunna bygga på etablerade bästa metoder som anses fungera specifikt i Norge är något som ger trygghet i projekten. Detta underlättar en plattform som lättare antas av hela organisationen, inte bara av HR. Våra lokala partner gör det möjligt för oss att vara fysiskt närvarande hos våra kunder, vilket skapar närmare relationer, samarbete och ytterligare fördelar.
Tack för att du tog dig tid, Jens!
Vill du veta mer om onboarding, crossboarding och offboarding? Då är du mer än välkommen att kontakta oss.