JM Norge en av Norges största och mest välrenommerade bostadsleverantörer och en del av det börsnoterade svenska bostadsbolaget JM AB. JM arbetar för säkerhet, enkelhet och funktionalitet. Smarta lösningar och effektivitet bör prägla alla deras bostadsprojekt.
Detta gäller inte bara kunder. Det interna HR-projektet "Project Effect" bygger på många av samma idéer.
HR Controller Marianne Andersen på JM spelade en nyckelroll i projektet och var ägare till förändringsstrategin. Vi träffade Marianne för att få en inblick i projektet från JM:s sida.
Marianne säger att JM har som mål att bli en digital ledare inom byggbranschen. En del av detta var att digitalisera ett antal manuella processer inom HR och HR, och "Project Effect" inrättades.
"Projekteffekt" hade fyra övergripande mål:
- Ökat personligt oberoende
- Korrekt kostnadsallokering
- Mer tidseffektiva system med färre manuella steg
- Bättre användargränssnitt
Marianne berättar om idén bakom projektet:
- Vi ville förbättra vår förmåga att genomföra förändringsprocesser och hade ett mål om "noll papper" i HR-processerna. En vilja till förändring var en viktig faktor.
Vilka utmaningar hade JM som ledde till "Project Effect"?
" Det fanns ett antal utmaningar och behov som underbyggde projektet:
- Gammalt system i stort behov av modernisering
- Många manuella lösningar – särskilt i lön, resor och tid
- Behöver bli mindre beroende av människor, t.ex. i lönelistan
- Säkerställa korrekt fördelning av lönekostnader till projekt- och kostnadsställe
- Minska resursanvändningen i hela organisationen
- Bättre användargränssnitt med medarbetare och chefer
- Skapa villkor för att flytta aktiviteter från en central synvinkel till företaget
Vilka var de viktigaste faserna i "Project Effect"?
– Vi såg att projektet blev omfattande och tog ett beslut om att dela upp det i faser:
- Lön/ekonomi
- Digitala personalmappar
- Sjukfrånvaro
- Res mobilt och lokalt. Dessa slogs samman till en fas för ökad effektivitet.
- Tjänstemän för tidsregistrering
- Tidsregistrering av kvalificerad arbetskraft
Marianne förklarar att projektet gav mycket lärande i förhållande till förändringsledning:
" Vi hade ett mycket nära samarbete med Sariba i planering och genomförande. Projektet var omfattande och det var viktigt att få tillräckligt med tid för förändringar och kvalitet. Då måste faserna tas i rätt ordning, och vi var tvungna att undvika att leva med för mycket på en gång. Om man ska lyckas med ett sådant projekt måste man förstå förändringens inverkan på medarbetarna och få dem att förstå varför förändringarna genomförs. Information i flera kanaler är viktig före och under projektet.
Hur mottogs de anställdas förändringsönskemål?
– Det sägs att "alla vill ha förändring, men ingen vill förändras", och det är en känd utmaning i förändringsprojekt. Vi övervägde noggrant vad som kunde digitaliseras och vad som skulle förbli manuellt. Bland de skickliga arbetarna har vi till exempel många på ackord, och tidtagning för dem var en manuell veckoprocess för handledaren. Lösningen blev en Neptune-baserad app som förenklade och automatiserade hela processen.
Hur har du kombinerat användningen av SAP standard, köp av tillägg och utveckling av egna applikationer?
– Vi har satt upp en kombination av portal och app så att användarna kan välja. Vi antog att appen skulle vara viktigast för många, men fann att många människor inte förstod varför de skulle använda den. Det var en lärorik upplevelse för oss.
Konkret skapade vi lösningar som appen "JM Employee", där användaren kan ange timmar och koppla kostnader till projektet eller kostnadsstället. Rese- och kostnadsersättning gjordes tidigare manuellt på papper, där en anställd slog in SAP . Det var både en resurskrävande process och en utmaning i förhållande till. revisors krav. Vi löste detta med en NWBC-lösning ("Personnel Portal") och en Neptune-app. På sikt överväger vi att lägga in sjukskrivning i appen.
Hur vill du utvärdera ditt projekt?
" Vi har gjort mycket och bra lärande genom projektet, både på gott och ont:
- Vi skulle kunna göra en bättre analys av användarnas behov och vad som faktiskt ger dem ett mervärde
- Vi har tänkt på processen från början till – det är otroligt viktigt att inte missa detaljer
- Vi kunde ha haft ännu mer fokus på användbarhet i alla processer.
- Mer interna stöd- och utbildningsresurser borde ha avsatts
- Genom att använda verkliga och relevanta data istället för dummydata i testning och utbildning gjorde vi det verkligt och enkelt för användare att förstå hur lösningen faktiskt blir
En av de viktigaste erfarenheterna Marianne och projektet gjorde var att de kunde ha haft större medvetenhet om var initiativet kom ifrån:
– Hos oss kom det inte från brukarna, utan från en förstudie. Då är projektet lättare att förankra, men du kan förlora en del av den genuina motivationen på vägen. För att kompensera involverade vi nyckelpersoner i workshops längs vägen.
Vilka är de viktigaste framgångskriterierna för ett sådant projekt?
– För oss var det här lika mycket ett förändringsarbete som ett konkret effektiviseringsprojekt, och många av framgångsfaktorerna handlar om just det:
- Kartläggning och analys – Hos oss stod valet mellan att behålla/förbättra systemet, byta ut det i sin helhet eller lägga ut processerna på entreprenad. Med ett bra förberedande arbete blev förändringarna enklare.
- Förtydligande av förväntningar
- Förankring i ledningen
- Kostnads- och projektledning
- Användarvänlighet är otroligt viktigt – du bör inte lansera något nytt bara för att det är digitalt
- Testning och felsökning är avgörande, särskilt stresstester där alla möjliga fel beaktas
- Involvera din organisation och använd riktiga data i dina tester. Då gör du det så verkligt och relevant som möjligt.
Vilka vinster och möjligheter ser JM nu och i framtiden?
"Vi kan kvalitetssäkra data bättre (big data) och ha ett mycket bättre användargränssnitt. Arbetsflödet har blivit mer digitalt och därmed effektivare, och vi har minskat antalet manuella processrutor. Genom projektet har vi också gjort cheferna ansvariga inom sina områden.
Framöver kommer vi att implementera processer för förbättringsförslag, etablera superanvändare och spjutspetsnätverk för att förankra lösningarna. Vi kommer också att ha en kontinuerlig utvärdering av systemet och processen. Vi kommer också att köra en appkampanj för ökad användning.
Hur skulle du beskriva ditt samarbete med Sariba?
– De har varit väldigt transparenta och engagerade i projektledning och bidragit med mycket kompetens och erfarenhet. Det har varit regelbunden kontakt mellan oss och projektkontakterna, med en låg och naturlig tröskel för att kontakta oss. Sariba hade verkligen goda avsikter och en verklig önskan om att projektet skulle lyckas. Sariba behöll sina prisåtaganden, men det har gjorts några tillägg. Vi har haft en förnuftig dialog kring detta på vägen.
Vi är glada att Sariba inte är så stor. Närheten till konsulterna ger större kontinuitet, trygghet och kvalitet.