Av Tor Flugsrud & Eva Hageselle
Är du en av dem som upplever att processen kring sjuklöneersättning är både komplicerad och mödosam? Har du svårt att hålla koll på regelverket? Och upplever du att återbetalning av sjukpenning går förlorad på grund av att ersättningsanspråk skickas för sent till NAV i Norge? Vi håller absolut med om att återbetalningsprocessen kan vara både komplicerad och tidskrävande, och vi har tyvärr sett att pengar gått förlorade på grund av att tidsfrister inte hålls.
Den goda nyheten? Det finns en utmärkt lösning som hjälper dig att hantera hela återbetalningsprocessen! Lösningen levereras i SAP Payroll och är tillgänglig både för dig som har SAP Payroll onprem och för dig som har valt molnlösningen SAP Employee Central Payroll (ECP).
Om du har SAP Payroll onprem, ECP, eller ett helt annat lönesystem, rekommenderar vi ändå att du läser resten av denna artikel. Vårt påstående är att ersättningslösningen i SAP kommer att förenkla och förbättra ersättningsarbetet för de allra flesta företag!
För dig som förskotterar sjukpenning – och alla andra
Återbetalning av sjukpenning i SAP kommer att vara till nytta både för dem som förskotterar sjuklön utöver arbetsgivartiden, och för dem som inte gör det. Lätt.
Uppenbara vinster
I Norge har NAV har sedan 2019 krävt att resultaträkningarna ska lämnas elektroniskt via Altinn, vilket enkelt görs från SAP. Detta är bara en av flera anledningar till varför vi rekommenderar dig och ditt företag att använda ersättningslösningen i SAP.
De mest uppenbara fördelarna med att använda ersättningslösningen är:
- Du som arbetsgivare slipper inkomstbortfall på grund av överskridande av 3-månadersfristen för anspråk på återbetalning till NAV (gäller för Norge).
- Du sparar mycket manuellt arbete i samband med hanteringen av ersättningskrav.
Det kan vara en något överraskande tanke att återbetalning av sjukpenning kan vara ett viktigt bidrag till företagets värdeskapande , men det kan faktiskt motiveras att säga att det gör det. För det första genom att undvika förlorade intäkter i form av förlorad ersättning. För det andra för att du kan spara betydande kostnader relaterade till den arbetskrävande processen kring upprättande av resultaträkning (datum, belopp etc.), inlämnande av krav till NAV (Norge), samt uppföljning och avstämning av ersättningskrav.
Dessutom kommer vi att peka på ytterligare fördelar som du enkelt kan dra ut på genom att använda ersättningslösningen i SAP :
- Lösningen hjälper dig att följa bestämmelserna . Till exempel: När börjar en socialförsäkringsperiod? När börjar en ny arbetsgivarperiod? När har den anställde uppnått maxdatum för sjuklön eller föräldrapenning?
- Du behöver inte manuellt beräkna ersättningsunderlaget. SAP beräknar både fast och rörligt ersättningsunderlag. När det gäller det rörliga ersättningsunderlaget är detta beräknat som ett genomsnitt av rörliga utbetalningar under tidigare månader. Du väljer själv hur många månader denna beräkning ska göras över.
- Förväntad ersättning beräknas automatiskt i löneavräkningen så snart frånvaron registreras. Om så önskas kan du därför bokföra förväntad återbäring på kontot som intäkt redan då. Andra föredrar att vänta med att föra in en återbäring som inkomst tills den faktiskt tas emot, alltså när K27-listan tas emot.
- Avstämning mellan förväntad och faktisk mottagen återbetalning. Denna rapport ger mycket god hjälp med att följa upp inlämnade krav.
Återbetalning av sjukpenning - enkelt och smidigt
Ersättningslösningen i SAP är flexibel på flera sätt ; Lösningen ger möjlighet att skilja mellan följande tillstånd:
- Sjuklön, egen sjukdom
- Föräldrapenning
- Moderskapspenning
- Vårdbidrag, sjukt barn eller sjukdom för barnvakt
- Barnomsorgsbidrag
- Vårdbidrag nära anhöriga
- Undervisningsmöjlighet för sjuka barn
Ersättningslösningen i SAP ger dig som arbetsgivare möjlighet att utöva olika upplägg/praxis för olika grupper av anställda. Till exempel:
- För anställda med fast månadslön förskotteras lön vid sjukdom.
- För anställda med timlön förskotteras inte sjuklön ut över arbetsgivartiden.
- Sjuklönen är begränsad till 6G – ja eller nej.
Återbetalningsprocessen
Processen med att använda ersättningslösningen kan beskrivas som ett rullande hjul. Det vill säga att processen upprepas i ständigt nya cykler.
Så fungerar återbetalningsprocessen
- Frånvaro registreras av antingen HR i SAP , eller av den anställde (han/hon registrerar frånvaron i sin tidslista)
- Baserat på den registrerade frånvaron kommer SAP , i nästa löneavräkning, beräkna eventuell förväntad återbetalning av sjukpenning. Dessa belopp används senare i avstämningsrapporten.
- På basis av registrerad frånvaro beräknas SAP arbetsgivarperiod och socialförsäkringsperiod, samt ersättningsunderlag.
- Därefter gör SAP en elektronisk resultaträkning med all önskad information, som förbereds för inlämnande till Altinn (Norge).
- Nästa steg räcker naturligtvis för att skicka upp resultaträkningen till Altinn (Norge). Detta kan göras direkt från SAP. Du behöver inte logga in på altinn.no direkt för att få återbetalningsanspråket skickat via resultaträkningen.
- I början av varje månad kan du som arbetsgivare logga in på altinn.no för att ladda ner månadens K27-lista. Detta lagras på disken. Kör sedan en rapport för att ladda data till SAP .
- Efter nästa löneavräkning kan du nu gå till rapporten för avstämning av ersättning. I detta jämför systemet den beräknade återbetalningen med den faktiska mottagna återbäringen, som anges i den laddade K27-listan. Med denna rapport kommer du enkelt att upptäcka återbetalningskrav som inte blivit tillgodosedda, vilket ger dig en bra möjlighet att följa upp detta med NAV (Norge).
Ersättningsmodulen i SAP är enkel och komplex på samma gång. Lätt för dig att använda, komplex eftersom den håller reda på en omfattande regelverk, så du behöver inte göra det.