Buena pregunta, ¿verdad? Pero, ¿qué es exactamente un proceso óptimo de gestión de nóminas? ¿Y por dónde empezar si se quiere poner en marcha uno?
Empecemos desde el principio: Cuando hablamos del proceso de cálculo de nóminas, nos referimos al cálculo de nóminas desde la entrada hasta la salida. En otras palabras, desde la recopilación de datos relevantes para el proceso de nómina, como los datos de RRHH-sistema, de registros de tiempo y ausencia y quizás incluso de reembolso de viajes y gastos, a lo largo de todo el proceso de nómina - y todo el camino hasta que se paga el salario, hasta que se calcula la pensión o la base de reembolso, y hasta que todo se contabiliza en finanzas.
El proceso de pago de nóminas puede ser largo y complejo
Lo que queremos decir es que el proceso de cálculo de nóminas puede ser a la vez grande y complejo, y que se trata de mucho más que el cálculo de nóminas (aunque eso es obviamente muy importante y tiene que ser correcto). Si lo haces bien, y tu proceso de nóminas está de tu lado, podrás hacer las comprobaciones necesarias antes de la ejecución de la nómina, evitando horas extra innecesarias y estrés justo antes de que llegue el momento de pagar la nómina.
Nos gusta comparar el proceso de pago de nóminas con comerse un elefante: Hay que dividirlo y darle un mordisco cada vez. De este modo, se obtiene una visión general y se controla cada bocado, y la tarea no resulta tan abrumadora cuando se empieza a gestionar las nóminas (es solo una metáfora, no se ha dañado a ningún elefante en el proceso).
Cualquiera que trabaje con nóminas quiere tener el control total, así que cualquier cosa que pueda hacer para tener una visión general y control antes de la ejecución de la nómina es brillante:
- Si recupera datos de sistemas externos, debe hacer las comprobaciones con un poco de antelación para estar bien preparado cuando ejecute la nómina.
- Si ha subcontratado el pago de las nóminas, es probable que su proveedor tenga una serie de plazos para la entrega de los datos.
- Si dispone de un sistema con integraciones, debe comprobar que éstas funcionan correctamente para que cualquier error no detenga el proceso de cálculo de la nómina.
Cómo hacer un seguimiento de las listas de errores
El seguimiento de las listas de errores de forma continua, y no el día anterior al vencimiento de la nómina, es una recomendación clara. También hay que tener una visión de conjunto de las comprobaciones/verificaciones que hay que hacer, y por quién, en los distintos pasos del proceso. De este modo, la división del trabajo está clara y todo el mundo sabe lo que tiene que hacer antes de que empiece la ejecución de la nómina.
¿Ha oído hablar del Centro de Control de Nóminas?
Por cierto, ¿sabías que existe una solución que te da un control total? Se llama Payrol Control Centre (PCC o control-céntrico entre amigos) y es simplemente un regalo para cualquiera que trabaje con nóminas. PCC viene con roles separados para administradores de nóminas y empleados de nóminas, y le permite conceder diferentes accesos para diferentes tareas. Con PCC, obtendrá una visión general y una perspectiva de todo el proceso de nómina, y eliminará la necesidad de informes de control manuales. De hecho, PCC le permite detectar y corregir errores antes de que se ejecute la nómina productiva.
Cuando utiliza el Centro de Control de Nóminas, automatiza todos los pasos del proceso de nómina y puede validar y comprobar los datos de forma continua, independientemente de cuándo se ejecute la nómina de forma productiva. Con PCC, tendrá acceso a una solución que le permitirá establecer comprobaciones de la coherencia de los datos y de los datos maestros antes de la primera nómina.
Con el Centro de Control de Nóminas obtendrá:
- Una visión clara e intuitiva de las estadísticas y cifras clave
- Tratamiento de mensajes de error y rechazos
- Los excelentes registros de actividad le ofrecen una visión general y detallada.
