Bra fråga, eller hur? Men vad är egentligen en optimal löneprocess? Och var ska man börja om man vill få en på plats?
Låt oss ta det från början: När vi pratar om löneprocessen pratar vi om löner hela vägen från input till output . Det vill säga ända från insamlingen av data som är relevant för löneprocessen, till exempel data från HR-systemet, från tids- och frånvaroregistreringar och kanske även från rese- och kostnadsersättningar, genom hela löneprocessen, - och helt fram tills lönen är utbetald, tills pensions- eller ersättningsunderlaget har beräknats och tills det hela är bokfört i ekonomi.
Löneprocessen kan vara stor och omfattande
Det vi försöker säga är att löneprocessen kan vara både stor och omfattande och att det handlar om mycket mer än lön på konto (även om det så klart är superviktigt och måste stämma). Om du gör allt detta på rätt sätt, och löneprocessen spelar med dig, kommer du att kunna genomföra nödvändiga kontroller inför lönekörningen och på så sätt slipper du onödigt övertidsarbete och stress strax före lönen. ska betalas.
Vi tenderar att jämföra löneprocessen med att äta en elefant: du måste dela upp den och ta en tugga i taget. På så sätt får du överblick och kontroll över varenda bit, och då blir inte uppgiften så överväldigande när du först ska köra lön (detta är bara en metafor - inga elefanter kom till skada i processen).
Alla som jobbar med löner vill ha full kontroll och allt du kan göra för att få överblick och kontroll inför lönekörningen är därför lysande:
- Om du hämtar data från externa system bör du göra kontrollerna lite i förväg så att du är väl förberedd när lönen ska köras
- Har du outsourcet lön har din leverantör förmodligen ett antal deadlines för när de måste ha input – planera väl så att du levererar det du behöver, i tid
- Har du ett system med integrationer måste du följa upp att dessa fungerar som de ska, så att eventuella fel inte stoppar löneprocessen
Hur följer du upp fellistor
Att följa upp fellistor löpande, och inte dagen innan löner ska betalas ut, är en tydlig rekommendation. Du burda också få en överblick över vilka kontroller som ska utföras, och av vem, i de olika processtegen. På så sätt blir arbetsfördelningen tydlig och alla vet vad de ska göra innan löneprocessen startar.
Har du hört talas om Payroll Control Center?
Visste du att det finns en lösning som ger dig full kontroll? Det heter Payrol Controll Center (PCC eller kontrollcentrerat bland vänner) och är helt enkelt en gåva till alla som jobbar med lönehantering . PCC kommer med separata roller för löneadministratörer och löneanställda och ger dig möjlighet att ge olika åtkomst för de olika arbetsuppgifterna. Med PCC får du överblick och insikt genom hela löneprocessen och du tar bort behovet av manuella kontrollrapporter. PCC låter dig faktiskt upptäcka och korrigera fel innan produktiva lönekörningar .
När du använder Paryroll Control Center automatiserar du alla steg i lönehanteringsprocessen och du kan både validera och kontrollera data kontinuerligt, oavsett när lönehanteringen drivs produktivt. Med PCC får du tillgång till en lösning som gör att du kan sätta upp kontroller av datakonsistens och stamdata inför första lönekörningen!
Med Payroll Control Center får du:
- En tydlig och intuitiv visning av statistik och nyckeltal
- Hantering av felmeddelanden och avslag
- Mycket bra aktivitetsloggar ger dig både överblick och insikt
