¿Y quién no? Cualquiera que trabaje con nóminas sabe que puede ser un trabajo que lo abarca todo, en el que hay que estar pendiente tanto de los detalles como del panorama general, ¡al mismo tiempo! SAP Afortunadamente, el mundo avanza y ha desarrollado la solución del Centro de Control de Nóminas (CCN). Nuestra experta colega, May Lise Roseth Larsen, tiene mucha experiencia con esta solución, tanto en términos de implementación como de uso. Afortunadamente para nosotros, May Lise se ha tomado el tiempo de escribir el artículo que figura a continuación, en el que habla del centro de control y de cómo puede mejorar y simplificar la jornada laboral de todos los que trabajan con nóminas.
¡Que te diviertas!
May Lise Roseth Larsen
Manager Solutions
El proceso de cálculo de nóminas de la A a la Z
SAP SAP Como consultor de nóminas, y anteriormente empleado de nóminas, estoy muy familiarizado con el proceso de nóminas y las diversastareas que hay que realizar durante un mes. Se recopilan datos, se registran datos y se ejecuta la nómina. Hay que comprobar la nómina, corregirla si es necesario, finalizarla, transferirla al banco, contabilizarla y notificarla a las autoridades. Además, puede haber tareas de seguimiento, como informes internos, informes a terceros y tareas contables.
Las tareas son en gran medida repetitivas, ya que se hace más o menos lo mismo todos los meses. Una cosa importante que he aprendido cuando se trata de nóminas es que es una buena idea crear una buena hoja de ruta, o una lista detallada de tareas. Hay que afinarla para tener siempre una buena visión de conjunto de lo que se ha completado para el mes en cuestión y de las tareas que quedan pendientes. Esta hoja de ruta será el documento guía y debe adaptarse a su empresa.
Sin embargo, incluso si se han establecido buenas rutinas, lo normal es que siempre haya mucho trabajo justo antes del pago de las nóminas, todos los meses. Esto puede deberse a varias razones, pero en mi experiencia se debe a una de las dos:
- Dedica mucho tiempo a comprobar si el salario es correcto
- No se han distribuido correctamente las tareas, lo que hace que algunas se realicen dos veces.
- Se asignan tareas a empleados que carecen de los conocimientos necesarios para resolverlas
El trabajo de control es, por supuesto, absolutamente necesario para garantizar que la nómina es correcta, y los que trabajamos con nóminas estamos completamente de acuerdo en que la nómina... ¡debe ser correcta! Pero ¡imagínese si existiera un sistema que pudiera hacer algunas de estas comprobaciones por usted! Le ahorraría tiempo y recursos. La buena noticia es que ese sistema ya existe. SAP Al implantar y utilizar el Centro de Control de Nóminas, el sistemahará gran parte del trabajo de control por usted.
Una nueva forma de controlar las nóminas
El Centro de Control de Nóminas es una forma completamente nueva de planificar y ejecutar los procesos de nómina, así como una nueva forma de realizar el seguimiento y comprobar que los resultados son realmente correctos. El PCC permite automatizar las distintas etapas del proceso de cálculo de nóminas. En otras palabras, se toman los distintos puntos de la hoja de ruta y se introducen en el sistema. Algunas tareas puede realizarlas el propio sistema, otras se hacen manualmente y otras son una combinación de ambas.
Aunque una tarea tenga que hacerse manualmente, como descargar una tarjeta fiscal, forma parte del proceso y es importante incluirla en la lista de tareas. Una vez completada una tarea, el sistema pasa a la siguiente tarea o proceso. Cuando se tienen los procesos en el sistema de esta forma, se obtiene una herramienta que garantiza el control y la documentación de todo el proceso. Las tareas están estructuradas y siempre se tiene una visión completa de hasta dónde se ha llegado en el proceso. También garantizas la distribución del trabajo, evitas cargas de trabajo desiguales y documentas que todo se ha completado.
Menos dependientes de los individuos
Espero haber dejado claro que Payroll Control Centre es bueno para quienes trabajan con nóminas, pero la solución también tiene muchas ventajas para la empresa. Una de ellas es que su empresa dependerá menos de las personas del departamento de nóminas. Cuando las tareas están documentadas e introducidas en la solución, es más fácil transferirlas a otros compañeros. Esto es importante y relevante en relación con el tratamiento de las vacaciones y la gestión de las ausencias.
Diferentes funciones, diferentes tareas
SAPEn la solución estándar para el centro de control, se definen varios roles que pueden vincularse a los distintos roles que ya tiene en . Un administrador de nóminas puedeasignar tareas a los distintos empleados de nóminas, y también controlar lo que la persona debe tener acceso tanto a ver como a realizar. Durante un proceso de nómina surgirán nuevas tareas, y la solución puede configurarse fácilmente para que la tarea se asigne automáticamente a la persona que esté definida en el sistema para resolver precisamente estos casos.
El administrador de la nómina también puede comprobar el progreso viendo el estado de cada caso y, al mismo tiempo, supervisar los comentarios que se han añadido a los distintos casos. De este modo, podrá producir con mayor calidad , rapidez y eficacia. Inteligente, ¿verdad?
Diferentes fases - diferentes objetivos
Una característica realmente buena que ofrece PCC es la posibilidad de dividirel proceso de nómina en diferentes fases. Basta con colocar las tareas pertinentes en las distintas fases. De este modo, tendrá una buena visión de conjunto de hasta dónde ha llegado en el proceso y, si es necesario, dónde le aprieta el zapato.
La imagen muestra un ejemplo de cómo se puede configurar un centro de control para nóminas. Aquí he definido 3 procesos principales diferentes;
- Fase de seguimiento
- Nómina productiva
- Trabajos de acabado
Dentro de los distintos procesos, he establecido diferentes tipos de tareas.
La importante fase de seguimiento
En la fase de control, es normal establecer comprobaciones de la coherencia de los datos y lo que suele denominarse datos maestros. Se trata de datos de un empleado que pueden comprobarse antes de que se haya completado una nómina real. Ejemplos de estos datos pueden ser:
- Número de la seguridad social
- Cuenta bancaria
- Dirección
- Tarjeta fiscal, etc.
También pueden establecerse controles más avanzados. Algunos ejemplos de estos controles podrían ser si se ha registrado a un empleado con un aumento salarial demasiado elevado según los límites definidos, que se hayan registrado cambios para un empleado inactivo, que un centro de costes utilizado esté bloqueado o que no haya coherencia entre los datos registrados.
Para ello, inicie las comprobaciones y comience el seguimiento. Si alguna de las comprobaciones da lugar a resultados, se enviará una tarea al empleado responsable de la nómina del empleado al que se aplique el resultado. A continuación, el empleado de nóminas abrirá la tarea, realizará las comprobaciones necesarias y, en función de si la información que falta está disponible o no, registrará y cerrará la tarea o añadirá un comentario para un seguimiento posterior.
Qué empleado de nómina es responsable de qué empleados se define al configurar el PCC, y se basará en la configuración de la estructura y los roles. Si trabaja en un grupo grande, puede ser natural que cada empleado de nómina sea responsable de sus subempresas. En otros casos, puede ser natural que la responsabilidad se base en diferentes tipos de empleados, como asalariados y operarios.
La configuración de las funciones se adaptará a cada empresa, para que sepa que es la adecuada para usted. La mayor ventaja de la fase de control es, con diferencia, que podrá detectar las discrepancias y la falta de información mucho antes que antes. Por lo tanto, podrá distribuir su carga de trabajo a lo largo de un periodo más largo del mes en lugar de realizar todas las comprobaciones sólo después de que se haya ejecutado la primera nómina productiva.
Trabajo productivo: ya es una realidad
El siguiente paso del proceso es la liquidación de la nómina productiva. Este será, naturalmente, el proceso de mayor envergadura. También es el proceso en el que puedes automatizar gran parte del trabajo.
El proceso (normalmente) incluye:
- Iniciar una nómina
- Realizar la liquidación
- Simular la codificación
- Iniciar directrices (controles)
- Monitor
- Finalización del cálculo de nóminas
La razón por la que se pueden automatizar tantas cosas en este proceso es que se pueden predefinir todos los programas que se van a ejecutar. Al iniciar el proceso, los trabajos se inician en segundo plano con los criterios de selección pertinentes.
Todos los controles están predefinidos, y cuando llegue el momento de la supervisión, el empleado de nóminas individual, en función de lo detallado que haya decidido configurar el sistema, podrá ir directamente a su lista de tareas que el sistema haya elaborado. Esto supondrá una reducción significativa del tiempo dedicado a averiguar qué datos pueden ser incorrectos. En su lugar, todo el tiempo se dedicará a los datos pertinentes.
Ya no es necesario ejecutar una serie de informes, transferir los resultados a Excel y luego buscar discrepancias. Y lo mejor de todo es que, a diferencia de una hoja Excel guardada, el sistema es dinámico. Esto significa que cuando se comprueba una no conformidad, se guarda como finalizada. Cuando vuelva a ejecutar el proceso, no aparecerá el mismo error, porque ya lo ha comprobado y marcado como correcto, o corregido. De este modo, no comprobará dos veces la misma desviación. Cuando no haya más elementos que comprobar en la lista, ejecute la nómina por última vez y transfiérala al banco.
También en esta parte del proceso hay controles sencillos predefinidos. Podría tratarse de listar a los empleados con salarios negativos, o a los empleados que cobran más o menos que un determinado porcentaje de cambio con respecto a la nómina anterior, por ejemplo el 10%. Todos los controles predefinidos pueden personalizarse, y usted debe centrarse en crear los controles que sean relevantes para su empresa.
Además de enumerar los empleados donde debe comprobar si el resultado es correcto, normalmente también establecerá comprobaciones para encontrar cualquier mensaje de error que deba corregirse. Aquí también tiene la oportunidad de ayudar al empleado de nóminas que reciba la tarea incluyendo posibles opciones de solución para los distintos mensajes de error.
Y por último: las secuelas
El último proceso de nuestro ejemplo es el postprocesamiento. Esto implica principalmente transferencias bancarias y contabilización, así como controles relacionados con estos procesos.
Ejemplos de controles pueden ser:
- Encontrar a los empleados que deberían cobrar pero que no han sido incluidos en el fichero bancario.
- Para saber si algún empleado no ha sido incluido en el fichero de desplazamiento
Podrá configurar comparaciones para recibir avisos si hay un desajuste entre lo que se paga y lo que se contabiliza. Además, también podrá configurar comprobaciones que proporcionen tareas y soluciones sugeridas si hay mensajes de error en alguno de los documentos mencionados, el fichero bancario o el fichero de contabilización.
Centro de control ampliado y cambios emocionantes
Además de los registros propiamente dichos, las nóminas, las operaciones bancarias y la contabilización, es obligatorio que todas las empresas informen a las autoridades a través de lo que conocemos como A-melding o EDAG. Muchas lo hacen como parte del proceso de pago de nóminas, lo cual también es recomendable.
Dado que actualmente hay que utilizar un login específico para cada persona, no es posible automatizar completamente este proceso.A largo plazo, cuandopueda utilizar certificados de seguridad, esta parte del proceso también podrá incluirse de forma eficaz. Entonces el sistema, a través del PCC, ejecutará trabajos y comprobaciones por usted. Del mismo modo, con el tiempo podrá descargar notificaciones de enfermedad, archivos de reembolso y tarjetas fiscales de Altinn, y leerlos como parte de un proceso en un sistema. SAP En otras palabras, el empleado de nóminas de hoy en díase enfrenta a una jornada laboral más sencilla y estructurada.
Y así, al final
SAP SuccessFactors El requisito previo para utilizar el Centro de Control de Nómina es que tenga la nómina en HCM (también llamado a menudo OnPrem) o en EC Payroll (Cloud).
Cada vez son más las empresas que aprovechan esta solución, y en Sariba hemos acumulado una buena y relevante experiencia en el Centro de Control de Nóminas. Sabemos cómo trabajar con usted para optimizar su sistema y asesorarle sobre cómo maximizar los beneficios del centro de control. SAP La solución viene con una configuración estándar que contiene un conjunto de controles y funciones. No obstante, le recomendamos que amplíe, modifique y personalice tanto los controles como los roles para adaptarlos a la hoja de ruta a medida de su empresa.
