Drömmer du om ett lönesystem som gör kontrollerna åt dig?

Lönekontrollcenter 1

Vem gör inte det? Alla som jobbar för lön vet att det kan vara ett omfattande arbete, där man ska ha öga för både detaljer och helheten på samma gång! Lyckligtvis går världen framåt, och SAP har utvecklat lösningen Payroll Control Center (PCC), även kallad kontrollcentral. Vår duktiga kollega May Lise Roseth Larsen har god erfarenhet av denna lösning, både när det gäller implementering och användning. Som tur är för oss har May Lise tagit sig tid att skriva artikeln nedan, där hon diskuterar kontrollcentralen och hur den kan förbättra och förenkla arbetslivet för alla som arbetar för lön.

Ha det så trevligt!

Maj Lise cirkel 500 × 500

Maj Lise Roseth Larsen

Manager Solutions

Löneprocessen från A till Ö

Som SAP lönekonsult, och tidigare SAP lönemedarbetare är jag väl insatt i lönehanteringsprocessen och de olika arbetsuppgifter som ska utföras under en månad. Du samlar in data, registrerar data och driver löneadministration. Lönen ska kontrolleras, eventuellt rättas, du fyller i, överför till banken, postar och rapporterar till myndigheterna. Därutöver kan det tillkomma uppföljningsarbete såsom intern rapportering, rapportering till tredje part och redovisningsuppgifter.

Arbetsuppgifterna är till stor del repetitiva eftersom du gör ungefär samma sak varje månad. En viktig sak jag har lärt mig när det kommer till lön är att det är en bra idé att göra ett bra schema eller en detaljerad lista över arbetsuppgifter. Detta måste du förfina, så att du alltid har bra koll på vad som är avklarat för den aktuella månaden, och vilka uppgifter som återstår. Denna tidtabell kommer att vara det ledande dokumentet och bör anpassas till ditt företag.

Men även om du har bra rutiner så blir det normalt sett alltid fullt upp precis innan lönekörningen , varje månad! Orsakerna till detta kan vara flera, men min erfarenhet tyder på att det beror på att antingen:

  • Du lägger ner mycket tid på att kontrollera om lönen stämmer
  • Du har inte fördelat uppgifterna korrekt - det leder till att vissa uppgifter görs två gånger
  • Arbetsuppgifter tilldelas medarbetare med bristande kompetens att lösa dem

Kontrolljobbet är givetvis helt nödvändigt för att lönen ska stämma, och vi som jobbar med löner är vi helt överens om att lönen - den ska stämma ! Men tänk om det fanns ett system som kunde göra delar av dessa kontroller åt dig! Då hade du sparat både tid och resurser . Den goda nyheten är att ett sådant system redan finns! Genom att implementera och ta i bruk SAP Lönekontrollcentral, systemet kommer att göra en stor del av kontrolljobbet åt dig !

Ett nytt sätt att styra lönerna

Payroll Control Center är ett helt nytt sätt att planera och genomföra löneprocesserna, samt ett nytt sätt att följa upp och kontrollera att resultaten faktiskt stämmer. PCC gör det möjligt att automatisera de olika stegen i löneprocessen. Det vill säga att du tar de enskilda poängen i schemat och lägger in dem i systemet. Vissa uppgifter kan utföras av systemet självt, vissa uppgifter görs manuellt och vissa uppgifter utförs i en kombination av de två.

Även om en uppgift måste göras manuellt, till exempel indrivning av skattekort, är det en del av processen och det är viktigt att ta med det i uppgiftslistan. När du har slutfört en uppgift fortsätter systemet till nästa uppgift eller process. När man har processerna i systemet på detta sätt får man ett verktyg som säkerställer kontroll och dokumentation av hela processen. Arbetsuppgifterna är strukturerade och du har hela tiden full överblick över hur långt du har kommit i processen . Du säkerställer också arbetsfördelningen, undviker skev arbetsbelastning samtidigt som du dokumenterar att allt genomförs.

Mindre beroende av individer

Jag hoppas att jag har klargjort att Lönekontrollcentralen är bra för de som jobbar med löner, men lösningen har också många fördelar för företaget . En av dessa är att ditt företag blir mindre beroende av individer på löneavdelningen. När arbetsuppgifterna är dokumenterade och inskrivna i lösningen är det lättare att överföra dessa till andra kollegor. Detta är både viktigt och relevant i samband med semesterhantering och frånvarohantering.

Olika roller – olika arbetsuppgifter

I standardlösningen för kontrollcentralen definieras olika roller som kan kopplas till de olika roller du redan har SAP . En löneadministratör kan fördela arbetsuppgifter till de olika lönemedarbetarna , och dessutom styra vad individen ska ha tillgång till för att både se och utföra. Under en löneprocess kommer nya uppgifter att dyka upp och lösningen kan enkelt sättas upp så att uppgiften automatiskt tilldelas den som i systemet är definierad att lösa just sådana ärenden.

Löneadministratören kan också kontrollera framstegen genom att se status i det enskilda ärendet och samtidigt följa synpunkter som görs i de olika ärendena. På så sätt kan du producera högre kvalitet både snabbare och mer effektivt . Smart, eller hur?

Olika faser – olika syften

En riktigt bra funktionalitet som PCC tillför är möjligheten att dela upp löneprocessen i olika faser . Du lägger helt enkelt de relevanta uppgifterna i de olika faserna. Detta ger dig en bra överblick över hur långt du har kommit i processen, och eventuellt var skon trycker.

PCC

Bilden visar ett exempel på hur en kontrollcentral för löneavräkning kan sättas upp. Här har jag definierat 3 olika huvudprocesser;

  1. Övervakningsfas
  2. Produktiv löneavräkning
  3. Avslutande arbete

Inom de olika processerna har jag lagt upp olika typer av uppgifter.

Den viktiga övervakningsfasen

I övervakningsfasen är det normalt att sätta upp kontroller för datakonsistens , och det som ofta kallas masterdata . Det vill säga uppgifter för en anställd som kan kontrolleras innan en egentlig löneavräkning har genomförts. Exempel på sådan data kan vara:

  • Personnummer
  • bankkonto
  • Adress
  • Skattekort mm

Mer avancerade kontroller kan också ställas in. Exempel på sådana kontroller kan vara om en anställd har fått en för hög löneökning registrerad enligt fastställda gränser , att förändringar har registrerats på en inaktiv anställd , att ett använt kostnadsställe är låst eller att det inte råder överensstämmelse mellan registrerade uppgifter.

För att uppnå detta initierar du kontrollerna och börjar övervaka. Om någon av kontrollerna leder till fynd skickas en uppgift till lönemedarbetaren som ansvarar för den anställde som fyndet gäller. Lönemedarbetaren kommer då att öppna uppgiften, göra nödvändiga kontroller och beroende på om den saknade informationen finns eller inte, antingen registrera och avsluta uppgiften, eller skriva en kommentar för senare uppföljning.

Vilken löneanställd som ansvarar för vilka anställda definieras när du ställer in PCC, och kommer att baseras på uppsättningen av struktur och roller . Arbetar du i en stor koncern kan det vara naturligt att varje tjänsteman ansvarar för sina dotterbolag. I andra fall kan det vara naturligt att ansvaret utgår från olika typer av anställda, till exempel tjänstemän och operatörer.

Rollupplägget kommer att anpassas efter det enskilda företaget så att du vet att det är rätt för dig. Den allra största fördelen med övervakningsfasen är att man fångar upp avvikelser och saknad information vid ett mycket tidigare tillfälle än tidigare. Du kommer därför att kunna fördela arbetsbördan över en längre period av månaden istället för att ta alla kontroller först efter att den första produktiva lönen är körd.

Produktiv lön – det händer nu

Nästa steg i processen är den produktiva löneavräkningen. Detta kommer naturligtvis att vara den största processen. Detta är också processen där du kan automatisera en stor del av arbetet .

Processen inkluderar (vanligtvis):

  • Att påbörja en löneavräkning
  • Utför avräkning
  • Simulera redovisning
  • Initiera policyer (kontrollerna)
  • Övervaka
  • Avsluta löneavräkning

Anledningen till att mycket kan automatiseras i denna process är att alla program som ska köras kan fördefinieras . När du startar processen startas jobb i bakgrunden med relevanta urvalskriterier.

Alla kontroller är fördefinierade och när du kommer till övervakningspunkten kommer den enskilde lönemedarbetaren, baserat på hur detaljerat du har valt att sätta upp systemet, kunna gå rakt in i sin lista över uppgifter som systemet har tagit fram. . Det kommer att leda till avsevärt minskad tid på att ta fram vilka uppgifter som kan vara fel! All tid läggs istället på relevant data.

Du behöver inte längre köra en serie rapporter, överföra resultaten till Excel och sedan leta efter avvikelser. Och bäst av allt; till skillnad från ett sparat Excel-ark är systemet dynamiskt ! Det betyder att när en avvikelse har kontrollerats sparas den som avslutad. När du kör processen igen visas inte samma fel, eftersom du har kontrollerat det och markerat det som OK, eller rättat till det. På så sätt kommer du inte att kontrollera samma avvikelse två gånger. När det inte finns fler saker att kontrollera på listan, kör lön en sista gång och överför till banken.

Även i denna del av processen finns enkla fördefinierade kontroller. Det kan vara att lista ut anställda med negativ lön , eller anställda som får mer eller mindre betalt än en given procentuell förändring från föregående lönecykel, till exempel 10 %. Alla standardkontroller kan justeras och du bör fokusera på att bygga in de kontroller som är relevanta för ditt företag.

Förutom att lista anställda där du ska kontrollera om resultatet stämmer, kommer du normalt också att sätta upp kontroller för att hitta eventuella felmeddelanden som behöver rättas till. Här har du även möjlighet att hjälpa den lönemedarbetare som får uppdraget genom att ta med möjliga lösningsmöjligheter för de enskilda felmeddelandena.

Och till sist: pricken över i:et

Den sista processen i vårt exempel är efterbehandling. Det gäller främst banköverföringar och konteringar samt checkar kopplade till dessa processer.

Exempel på kontroller kan vara:

  • För att hitta anställda som ska få betalt, men som inte finns med i bankakten
  • För att ta reda på om några anställda inte har inkluderats i bokföringsfilen

Du kan ställa in jämförelser för att få varningar om det inte överensstämmer mellan det som betalas ut och det som läggs upp. Utöver det kommer du även att kunna sätta upp kontroller som ger uppgifter och föreslagna lösningar , om det finns felmeddelanden i något av ovan nämnda dokument, bankfil eller bokföringsfil.

Utökat kontrollcenter och spännande förändringar framöver

Utöver själva registreringarna, lönehanteringen, bank och kontering är det obligatoriskt för alla företag att anmäla till myndigheterna genom vad vi känner till som A-anmälan eller EDAG. Många har detta som en del av själva löneprocessen, vilket också rekommenderas.

Eftersom du för närvarande måste använda en personspecifik inloggning är det inte möjligt att helt automatisera denna process. När man så småningom kan använda sig av säkerhetscertifikat kan även denna del av processen inkluderas på ett effektivt sätt . Sedan kommer systemet, genom PCC, att köra jobb och kontroller åt dig. På samma sätt kommer du så småningom även att kunna ladda ner sjukanteckningar, ersättningsfiler och skattekort från Altinn, och läsa in dem som en del av en process i ett system. Dagens löneanställd i SAP står med andra ord inför en enklare och mer strukturerad arbetsvardag .

Och så, ända till slutet

Förutsättningen för att du ska kunna använda Lönekontrollcentralen är att du har lön i någondera SAP HCM (även ofta kallad OnPrem) eller i SuccessFactors EC Payroll (moln).

Fler och fler företag använder nu lösningen och vi på Sariba har byggt upp god och relevant erfarenhet inom Lönekontrollcentralen. Vi vet hur du optimerar ditt system tillsammans med dig, och vi ger råd om hur du kan maximera användbarheten av kontrollcentret. Lösningen kommer från SAP med en standardlayout som innehåller en uppsättning kontroller och roller. Vi rekommenderar i alla fall att du utökar, förändrar och anpassar både kontroller och roller så att ditt företag får sin skräddarsydda tidtabell.

Marita Johansen