Vill du ha en uppdaterad kvotöversikt lätt tillgänglig? Eller en lista som visar vilka frånvaro- och närvarokoder som gäller för dina timavlönade från och med idag?
De flesta är överens om att systemändringar måste dokumenteras och att dokumentation är viktig. Detta är ofta ett obestridligt ämne. Men nyttan av dokumentationen beror på hur den dokumenteras. Teknisk dokumentation skapas i linje med förändringar, men vår erfarenhet är att endast ett fåtal kunder har parallella huvuddokument som talar om för hur systemet ska fungera.
Funktionell dokumentation bör översätta teknisk installation till lämpliga praktiska beskrivningar. Detta kan göra det enklare och snabbare att underhålla ett system, samt att förstå relationer och därmed undvika både fel och felaktig användning.
För att nämna några exempel kan en bra kvotöversikt förklara hur kvoter fungerar och vad som är syftet med de olika kvoterna. Dessutom kommer ett sådant dokument att innehålla information om föreskrifterna och hur detta motsvarar eller skyddas av systemet. Ett annat exempel är frånvaro-närvarokatalogen med information om hur dessa koder hanteras både i tid, lön, återbetalningar och rapportering. En översikt över utgiftstyper i rese kan innehålla förklaringar till användning, effekt på lön och bokföring och eventuell moms. Ett funktionellt masterdokument som förklarar hur tidsutvärderingen ställs in eller beskriver löneformuläret är mycket värdefullt. Den här typen av installationsdokumentation gör det enklare att förstå systemet, underhålla och hitta eventuella fel.
Checklistor över processer som upprepar sig är också något som allt fler har satt på plats och de allra flesta använder en körlista i samband med lönekörningen och en checklista i samband med årsredovisningen som ett minimum. Detta innebär att processen är väldokumenterad och minskar beroendet av att ha individer närvarande hela tiden.
Sariba har hjälpt flera kunder att införa en korrekt dokumentationsnivå både när det gäller vem som ska använda den och vad den ska användas till. Samtidigt ser vi till att dessa upprätthålls genom uppdateringar och ändringar av systemen.
Kontakta Marita Johansen för en icke-bindande chatt om du har några frågor om detta.