Vilka GDPR-produkter behöver du?

Ikonen

Rapporter: Ger dig kontroll över mängden personuppgifter som samlas in

Ikonen

Ta bort program: Gör att du enkelt kan ta bort de data du inte längre kan och bör behålla

Ikonen

Digitalt personalarkiv: Ger dig trygghet i att data lagras på ett säkert sätt

Se

Auktoriseringsprogram: Ger dig sinnesro att endast de som ska se data, kan se datan

Vad tänker du när vi säger GDPR och HR?

Har du full kontroll, eller tycker du att det är utmanande? Det har gått några år sedan GDPR-reglerna implementerades, och även om vi anser att du har bra kontroll behöver det inte betyda att du tycker att det är lätt att hantera. Lyckligtvis finns det bra systemstöd för att hantera detta, systemstöd som gör att du kan vara säker på att reglerna följs och hanteras, hela tiden.

Hur påverkar GDPR HR?

Omfattande regler om vad som är tillåtet – och om vad som inte är lag

  • Krav som rör grunden för behandling/rättslig grund
  • Dataminimeringsprincipen – vad är nödvändigt att lagra?
  • Åtkomstbegränsning – vem ska kunna se vad?
  • Raderingskrav – behöver du behålla allt data?
  • Skyldighet att informera/ge tillgång

Dokumentationskrav:

  • Du måste kunna visa att du följer lagen
  • Du måste beskriva vad som görs och varför det görs
  • Du måste utveckla principer/policyer
  • Du måste se till att du har databehandlingsavtal och avtal om överföring av information utomlands

Säkerhetsåtgärder baserade på riskbedömning

  • Krav på konfidentialitet, integritet och korrekthet

Kända utmaningar relaterade till GDPR och HR

"Allmän" användning av personuppgifter tillåten:

  • Kom dock ihåg att informera dina anställda
  • Kom ihåg att begränsa åtkomsten
  • Ha säkerhetsåtgärder på plats
  • Var försiktig med information om hälsa, fackligt medlemskap och brott
  • Var försiktig med kontrollåtgärder/övervakning. Ta särskilt hand om de anställdas e-post:
    - Begränsad åtkomst
    - Skyldighet att radera konto vid uppsägning
Man och kvinna kikar på en surfplatta

I korthet handlar sekretesslagen om att du måste ha kontroll över mängden personuppgifter som samlas in och i vilken utsträckning de ska samlas in. Du måste också ha kontroll över hur länge dokumenten har lagrats och hur länge du får spara dem. Slutligen måste du också ha kontroll över vem som har tillgång till de olika dokumenten hela tiden.

Hur får man ut allt det här?

  • Du måste kartlägga vad som görs
  • Finns det behov av förändringar?
  • Du måste både anta och införa rutiner och regler
  • Du måste förbereda dokumentation
  • Sammanfoga alla processer, till exempel i en sekretesshandbok

Allt inom HR – från Sariba

Vi på Sariba vill erbjuda dig hela sortimentet av HR, och för att möta dina datakontrollbehov har vi både utvecklat våra egna lösningar och kopplat till oss flera bra partners. Tillsammans erbjuder vi dig allt du behöver för att möta dina GDPR-behov, oavsett om du arbetar i ett stort eller lite mindre företag.

Full kontroll över din HR-data: 

För att få full kontroll över dina HR-uppgifter erbjuder vi dig följande: 

  • Rapporter – ger dig kontroll över mängden personuppgifter som samlas in
  • Ta bort program - Gör att du enkelt kan ta bort den data du inte längre kan och bör behålla
  • Ett digitalt personalarkiv – ger dig trygghet i att data lagras på ett säkert sätt
  • Auktoriseringsprogram - ger dig sinnesro att endast de som ska se data, kan se datan
  • Loggning av bearbetad data – ger dig en översikt över omfattningen av de bearbetade uppgifterna

Låt oss hjälpa dig att kartlägga dina GDPR-behov, och tillsammans tar vi reda på vilken lösning som är bäst för dig och ditt företag.