Vad tänker du på när vi säger ett kostnadseffektivt lönesystem? Är det ett system med låga implementeringskostnader? Eller är det ett system som ger dig ett lågt pris per lönecheck? Eller kan det tänkas att bilden möjligen är mer komplex än så? Vi på Sariba har över 20 års erfarenhet av lönesystem och lönesystem och vet därför mycket om vad ett kostnadseffektivt lönesystem innebär. En liten ledtråd: Det handlar om mer än implementeringskostnaden.
För att ett lönesystem faktiskt ska vara kostnadseffektivt betyder det inte att det kostar lite att sätta upp det. Du måste titta upp för att se hela processen. Vilka manuella uppgifter lägger dina tjänstemän tid på som strikt kunde ha automatiserats? Har du en komplex lösning med bristande kontroll över riktlinjer och lagstiftning, vilket kan leda till brister och manuella fel? Har du de rapporteringsmöjligheter du behöver, eller rapporterar du en stor och komplex uppgift? Vi tror att ett kostnadseffektivt lönesystem:
- Är effektivt
- Stödjer riktlinjer
- Ger dig bättre kontroll och minskar fel
- Effektivisera processen åt dig
- Är användarvänlig och förutsägbar
Låt oss utarbeta!
Mer effektivt - mindre fel
Ett kostnadseffektivt lönesystem bör säkerställa att din löneprocess är effektiv genom att återanvända data som redan är registrerad i systemet. Detta kan vara personuppgifter (även kallade stamdata), eller data relaterade till tidsregistrering, resekostnader eller kostnadsersättning. När denna information återanvänds blir processen mer effektiv eftersom du undviker dubbelregistreringar. Dubbelregistreringar är som bekant en källa till fel vi hellre skulle vara utan. När du återanvänder data bör du också, automatiskt, kunna rapportera både pension och ersättning . Om du har ett riktigt bra lönesystem kommer du här att återanvända information från lön och registrerad frånvaro, dessutom ska lönesystemet ha bra lösningar för förändringar både fram och tillbaka i tid. Ditt lönesystem bör därför göra det möjligt för dig att göra ändringar i förväg, utan att påverka resultatet innan datumet faktiskt har passerat, och det bör låta dig göra ändringar tillbaka i tiden och automatiskt beräkna rätt lön för dig. En kostnadseffektiv lön systemet bör också innehålla automatiska beräkningar, kontroller och processer. När du automatiserar löneprocessen kommer du att flytta erfarenhet och logik från huvudet på nyckelpersoner och in i lösningen. Detta gör dig mindre sårbar vid sjukdom, avbokning av semester eller om någon med nyckelfärdigheter skulle bestämma sig för att lämna dig.
Riktlinjer för stöd - både idag och framöver
Vi anser att ett kostnadseffektivt lönesystem måste stödjas Norsk löne- och myndighetsrapportering, så att lagstadgade ändringar i lagar och förordningar tas om hand i systemet, både idag och i framtiden. Här, som i punkten ovan, rekommenderar vi att du flyttar logik (och bestämmelser) till lösningen. Vi tycker i allmänhet att det här är en bra idé. Dessutom är det viktigt att tänka på GDPR! Ett bra lönesystem låter dig se vem som har ändrat personuppgifter, varifrån ändringen kommer och när ändringen gjordes.
Bättre hantering - mindre fel
Visste du att det finns lösningar som gör att du kan upptäcka fel i lönen, innan slutlönen faktiskt körs? Detta är något du definitivt bör titta på och som vi anser bör vara en del av ett kostnadseffektivt lönesystem.När vi pratar om bättre förvaltning tänker vi också på rapporter. Ett bra lönesystem bör ha bra, användarvänliga och intuitiva rapporteringsmöjligheter och rapporter. Dessa rapporter ska ge dig både en överblick och kontroll, och bör stå högt på din prioritetslista.
Effektivisering av processen
Ett bra lönesystem är helt integrerat med både tidsregistreringar, resor och kostnadsersättningar och ekonomi. Om du har en riktigt bra lösning, utgör den också grunden för ersättning från NAV, och förbereder överföringar till banken. Ett kostnadseffektivt lönesystem använder också stamdata som utgångspunkt för hur den anställde ska betalas. Var är medarbetaren, både fysiskt och organisatoriskt? Har personen rätt till kvällsbidrag eller kanske andra bidrag? All denna information bör finnas i systemet och på detta sätt hanteras och beräknas automatiskt. Om ditt lönesystem har manuella beräkningar, till exempel semesterlön, kommer vi att vara fria att påstå att detta inte är ett kostnadseffektivt system.
Användarvänlig (och förutsägbar)
Sist men inte minst bör ett kostnadseffektivt lönesystem vara användarvänligt! Det bör komma med logiska menyer och processer som är enkla både att lära sig och använda. Har ditt lönesystem till exempel löneboken integrerad i systemet? Genom att välja en lösning som tar hand om just detta säkerställer systemet att du gör det du måste göra i rätt ordning. Om lösningen är riktigt bra, dokumenterar den också de val och steg som tas, vilket är ganska smart med tanke på GDPR. När allt detta är på plats kommer löneprocessen att upplevas som förutsägbar både när det gäller tid och kostnad.
Kort sammanfattat
Kort sagt skulle vi säga att ett kostnadseffektivt lönesystem är mer än både implementeringskostnader och pris per lönecheck. Du bör titta upp och se hela processen som en helhet och också tänka GDPR.
Marita Johansen
Visste du att vi på Sariba har över 20 års erfarenhet av HR och löner och att alla våra lönekonsulter har praktisk erfarenhet av löner? Om du behöver någon att prata med, eller om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa dig, är du välkommen att kontakta oss.