Det upplever vi fortfarande SAP kunder har ett pappersbaserat personalarkiv. Dokumenten förvaras sedan fysiskt i mappar och lådor, och ofta på olika platser. Det gör det tidskrävande att få korrekt information och det blir svårt att hantera åtkomsten systematiskt. Dessutom kräver det utrymme och ordentlig förvaring, vilket också kan innebära utmaningar. Lyckligtvis går det snabbt att skapa ett onlinearkiv SAP . Det finns ett elektroniskt personalarkiv som heter Digital Personal Folder som är lätt att sätta upp. Det enda som behöver finnas på plats är en så kallad Content-server.
I installationen väljer du den mappstruktur du behöver och vem som ska ha tillgång till de olika mapparna.
Åtkomsten styrs via roller och behörigheter som det mesta i SAP. Installationsprojektet börjar med att definiera de mappar du behöver och vem som ska ha tillgång till de olika mapparna. Du kanske börjar med att bara ge HR tillgång till allting och sedan utvidgar till andra grupper, t.ex. chefer och anställda. I samband med installationen av den digitala personalmappen har vi utvecklat verktyg för massuppladdning så att det går snabbare och enklare att gå från ett pappersbaserat arkiv till ett elektroniskt.
Vill du veta mer? Kontakta Marita Johansen!