Se det framför dig: Du har implementerat marknadens bästa HR-system och projektet är klart. Medarbetarna använder lösningen precis som du hade planerat den; De registrerar timmar, frånvaro, semesteransökningar och ledighet. Du använder den för att följa upp medarbetarna och för att hålla bra utvecklingssamtal. Du har optimerat din onboardingprocess så att dina nyanställda medarbetare blir produktiva innan du vet ordet av. Lönen betalas ut ordentligt, återbetalningsprocessen fungerar utmärkt. Men hur är det med HR-rapporterna?
Hur man kommer igång?
Trots att du har en utmärkt lösning, där allt ligger på plats för att du ska kunna rapportera om vad du behöver, måste du ändå komma igång. Du måste veta vad du ska rapportera om och till vem du ska rapportera. Här lönar det sig att ställa några specifika frågor till dig själv innan du börjar:
- Vem tar emot rapporten?
- Vad ska rapporten användas till?
Svaren på dessa frågor kommer att avslöja om den rapportering du ska göra är operativ eller strategisk och på så sätt hjälpa dig vidare på din rapporteringsresa.
Operativa vs strategiska rapporter HR
En operativ och en strategisk rapport är två mycket olika rapporter. De innehåller inte bara olika rapporteringselement, de används också på väldigt olika sätt, och av olika personer i ditt företag.
En verksamhetsrapport är antingen intern, och används av chefer för daglig uppföljning, eller extern och används för ex. statlig rapportering. Här redovisar du med fakta och siffror som sjukskrivning eller egenanmälan. Oavsett om rapporten är extern eller intern baseras de ofta på transaktionsdata, visar detaljer på personlig nivå och ger en viss form av sammanställning. De interna, operativa rapporterna kan ofta ses i chefernas dashboards.
Strategisk rapportering baseras ofta på faktasiffror och aggregerad data och används av ledningsgrupper för analyser och strategiska beslut.
Att chefer och ledningsgrupper får tillgång till de allra bästa rapporterna är såklart otroligt viktigt, men har du tänkt att rapportering till medarbetarna också är både viktigt och är korrekt?
2 frågor du bör ställa dig själv
Du har nu en klar uppfattning om skillnaden mellan en operativ och en strategisk rapport, och det är bra, men det finns fortfarande två viktiga frågor du måste ställa dig själv:
- Var finns uppgifterna?
- Är uppgifterna uppdaterade?
För att sätta upp relevanta rapporter är det viktigt att du vet var data ska hämtas ifrån. Har du allt i en och samma plattform? Lysande! Att ta sig till nästa steg i din rapporteringssresa blir då så kallad plankkörning.
Men har du kanske lön i ett system? Tidsdata i en annan? Och allmänna HR-data i en tredje? Och var har man egentligen uppgifter om frånvaro? Det är viktigt att detta avslöjas så att vi får preciserat hur vi ska samla in data, eller om vi måste göra justeringar i systemlandskapet för att få in datan.
När vi har överblicken över nyckeltalen kan vi börja utforma och sätta upp rapporterna. Det finns ett antal mycket bra färdiga mallar. Det stora jobbet är att ta reda på vad vi behöver, och vilka datakällor vi har, innan de kan aktiveras.
Oavsett vilken grupp du är i kan du ta det lugnt. Så länge du har en bra samarbetspartner som hjälper dig med kartläggning och inställningar går det hur bra som helst.
Nästa fråga du måste ställa dig är om kvaliteten på datan är tillräckligt bra. Är de korrekta och uppdaterade? Det är trevligt att kunna köra rapporter "on the go", men det är inte speciellt användbart om uppgifterna är felaktiga eller inte uppdaterade. En bra datatvätt, samt att lära känna data, kommer därför att stå högt upp på listan över aktiviteter vi rekommenderar dig att genomföra.
Varför är korrekt rapportering viktigt?
Det finns förstås många anledningar till att rapportering är viktigt. Extern myndighetsrapportering krävs enligt lag och ska utföras. Dessutom tycker vi att följande punkter är viktiga:
- Chefer får lättillgänglig, korrekt och uppdaterad information för att stödja deras dagliga liv som chef
- Ledningsgrupper får relevant och aktuell data för beslutsstöd
- Ledningsgrupper kan hämta livedata i ledningsmöten, och därmed diskutera aktuell status och inte förra veckans resultat – Det kommer att vara live, relevant och korrekt!
- Du sparar tid! Du behöver inte lägga tid på att sammanställa data, vilket kan spara dagars arbete per månad
Rapporteringsbonus - Dashboard för anställda!
Att chefer och ledningsgrupper får tillgång till de allra bästa rapporterna är såklart otroligt viktigt, men har du tänkt att rapportering till medarbetarna också är både viktigt och att den är korrekt? Medarbetarna kan enkelt komma åt nyckelinformation i företaget via dashboards. På så sätt är det lätt att hålla sig uppdaterad, data finns online och alla tittar mer framåt än bakåt. Du flyttar alltså fokus och ökar engagemanget bland medarbetarna genom att ge dem information på plats!
Vad kan vi hjälpa dig med?
Vi på Sariba kan hjälpa dig med det mesta du behöver i rapporteringen. Vi har mycket duktiga konsulter med lång erfarenhet av att upprätta rapporter. Dessutom har vi flera rådgivare som hjälper dig att komma igång med både kartläggning och strategi. VI känner till de olika rapporteringskraven som finns där ute, och vi vet därför vad du behöver:
Har du en rapporteringsstrategi? Om inte så hjälper vi dig med detta
- Vilka behov har du?
- Vilken väg ska du gå?
- Har du definierat nyckeltal?
Vet du vad du vill rapportera om så går vi in och tittar på vilka nyckeltal vi ska aktivera. I vår verktygslåda har vi ett stort antal nyckeltal som kan aktiveras och synliggöras för chefer.
