Om det är något vi har lärt oss av pandemin, hemmakontoret, hybridkontoret och det nya normala så är det att det är viktigt att ha ett bra HR -system. För hur följer man upp medarbetare på olika platser (som man kanske till och med sällan ser), och hur ser man till att de trivs, utvecklas och väljer att stanna kvar hos er, på en arbetsmarknad som blir alltmer utmanande och där kampen om de bästa hjärnorna är hårdare än någonsin?
Med ett bra HR system kan ni driva en effektiv HR hantering av alla era HR processer, men oavsett hur bra ert HR system är så är implementeringen bara början på er spännande HR resa. För att verkligen utnyttja den fulla potentialen och skörda frukterna måste ni utnyttja ert HR system till fullo.
- vilket är vad vi alla vill, eller hur?
I den här artikeln ger vi dig våra sex bästa tips som hjälper dig att realisera potentiella vinster från ditt HR-system. När du tillämpar dessa tips kommer du både att effektivisera dina arbetsprocesser och frigöra tid för dina medarbetare på HR. På så sätt kan de fokusera på strategiska uppgifter och öka produktiviteten.
Oavsett om du redan har ett HR-system på plats eller planerar att införa ett, hoppas vi att dessa tips kommer att ge dig värdefulla insikter och hjälpa dig att förbättra hanteringen av HR i din organisation.
Tips 1 Välj rätt HR system
Att ha ett HR -system är naturligtvis en bra början - men har ni valt rätt system? När du väljer ett HR -system, kom ihåg att ta hänsyn till din organisations behov och storlek. Var ni befinner er och vart ni är på väg. Vi rekommenderar definitivt att du väljer ett system som uppfyller dina behov idag, men också i framtiden. Har ni tillväxtplaner? Är ni på väg in på nya marknader? Det är viktigt att tänka på.
Förutom skalbarhet rekommenderar vi att ni överväger ett system som täcker alla HR-processer, dvs. ett fullt integrerat system som täcker allt inom HR, från A till Ö. Om du väljer en sådan lösning sparar du tid, pengar och inte minst frustration när det gäller integrationer. Rekrytering, talent management, utbildning och utveckling, performance management, kompensation och mycket mer. När du väljer ett helintegrerat system får du tillgång till allt du behöver för att hantera hela medarbetarresan, från anställning till avslut.
Tips 2: Anpassa systemet efter ditt företags behov
Ett HR-system är inte detsamma som ett annat HR-system, och det som fungerar för ditt grannföretag behöver inte nödvändigtvis fungera för dig. När du väl har hittat ditt system är det viktigt att det anpassas till ditt företags processer. Välj en implementeringspartner med erfarenhet av er marknad, någon som förstår era processer och som kan hjälpa er att få ett HR system som är anpassat till er verksamhet både idag och i framtiden.
Tips 3: Underskatta inte utbildning och support
Låt oss säga att du har infört HR -systemet som passar ditt företag perfekt - det passar faktiskt som handen i handsken. Ditt HR -system har ett användarvänligt gränssnitt som gör det enkelt för både HR, chefer och anställda att använda systemet, och det är naturligtvis lätt att navigera och anpassa användarupplevelsen efter individuella preferenser.
Vid det här laget är det viktigt att få med hela organisationen på tåget, och utmärkt utbildning och support bör stå högst upp på agendan.
När utbildningen är klar och systemet är igång är det viktigt att du knyter en supportorganisation till det som inte bara kan åtgärda buggar utan också visa dig nya möjligheter i ditt system.
Tips 4: Utnyttja rapporter och analyser
Nu har ni ett riktigt bra HR-system på plats, det är anpassat till ert företags processer och utbildningen är genomförd. Jättebra! Nästa steg är nu att använda systemet till det som det ska användas till. Självklart använder du det för att täcka alla steg i medarbetarresan, men det är lika viktigt att komma ihåg rapportering och analyser.
Nu har ni all information i ett gemensamt system, och möjligheten att ta fram bra rapporter bör definitivt finnas på plats. Genom att använda rapporter på rätt sätt får du värdefulla insikter - insikter som kan ligga till grund för både stora och små affärsbeslut.
Rapporter och analyser hjälper dig att få full insikt i dina HR data, utvärdera dina medarbetares prestationer, identifiera trender och hitta områden som kan förbättras. Du kan skapa anpassade rapporter, övervaka viktiga resultatindikatorer och få värdefulla insikter. När du använder rapporter och analyser ger du din HR-avdelning de verktyg de behöver för att förbättra sina arbetsprocesser och öka effektiviteten och kvaliteten på sitt arbete.
Tips 5: Utnyttja möjligheterna med automatisering och arbetsflöden
Att ha all data i ett och samma system ger dig stora möjligheter när det gäller både arbetsflöde och automatisering. Med ett gemensamt system behöver du bara registrera information en gång. Det minskar antalet manuella fel samtidigt som datakvaliteten och effektiviteten ökar.
En bra och korrekt användning av arbetsflöden och automatisering kommer också att göra vardagen enklare för både chefer och HR . När en chef startar (till exempel) en rekryteringsprocess kommer ett väldefinierat arbetsflöde att flytta över uppgiften till HR, som annonserar ut tjänsten och kallar till intervju. När rätt kandidat valts ut och kontraktet undertecknats kan ett arbetsflöde automatiskt initiera onboardingprocessen, där vissa uppgifter tilldelas chefer, men andra uppgifter tilldelas HR. Låter bra, eller hur?
Tips 6: Kom ihåg säkerhet och dataskydd
Vårt sista tips till dig handlar om säkerhet och dataskydd. När du arbetar med HR arbetar du med människor och data. Dessa uppgifter är känsliga och måste behandlas med respekt. Naturligtvis måste du se till att GDPR efterlevs, men du måste också se till att dina anställda känner sig trygga med att du hanterar deras uppgifter med diskretion och respekt.
Vägen framåt
Sariba grundades år 2000 och firar i år sitt 23-årsjubileum. Vi är naturligtvis mycket stolta över detta. Vi kan ärligt säga att vi under de senaste två decennierna har skaffat oss värdefull djup och bred erfarenhet inom HR-området. Vi har varit med på hela digitaliseringsresan och vet därför vilka utmaningar det har inneburit, men också vilka enorma fördelar som de som har varit med på resan har fått ta del av.
Vill du veta mer om HR system och hur Sariba kan hjälpa dig?