År 2018 ville företaget Kronos Titan ändra sina processer för rese- och kostnadsersättningar. Företagets befintliga processer var manuella, pappersbaserade och tidskrävande. Med en önskan att digitalisera och förenkla sina rutiner och förbättra arbetsdagen för både HR, chefer och anställda valde de Concur-lösningen och samarbetade med Sariba.
Installationen och anpassningen påbörjades i slutet av 2018/2019 och den togs i drift som en fullfjädrad lösning sommaren 2019. Vi har haft en pratstund med Andrea Raveng, HR Payroll Facilitator, i Kronos Titan, för att höra mer om projektet och om resultatet är enligt förväntningarna.
Vi kunde anpassa Concur till norsk standard med beräkningar för både kör- och kostbidrag enligt statens taxor (Statens särskilda avtal).
Vi hade ett manuellt formulär för att slutföra återbetalningar i samband med resor och utgifter. Detta var mycket besvärligt när det var tvungen att levereras på papper. Dessutom blev flödet långt vid eventuella korrigeringar, eftersom det pappersbaserade dokumentet måste skickas fram och tillbaka. När vi började arbeta med projektet var vårt mål att få till en digital lösning. Det viktigaste här var att kraven på innehållet i en utgiftsrapport måste uppfyllas. Dessutom ville vi att alla anställda skulle ha tillgång till att registrera sina egna utgiftsrapporter och utgifter, utan att behöva göra beräkningar och beräkningar av kost och körsträcka. Önskan var därför att den digitala lösningen skulle beräkna detta automatiskt. Vi ville också ha en 2-stegs verifiering / godkännande av alla utgiftsrapporter.
Vi hade ett manuellt formulär för att slutföra återbetalningar i samband med resor och utgifter. Detta var mycket besvärligt när det måste levereras på papper - Andrea Raveng
Idag har vi en fullfjädrad digital lösning. Alla medarbetare använder Concur för att leverera utgiftsrapporter, och vi har ett 2-stegs godkännandeflöde som fungerar optimalt. Dessutom beräknas kost- och milersättning automatiskt, vilket förenklar lönehandläggarens arbete. Arbetsflödet fungerar också mycket bättre, eftersom rapporten laddas ner och skickas till lönesystemet, där den sedan automatiskt implementeras och betalas ut via lön.
Vi har haft en nära dialog med Sariba under hela projektet, från början till. Sariba har säkerställt att programmeringen mot lön fungerar och att de har säkerställt att alla priser och beräkningar är korrekta. De har hjälpt oss att testa, och vi har haft en nära och bra dialog hela vägen fram till genomförandet. Sariba hjälper oss fortfarande när det sker lagändringar. Sedan ser de till att detta tas om hand och de hjälper oss att testa, så att systemet alltid är uppdaterat och klart för användning. Vi är mycket tacksamma för all hjälp med att få detta system på plats, samt för löpande hjälp med förändringar/andra frågor. Lösningen är för närvarande fullt genomförd och ligger verkligen i förväntningarna.
Concur var redan i bruk för flera av de utländska företagen i vår organisation och det var en önskan från gruppen att vi skulle ha en gemensam, internationell lösning. Valet föll därför på Concur och vårt projekt var att anpassa den befintliga lösningen till norsk standard. Som de flesta vet har vi väldigt speciella skatteregler här i Norge, och detta fick man ta hänsyn till i upplägget. Vi behövde hjälp av någon som förstod både statens specialavtal och det norska upplägget av Concur, och valet föll därför på Sariba. Sariba har lång och god erfarenhet av att sätta upp SAP Travel, och har även konsulter som är certifierade inom Concur. Detta kändes därför som ett säkert val.
Vi är mycket tacksamma för all hjälp med att få detta system på plats, samt för löpande hjälp med förändringar/andra frågor.
Vill du veta mer om Concur Travel by Sariba? Kontakta gärna Steinar Sabbasen.
