Vi upplever att många företag inte utnyttjar möjligheterna kring kollisioner mellan närvaro och frånvaro i systemet. Kollisionerna kommer att vara till hjälp för att säkerställa att koder som inte får registreras samtidigt, inte registreras samtidigt.
Kollisionerna inträffar vid överföring av tid från tidrapporten till HR och vid registrering direkt i infotyperna för frånvaro. Detta är särskilt relevant om du använder tillfälliga koder för frånvaro, t.ex. odokumenterad sjukfrånvaro etc. Dessa koder måste skrivas över med riktiga koder när dokumentation finns tillgänglig. Dessutom kan det vara vettigt att blockera inmatningen av vissa typer eller all närvaro med speciella frånvarokoder. Detta kan vara övertid på grund av sjukfrånvaro eller vissa typer av ledighet. Det finns också ett antal frånvarokoder som inte får registreras samtidigt, t.ex. sjukskrivning och ledighet.
Systemet tillåter olika reaktioner vid kollisioner:
- Ingen reaktion
- Varning
- Överskrivning (avgränsning av befintliga koder)
- Felmeddelande
Många drar också nytta av att skapa sina egna frånvarokoder för graderad frånvaro kontra heltidsfrånvaro och långledighet kontra kort välfärdsledighet.
Det är också möjligt att ställa in tidrapporten så att man inte kan föra flera förekomster på samtidigt om ni använder tid.
Sariba har god erfarenhet av att dokumentera kollisionerna i systemet i en kollisionsmatris så att det blir lättare att ha en överblick över vilka koder som kolliderar eller reagerar på varandra. Vi har också lång erfarenhet av vilka koder som är lämpliga för att säkerställa korrekt registrering i förhållande till ersättning och A-meldingen, samt olika koder för tidsregistrering av avvikelser vid schemalagd tid (negativ tid) eller registrering av all tid (positiv tid).
Kontakta Sariba om du har några frågor om detta.