Onboarding. Crossboarding. Offboarding. Er dette prosesser du har på agendaen? Og hvor viktige er egentlig disse prosessene? Vi i Sariba har jobbet med HR-systemer og HR-prosesser i over 20 år, og mener at disse prosessene fortjener enda mer oppmerksomhet enn de allerede får.
For å sette søkelyset på akkurat dette, og for å finne ut mer om hva de innebærer, og hvorfor dette er så viktig, har vi gått rett til kilden. Vi har nemlig tatt en prat med Jens Conradi. Jens er en klok og erfaren mann, og innehar stillingen Head of SAP SuccessFactors for Norden og Baltikum. Med dette som utgangspunkt vil vi gjerne høre mer om hans tanker knyttet til nettopp onboarding.
Men før vi går i dybden på onboarding, må vi ta oss noen minutter til å bli enda litt bedre kjent med Jens, og hans bakgrunn.
– Kan du fortelle litt om deg selv og bakgrunnen din, Jens?
-Ja, det kan jeg gjerne. Jeg liker å få mest mulig ut av dagene både privat og jobb, så jeg kan bruke tiden min på det som gir meg mest energi, som f.eks. familie, venner og kitesurfing. Og det er jo dette onboarding og gode ansattopplevelser handler om, å rydde tid til det som skaper engasjement på jobben!
Yrkesmessig har jeg alltid jobbet i skjæringspunktet mellom forretning og teknologi. De siste syv årene har jeg hatt gleden av å jobbe i SAP SuccessFactors med effektivisering og digitalisering av HR prosesser, hvor jeg nå leder et helt fantastisk team på rundt 50 personer i Norden og Baltikum.
Å jobbe med HR-teknologi synes jeg er fantastisk inspirerende. HR har gått fra å være en ren personaladministrativ driftsenhet til å bli en strategisk viktig funksjon som bidrar med å sette agendaen i virksomheten. Det er blitt en anerkjent faktor at ansattes opplevelse av å være en del av noe større og å kjenne på en lojalitet, motivasjon og et engasjement er avgjørende for hvor godt bedriften lykkes med sine mål og ambisjoner. Det å kunne bidra inn i dette arbeidet gjennom bruk av teknologi som gjør en direkte forskjell i menneskers arbeidshverdag er en viktig driver for meg.
I de årene jeg har jobbet med SAP SuccessFactors har jeg fått være med på en helt unik reise. Da jeg startet for noen år siden hadde vi mindre en håndfull kunder i Norge, og nå har vi mangedoblet kundeantallet lokalt og har til sammen flere hundre i Norden og Baltikum.
Det er helt tydelig at markedet ønsker å investere i å bli enda bedre på å tiltrekke, utvikle og beholde ansatte gjennom god HR-teknologi – der vi har en plattform som treffer behovene i markedet godt. I tillegg til den unike plattformen har vi også et velfungerende partner-økosystem, inkludert Sariba, der vi kobler sammen vår ledende global HR-plattform med lokal erfaring og spisskompetanse noe som er nøkkelen til vår suksess.
– Hvilke tanker har du om onboardingsprosessen?
-En god onboardingsprosess skal både sikre god, enkel og strømlinjeformet håndtering for bedriften i tillegg til å sikre en engasjerende, profesjonell og forutsigbar prosess mot den nyansatte. For den enkelte linjeleder er det viktig med en støtte hvor man enkelt selv kan ta eierskap i en hektisk hverdag. Et godt onboardingssystem tilrettelegger for en felles og god prosess, uavhengig av hvem som er den nyansattes nærmeste leder. Samtidig vil en god onboarding sikre at den ansatte blir best mulig tatt imot og får en kortest mulig «tid-til-produktivitet» med et engasjement på topp. Ifølge forskning er det 69% større sannsynlighet for at en nyansatt blir værende i jobben over tid dersom de har vært gjennom en god onboardingsprosess.
Etter at kunden tok i bruk onboarding i SAP SuccessFactors og strukturerte onboardingsprosessen sin, reduserte de turnover blant de nyansatte med hele 19 %! Det vil jeg påstå er strålende resultater!
Når onboarding gjøres riktig har det dermed store positive ringvirkninger både på bunn- og topplinje. Uønsket turnover koster en bedrift i snitt NOK 1,5 millioner, og hvis man skal tro på forskningen vil en god onboarding gi en ganske stor kostnadsbesparelse gjennom redusert turnover. I tillegg vil det bidra inn på topplinjen gjennom tidligere økt produktivitet og engasjement etter ansettelse. Det gjelder med andre ord å utnytte den såkalte «honeymoon-fasen» klokt. Da sikrer du en høy grad av trivsel, et økt engasjement, og ikke minst lojalitet hos den nyansatte. Dette kan du konkret måle gjennom for eksempel pulsundersøkeler for å ha innsikt i engasjementnivå på nyansatte, eller gjennom antall fratredelser i din bedrift blant ansatte som har vært ansatt i mindre enn to år. Dette er uønsket turnover, og selv om det kan være ulike årsaker til at en ansatt forlater tidlig, tyder det ofte på feilansettelse med et avvik på forventinger fra enten den ansatte eller arbeidsgiver.
Jeg har et eksempel fra en norsk kunde på dette. Etter at kunden tok i bruk onboarding i SAP SuccessFactors og strukturerte onboardingsprosessen sin, reduserte de turnover blant de nyansatte med hele 19 %! Det vil jeg påstå er strålende resultater!
En prosess – to faser
– Mange skiller mellom preboarding og onboarding – Hva tenker du om dette?
-Dette vil jeg si er to faser innen samme prosess. Pre-boardingen starter i det den nyansatte signerer kontrakten, og varer frem til første arbeidsdag. I Norge varer denne fasen som oftest i tre måneder. I denne perioden er motivasjonen ofte veldig høy, men det er ikke nødvendigvis så mye kontakt mellom arbeidsgiver og nyansatt. Dette er også en tid hvor din nye kollega kan få kalde føtter, og vurdere andre alternativer. Det er derfor utrolig viktig å bruke denne tiden både godt og riktig, og det er her preboarding kommer inn i bildet.
Den nyansatte har ofte en del HR-relaterte spørsmål, som blant annet kan omhandle lønn, goder, mobilabonnement, eller forsikringsordninger. Disse kan enkelt besvares i preboardingsfasen gjennom vår mobilapp, som er den samme appen kan gi tilgang til ulike e-læringskurs som kan tas før første arbeidsdag. På denne måten blir din nye kollega bedre kjent med deg som arbeidsgiver, og motivasjonen og spenningen holdes oppe.
En god pre-boarding gir din nye kollega god innsikt i hva bedriften gjør, samt praktisk informasjon for eksempel om kontorlokaler, og hvor og hvem hen skal møte første arbeidsdag. Dette skaper trygghet, og er en viktig start på sosialiseringsprosessen for den nyansatte. Ved å gi tilgang til god og riktig informasjon før første arbeidsdag, starter din nye kollega både motivert og oppdatert – noe som også gir en raskere «tid-til-produktivitet».
Selve onboardingsfasen starter første arbeidsdag. Hvor lenge den varer er opp til hver enkelt bedrift å beslutte, men det er vanlig at den varer i 6 måneder, så den er sammenfallende med prøvetiden. En god onboarding lar deg planlegge for første arbeidsdag, og den første tiden din nye kollega er ansatt hos deg. I tillegg til å sikre at din nye kollega har alle systemer og tilganger i orden til første arbeidsdag, er sosialisering, opplæring og oppfølging også svært viktig.
Strukturerte målinger
-De fleste av våre kunder har strukturerte spørreundersøkelser og pulsmålinger knyttet til den ansattes livssyklus, der onboardingsfasen er en viktig del av dette. Vi anbefaler å begynne med en sjekk-in tidlig i onboardingen både får å ta pulsen på den enkeltes opplevelse og videre behov, og ikke minst for å få feedback på selve onboardingsprosessen som en del av et kontinuerlig forbedringsløp.
Vi i Sariba opplever et stort fokus på onboardingsmodulen i SAP SuccessFactors – kundene våre er rett og slett opptatt av dette. Hva tenker du er grunnen til dette?
– Virksomheter er opptatt av å engasjere og å motivere sine ansatte, og de ser verdien av å beholde de flinkeste folkene. De ønsker også å få «tid-til-produktivitet» så lav som mulig. Det holder ikke å tiltrekke seg de klokeste hodene – du må også få de til å både ønske å bli, og til å utvikle seg i din bedrift. Dette starter med en god onboardingsprosess. En god onboardingsprosess er ikke lenger bare noe som er «kjekt å ha», men det har blitt helt nødvendig for å lykkes i kampen om talentene. Selv om du har landet kontrakten med drømmekandidaten er det først etter signering at arbeidet virkelig begynner med å lykkes med ansettelsen.
En god og ryddig onboarding- og crossboarding og offboardingsprosess
– Verden, og også arbeidsmarkedet er urolig for tiden. Crossboarding og offboarding er muligens like viktig som selve onboardingsprosessen for tiden. Hva tenker du om dette?
– Det vil alltid være endringer i virksomheter der ansatte endrer roller, eksempelvis ved at en medarbeider går til sin første lederrolle, eller ved at man bytter avdeling og får nye ansvarsområder. For å understøtte utvikling av medarbeidere vil en god crossboardingsprosess sikre at medarbeiderne blir godt ivaretatt og raskt kommer inn i sin nye rolle.
Når du har en god crossboardingsprosess lar du talentene dine enklere flytte på seg internt. Dette understøtter intern mobilitet og er et gode ikke bare for den ansatte som kan få nye og spennende karrieremuligheter internt, men også for virksomheten som vil beholde talenter over tid med interne karriereveier.
Når en ansatt forlater virksomheten, er det også viktig med en prosess som både ivaretar den enkeltes medarbeiders behov, samtidig som man vil opprettholde virksomhetens omdømme. Du ønsker jo at den ansatte skal være en best mulig ambassadør for deg i ettertid, og hvem vet: Kanskje vedkommende ønsker seg tilbake på et senere tidspunkt? Det er derfor utrolig viktig at offboardingsprosessen ikke overlates til tilfeldighetene, og at det ikke er opp til hver enkelt leder hvordan dette skal gjøres. Ved å ha en god prosess som støttes av et godt verktøy, strømlinjeformer du denne prosessen, og det blir enklere for lederne dine og gjennomføre dette på best mulig måte.
– Har du selv noen personlig erfaring knyttet til disse prosessene?
-Ja, det har jeg. Jeg ble jo selv onboardet da jeg startet i SAP SuccessFactors-teamet, og jeg må få si jeg ble imponert over prosessen.
Straks en nyansatt har signert en kontrakt med oss starter vi onboardingsprosessen i form av «pre-boarding». Det første som skjer, er at man får tilgang til SuccessFactors via en app. Her får man tilgang til viktig informasjon og e-læring som forbereder til første arbeidsdag.
Første arbeidsdag hos oss starter med en markering. Det er viktig for oss at våre nye kolleger føler seg velkommen, så vi sørger blant annet for at det er blomster på pulten, og at det går ut internkommunikasjon om vår nye kollega.
Vi har selvsagt også fokus på dette med «tid-til-produktivitet». Dette er ikke bare viktig for oss som arbeidsgiver, men også for våre nye kollegaer. Når du opplever at du bidrar i teamet, vil du raskere trives, og finne din plass. Vi har derfor fokus på kompetanse, og alle nyansatte får en mentor. Som nyansatt får du også tilgang til din egen onboardingsplan i SAP SuccessFactors. Her får du, blant annet, muligheten til å bli kjent med både nøkkelpersoner og nøkkelfunksjoner hos oss. På denne måten kan du raskt knytte et viktig og riktig nettverk.
Nyansatte hos oss sendes også på en «bootcamp». Her samles nyansatte fra hele regionen. Personer fra ledelsen presenterer ulike temaer, og de nyansatte løser caseoppgaver. Dette er rett og slett en uke med både inspirasjon og nettverksbygging, og de fleste tar med seg vennskap, på tvers av både team og land, hjem i erfaringssekken.
Helt til slutt, Jens: Hvorfor er SuccessFactors den beste HR-suiten i markedet, sett med dine øyne?
-Godt spørsmål! Takk for lissepasningen, la meg ta noen av høydepunktene i mine øyne:
- Brukervennlighet – intuitive brukergrensesnitt og selvsagt en mobil app som tilrettelegger for høy grad av selvbetjening for ledere og medarbeidere.
- Dekker absolutt hele ansattreisen – fra ende til ende, inkludert lønn! Det er det ingen andre plattformer i markedet som gjør. En helhetlig plattform muliggjør en sammenhengende prosessflyt på tvers av alle HR-prosesser. Dette betyr forenkling og høy grad av automatisering. I tillegg vil man med all HR relatert data på ett sted enkelt kunne gjøre analyse og rapporting for å skape innsikt og grunnlag for data-drevne beslutninger i HR.
- Kontinuerlig innovasjon – to ganger i året kommer det en ny versjon der vi kontinuerlig forbedrer plattformen med ny innovasjon og funksjonalitet. Med nesten 10.000 kunder globalt, er vi nødt til å ligge i forkant av trendene for å være relevante også i fremtiden. Vi sørger derfor for at plattformen utvikler seg i takt med endringene som skjer markedet.
Til sist vil jeg trekke frem noe som er helt spesielt for Norden: Her har vi godt over 100 lokale konsulenter hos de ulike partnerne våre, som Sariba. Når det kommer til HR er det viktig å ha lokal forankring og prosesser som spiller på lag med våre ulike bedriftskulturer. Det å kunne bygge på etablert beste praksis som man ser fungerer spesifikt i Norge, er noe som gir trygghet i prosjektene. Dette tilrettelegger for en plattform som enklere adopteres av hele virksomheten, ikke bare HR. Våre lokale partnere lar oss være fysisk til stede hos kundene våre, hvilket skaper tettere relasjoner, samarbeid og videre gevinster.
Takk for tiden, Jens!
Vil du vite mer om onboarding, crossboarding og offboarding? Da er du mer enn velkommen til å ta kontakt.