Reise- og utgiftsrefusjon fra  SAP Concur

ikon

Rask og effektiv håndtering av reiseregninger og bilag

ikon

Reduserer reiseutgifter og kostnader ved å gi de ansatte tilgang til et reisebyrå

ikon

Integrert online og mobil programvare for forretningsreiser og kostnadsstyring

ikon

Bidrar til å strømlinjeforme måten reiseutgifter håndteres på

Reise og utleggsrefusjon

Se for deg en arbeidshverdag der håndtering av reiseregninger og bilag ikke bare er raskt og effektivt, men til og med gøy. Se for deg en jobbreise der det å registrere en kvittering går lynraskt, og du blir så imponert at du tar deg selv i å smile. Se for deg en jobbreise der kilometergodtgjørelse kobles direkte til Google Maps på telefonen din, og der du kan booke flyreiser og hotell via den samme appen som automatisk laster inn kvitteringer fra ditt hotellopphold. Fremtiden er her og alt dette er faktisk mulig!

Kjente utfordringer knyttet til reise og utleggsrefusjon

  • Reise- og utgiftsrefusjonsløsning er ikke helelektronisk
  • Du holder fortsatt på med papirbaserte reiseregninger
  • Du behandler fortsatt fysiske kvitteringer
  • Du har tunge og delvis manuelle prosesser for både de ansatte og dine HR-medarbeidere
  • De ansatte kjenner ikke til selskapets reisepolicy 
  • De ansatte kjenner ikke reglene i reiseregulativet 
  • Din løsning har ikke integrert hverken din reisepolicy, eller regler knyttet til reiseregulativet inn i systemet
  • De ansatte fører feil fordi de rett og slett ikke vet hvordan de skal gjøre det riktig
Feriepenger i SAP

Velg et system som gir deg full kontroll

Velg et system som gir deg kontroll på din bedrifts reisepolicy, og reiseregulativet i en og samme løsningen. Slik sørger du for at den ansatte følger regelverket; hver gang. Velg en løsning som sørger for at utbetalingene er korrekte, og som samtidig sørger for at du er compliant; til enhver tid. Velg en helintegrert løsning som lar deg og dine ansatte booke en reise i den samme appen som reiseregningen automatisk opprettes i. Velg en løsning som lar dine ledere enkelt kontrollere og godkjenne både utleggsrefusjon og reiseregninger. Velg løsningen som tar vare på hele prosessen for deg.

Hvilken reise- og utleggsrefusjonsløsning bør du velge?

Det finnes flere ulike systemer for reiseregning- og utgiftsrefusjon, og vi har full forståelse for at det å sette seg inn i hva de ulike systemene inneholder er en omfattende oppgave. Vi i Sariba har i over 20 år levert HR-systemer til både store og små bedrifter, i offentlig og privat sektor, og har god erfaring når det kommer til rådgivning av våre kunder. Vi hjelper deg selvsagt med å velge den løsningen som er tilpasset de behovene du har, både i dag og i fremtiden.

SAP Concur – Fremtidens reise og utleggsrefusjonsløsning!

SAP Concur er en smart, intuitivt og helintegrert løsning for både reise- og utgiftsrefusjon. Løsningen er satt opp i henhold til det norske reiseregulativet og du legger enkelt inn din bedrifts reisepolicy. På denne måten sørger du for at alle følger regelverket, og at både reiseregninger og utgiftsrefusjon blir riktig, allerede første gang. 

Ved hjelp av en glimrende app, booker du og dine ansatte jobbreiser. Fordi du allerede har lagt reisepolicien inn i løsningen, vil du kun få opp relevante treff når du skal velge deg fly, hotell eller leiebil. Dette sørger for at riktige valg tas, hver gang, og du sparer både tid og penger. 

Automatisk reiseregning

I det reisen er booket vil reiseregningen automatisk opprettes. Dette er både praktisk, effektivt og smart. Fordi SAP Concur samarbeider med en rekke store reiselivsaktører, vil de fleste kvitteringer for flyreiser og hotellopphold automatisk lastes inn på din reiseregning. Du legger enkelt inn resten av dine kvitteringer ved hjelp av kamerafunksjonen på din mobil. Dette gjør du allerede mens du er på reisen, og på denne måten glemmer du ikke hva du skal ha refundert, samtidig som du har alt tilgjengelig på et sted. Leder benytter den samme appen til både kontroll og godkjenning, før alt sendes videre til regnskap. Enkelt, smart og intuitivt; slik reiseprosessen skal være.

Et system gir deg helheten

Ved å flytte hele reiseprosessen til ett og samme system får du nye og unike muligheter for rapportering. Som leder kan du se hvilke reiser dine ansatte booker, og hvilke elementer som er kostnadsdrivende. Du vil også kunne ta ut rapporter som viser om de ansatte følger ditt firmas reisepolicy, og om det er dobbeltregistreringer av reisebilag.

Før reise

SAP Concur lar deg og dine medarbeidere booke alt av flyreiser, leiebil og hotell direkte via én app. Du setter opp regler slik at søkeresultatene gjenspeiler din bedrifts reisepolicy. Hvis du for eksempel ønsker at de ansatte skal holde seg under et visst prisnivå sørger reglene for at søket kun viser relevante resultater. Har du retningslinjer på hvilke flyselskap og hotellkjeder som skal brukes kan dette også filtreres ut i løsningen.

SAP Concur er knyttet til de aller fleste reiselivsaktører (hotellkjeder, reisebyråer, leiebilselskap etc), og når en reise eller et hotellopphold er booket via appen vil kvitteringen automatisk lastes opp i SAP Concur.

Under reisen

SAP Concurs bilagshåndtering er både enkel og intuitiv, og kan tas i bruk allerede mens du er på reise. En unik funksjon er hvordan måten registrering av kvitteringer skjer på: Du tar ganske enkelt bilde av kvitteringen med mobilkameraet! En scannerfunksjon tolker opplysningene og gir korrekt informasjon til bilaget som opprettes i appen. Her håndtere du raskt og effektivt av reiseregninger som starter allerede under reisen!

Kilometergodtgjørelse er også svært enkelt i SAP Concur. Du legger inn start- og sluttadresse, og strekningen vises i Google Maps. Du endrer enkelt reiseruten hvis du har kjørt en annen vei enn det som foreslås som raskeste rute.

Utgiftsrefusjon er også enkelt i SAP Concur. Har du spist middag med en kunde vil du kunne hente opp informasjon om kunden direkte fra din kalender eller kontaktliste.

Etter reise

Når reisen er avsluttet sendes reiseregningen inn via appen, og går videre til nærmeste leder som får en melding i sin app om at reisen skal godkjennes. I appen får lederen enkelt oversikt over hva som er registrert. Reiseregningen kan enten godkjennes eller sendes tilbake til den ansatte for korreksjon.

Bruker du allerede SAP HCM?

Da vet du at har du valgt et robust og driftssikkert HR-system. Vi i Sariba har jobbet med SAP HCM i over to tiår, og kan med hånden på hjertet si at vi er blant de aller beste innen dette fagfeltet. Vi hjelper deg mer enn gjerne med å både vedlikeholde og videreutvikle sitt SAP HCM system, og når du på et tidspunkt er klar for å ta steget over i skyen og til SAP SuccessFactors, kan du være trygg på at vi loser deg trygt i havn.

Employee Experience