Et personalarkiv fra PeopleDoc er:

ikon

Trygt

ikon

Enkelt

Lære

GDPR-compliant

ikon

Tilgjengelig

Forenkle administrasjon av HR-dokumenter – trygt og effektivt

Hvor oppbevarer du HR-dokumentene dine? Og hvem har egentlig tilgang til disse? Ved å samle og sentralisere alle dokumenter, reduserer du papirrelaterte kostnader samtidig som du har muligheten til å ta brukeropplevelsen til et helt nytt nivå. Hvis vi sier at alt dette er mulig, samtidig som du ivaretar GDPR-regelverket, hva tenker du da?

Kjente utfordringer knyttet til personalarkiv:

  • Dokumenter er lagret i papirformat 
  • Dokumenter er lagret på ulike lokasjoner, for eksempel lokalt på PC eller på fellesområder, med ulike rutiner for innsyn, lagring, og sletting
  • Dokumenter er ikke tilgjengelig for andre enn enkelte HR-medarbeidere
  • Ledere har ikke oversikt over dokumenter på sine ansatte
  • Ansatt vet ikke hvilke dokumenter som er lagret om seg selv
  • Det er kun HR som kan lagre/laste opp dokumenter
  • Systemet er lite brukervennlig
  • GDPR-oppbevaringsregler blir ikke ivaretatt på en forsvarlig måte.

Velg et system som både er brukervennlig og hensyntar GDPR

Velg et elektronisk dokumentarkiv som sørger for at alle dokumenter din bedrift har, er lett tilgjengelig, på ett sted, i en brukervennlig løsning. Velg en løsning som sørger for at ledere kan se og oppdatere dokumenter på sine ansatte, og hvor den ansatte enkelt kan både se, laste opp og oppdatere dokumenter om seg selv. 

Velg en løsning hvor tilganger styres av hvilken rolle dine ansatte har i systemet. Er hun en leder? En medarbeider? Eller jobber hun i din HR-avdeling?  La enkel parametersetting styre hva de ulike rollene skal kunne se, endre, og slette.

Velg en løsning hvor oppbevaringsreglene i systemet bestemmer hvor lenge et dokument skal lagres, og hvor lenge et dokument skal beholdes etter at en ansatt har sluttet.

Hvilket HR-arkiv bør du velge?

Det finnes flere ulike HR-arkiver, og vi har full forståelse for at det å sette seg inn i hva de ulike systemene inneholder er en omfattende oppgave. Vi i Sariba har i over 20 år levert HR-systemer til både store og små bedrifter, i offentlig og privat sektor, og har god erfaring når det kommer til rådgivning av våre kunder. Vi hjelper deg selvsagt med å velge den løsningen som er tilpasset de behovene du har, både i dag og i fremtiden.

Support

PeopleDoc – sett brukeropplevelsen i sentrum

Med PeopleDoc kan du være helt sikker på at bedriftens HR-dokumenter er trygt lagret – og samtidig lett tilgjengelig, både for HR-avdelingen, for ledere og for ansatte. Verktøyet samler og sentraliserer all informasjon på ett sted og bidrar dermed til å redusere papirrelaterte kostnader.

PeopleDoc er en rollebasert løsning, og vil gi ulike tilganger til å se, endre og slette dokumenter ut ifra hvilke rolle du har i systemet. PeopleDoc opererer også med ulike oppbevaringsregler for de ulike dokumenttypene, slik at tilgang til dokumenter både kan styres ut ifra roller og dokumenttyper. På denne måten sørger du for at GDPR i høyeste grad ivaretas. 

PeopleDoc er et intuitivt og skybasert personalarkiv fullt integrert med SAP SuccessFactors og SAP On-Prem. Løsningen løfter HR-arbeidet til et nytt digitalt nivå og håndterer all data i tråd med personvernregler og GDPR. 

Med PeopleDoc får bedriften din blant annet
  • Et strømlinjeformet dokumenthåndteringssystem som effektiviserer HR-arbeidet
  • Flere import- og opplastningsmuligheter for alle typer dokumenter
  • Sikker og trygg tilgang til alle dokumenter, når som helst og hvor som helst
  • Enkel søkefunksjon 
  • Sikker deling av dokumenter
  • Hjelp til å standardisere og strukturere HR-filer
  • En enkel, skybasert og installasjonsfri løsning 
Disse gevinstene er lett tilgjengelig når du tar i bruk PeopleDoc personalarkiv
  • Finn dokumenter mer effektivt – opp til 12 ganger raskere
  • 0 (null) tap av dokumenter
  • Økt HR produktivitet med opp til 30%