Digitalisering av reise- og utgiftsrefusjon

I 2018 ønsket selskapet Kronos Titan å gjøre noe med sine prosesser for reiseregninger og utgiftsrefusjon. Selskapets eksisterende prosesser var manuelle, papirbaserte og tidkrevende. Med et ønske om å digitalisere og forenkle sine rutiner, og å forbedre arbeidshverdagen for både HR, ledere og ansatte, falt valget på løsningen Concur og samarbeidspartneren ble Sariba.

Oppsettet og tilpasning startet rundt årsskifte 2018/2019, og det ble tatt i bruk som en fullverdig løsning sommeren 2019.

Vi har tatt en prat med Andrea Ravneng, HR Payroll Facilitator, i Kronos Titan, for å høre mer om prosjektet og om resultatet er i henhold til forventningene. 

Smilende jente

Andrea Raveng, HR Payroll Facilitator, i Kronos Titan

Hvilken løsning har Sariba levert til dere?

Vi fikk tilpasset Concur til norsk standard med kalkuleringer for både kjøre- og diettgodtgjørelse etter statens satser (Statens særavtale).

Hvilke utfordringer hadde dere før dere startet prosjektet?

Vi hadde et manuelt skjema for utfylling av refusjoner i forbindelse med reiser og utlegg. Dette var svært tungvint da det måtte leveres på papir. I tillegg ble flyten lang ved eventuelle korrigeringer, da det papirbaserte dokumentet måtte sendes frem og tilbake. 

Da vi startet arbeidet med prosjektet, var målet vårt å få på plass en digital løsning. Det viktigste her var at kravene til innholdet i en reiseregning måtte overholdes. I tillegg ønsket vi at alle ansatte skulle ha tilgang til å registrere egne reiseregninger og utlegg, uten å selv måtte foreta kalkuleringer og beregninger av diett og kjøregodtgjørelse. Ønsket var altså at den digitale løsningen skulle beregne dette automatisk. Vi ønsket også en 2-trinns verifisering/godkjenning av alle reiseregninger.  

Hvordan fungerer løsningen for dere i dag?

Vi har i dag en fullverdig digital løsning. Alle ansatte benytter Concur for å levere reiseregninger, og vi har en 2-trinns godkjenningsflyt som fungerer optimalt. I tillegg blir diett- og kilometergodtgjørelse kalkulert automatisk, noe som forenkler arbeidet til lønnsansvarlig. 

Arbeidsflyten fungerer også mye bedre, da rapporten lastes ned og oversendes til lønnssystemet, hvor det da automatisk blir implementert og utbetalt via lønnskjøring.

Hvordan har samarbeidet med Sariba fungert?

Vi har hatt tett dialog med Sariba gjennom hele prosjektet, fra start til slutt. Sariba har sørget for at programmeringen mot lønnskjøringen fungerer, samt at de har ivaretatt at alle satser og beregninger blir korrekt. De har bistått oss under testing, og vi har hatt tett og god dialog hele veien til implementering. 

Sariba hjelper oss fortsatt når det kommer lovendringer. Da sørger de for at dette ivaretas og de bistår oss i test, slik at systemet til enhver tid er oppdatert og klart til bruk.

Vi er veldig takknemlig for all hjelp med å få dette systemet på plass, samt for fortløpende bistand ved endringer/andre spørsmål.

Løsningen er i dag fult implementert og er absolutt etter forventingene.

Hvorfor Concur og Sariba?

Concur var allerede i bruk for flere av de utenlandske bedriftene i vår organisasjon, og det var et ønske fra konsernet om at vi skulle ha en felles, internasjonal løsning. Valget falt derfor på Concur, og prosjektet vårt gikk ut på å tilpasse den eksisterende løsningen til norsk standard. Som de fleste kjenner til har vi helt spesielle skatteregler her i Norge, og dette måtte hensyntas i oppsettet.

Vi trengte bistand fra noen som både forstod seg på Statens Særavtale og norsk oppsett av Concur, og valget falt derfor på Sariba. Sariba har lang og god erfaring innen oppsett av SAP Reise, og har også konsulenter som er sertifiserte innen Concur. Dette føltes derfor som et trygt valg.

Vil du vite mer om Concur Travel fra Sariba? Ta gjerne kontakt med Steinar Sabbasen.

X
X