Om du arbetar för lön och/eller HR , är du säkert väl bekant med HR system. Men har du funderat på om det är en fördel att ha både lön och HR i samma system eller inte? Det har vi. Och vi tror att att ha detta i ett och samma system kommer att ge dig klara fördelar. Så låt oss berätta mer om både vad och varför.
Registrer uppgifter - en gång
När du väljer en lösning som har lön och HR i ett och samma system behöver du bara registrera uppgifter en gång . På så sätt kommer du att spara tid (eftersom dubbelinmatning faktiskt är tidskrävande), och du kommer att minska antalet fel (eftersom manuella fel faktiskt inträffar). Du kommer helt enkelt att arbeta både enklare och snabbare .
Och om du inte har angett en anställds adress i ditt HR-system får du ett fel när du kör löneräkningen. Detta måste uppdateras. Om du har löneadministrationen och HR i samma system kan du kontrollera att uppgifterna i HR är korrekta, så du behöver inte oroa dig för det.
Det finns inget som heter nästan i lön
Låt oss säga att du har en anställd som börjar den 1 januari. År 2025 kommer detta praktiskt taget innebära att första dagen på jobbet blir den 2 januari, då 1 januari (för de flesta) är en ledig dag. Om du använder den 2 januari som ditt anställningsdatum kommer detta (förmodligen) att fungera utmärkt i din HR system, men lönemässigt kan det innebära utmaningar. Delsparandet blir felaktigt, uppgifterna för A-meddelandet blir felaktiga, pensionsredovisningen blir felaktig och du får helt enkelt olika uppgifter i dina två system.
Men spelar det någon roll då?
Ja. Det gör det.
Lön som utgångspunkt för HR processer
Låt oss säga att du överväger att ge en anställd en löneförhöjning. Om du har lön i ett system och HR i ett annat system är det inte säkert att den lön som du använder som grund är aktuell. Vi är säkra på att den lön som registrerats i lönesystemet är korrekt, men är du säker på att den lön som du använder som grund i HR systemet HR är korrekt? Om lön och HR finns i samma system kan du vara helt säker på att detta är korrekt, eftersom du använder lön för att tvätta HR-uppgifter. På så sätt är lön uppdaterad och kommer alltid att vara rätt indata i dina HR-processer.
Överraskning…
Det har vi sett vid flera tillfällen HR få en överraskning när de tvättar sin data mot betalning. De trodde att de hade bra kontroll och bra data, men när HR -uppgifterna har tvättats mot löner, stora avvikelser har dykt upp. Och det är nu så att uppgifter från löner stämmer, för det kan inte vara fel.
Genom att ha lönebokföring och HR i samma system säkerställs att HR är exakt (och pinsamt nog) korrekt. De uppgifter som är relevanta för HR kommer att vara 100 % korrekta!
Fasta tillägg
Ett annat exempel på varför det är en fördel att ha lön och HR i samma system är fasta tillägg. I ett system med HR bör man ha en överblick över vem som har vilka fasta tillägg, medan man i lönesystemet bör betala ut dessa. Om du har allt i ett och samma system har du full kontroll - hela tiden.
Och har du tänkt på det här med pension?
Pensioner är inte alltid bara avgiftsbestämda pensioner. Det finns många företag (kanske ditt företag?) som har slutna förmånsbestämda pensioner eller kompletterande pensioner i någon form. Detta måste vara väl dokumenterat i ditt lönesystem, men om du inte har rätt information från HR kan du få problem.
Listan över varför det är en fördel att ha lön och HR totalt sett är det långt. Om du vill veta mer är du mer än välkommen att kontakta oss.
