Om du arbetar med lön och/eller HR har du säkert god kunskap om HR-systemen. Men har du funderat på om det är en fördel att ha både lön och HR i samma system? Det har vi gjort. Och vi tror att det ger dig klara fördelar att ha dem i samma system. Så låt oss berätta mer om både vad och varför.
Registrer uppgifter - en gång
När du väljer en lösning där lön och HR finns i ett och samma system behöver du bara registrera informationen en gång.
På så sätt sparar du tid (eftersom dubbelregistrering faktiskt är tidskrävande) och minskar antalet fel (eftersom manuella fel förekommer). Du kommer helt enkelt att arbeta både enklare och snabbare.
Och om du inte har angett en anställds adress i ditt HR-system får du ett fel när du kör löneräkningen. Detta måste uppdateras. Om du har löneadministrationen och HR i samma system kan du kontrollera att uppgifterna i HR är korrekta, så du behöver inte oroa dig för det.
Det finns inget som heter nästan i lön
Låt oss säga att du har en anställd som börjar den 1 januari. I år 2022 skulle detta i praktiken innebära att den första arbetsdagen är den 2 januari, eftersom den 1 januari (för många) är en ledig dag. Om du använder den 2 januari som datum för den anställde fungerar det (förmodligen) bra i ditt HR-system, men i löneadministrationen kan det orsaka problem. Partiella utbetalningar kommer att bli felaktiga, pensionsrapporteringen kommer att bli felaktig och du kommer helt enkelt att få olika information i dina två system.
Men spelar det någon roll då?
Ja. Det gör det.
Lön som utgångspunkt för HR processer
Låt oss säga att du överväger att ge en anställd en löneförhöjning. Om du har lön i ett system och HR i ett annat system är det inte säkert att den lön som du använder som grund är aktuell. Vi är säkra på att den lön som registrerats i lönesystemet är korrekt, men är du säker på att den lön som du använder som grund i HR systemet HR är korrekt? Om lön och HR finns i samma system kan du vara helt säker på att detta är korrekt, eftersom du använder lön för att tvätta HR-uppgifter. På så sätt är lön uppdaterad och kommer alltid att vara rätt indata i dina HR-processer.
Överraskning…
Vid flera tillfällen har vi bevittnat att HR-avdelningen har blivit förvånad när de tvättar sina uppgifter mot lön. De har trott att de hade god kontroll och bra uppgifter, men när uppgifterna på HR har kontrollerats mot lön har det framkommit stora skillnader. Och det är nu så att uppgifterna från lön är korrekta, eftersom de inte kan vara felaktiga.
Genom att ha lönebokföring och HR i samma system säkerställs att HR är exakt (och pinsamt nog) korrekt. De uppgifter som är relevanta för HR kommer att vara 100 % korrekta!
Fasta tillägg
Ett annat exempel på varför det är en fördel att ha lön och HR i samma system är fasta tillägg. I ett system med HR bör man ha en överblick över vem som har vilka fasta tillägg, medan man i lönesystemet bör betala ut dessa. Om du har allt i ett och samma system har du full kontroll - hela tiden.
Och har du tänkt på det här med pension?
Pensioner är inte alltid bara avgiftsbestämda pensioner. Det finns många företag (kanske ditt företag?) som har slutna förmånsbestämda pensioner eller kompletterande pensioner i någon form. Detta måste vara väl dokumenterat i ditt lönesystem, men om du inte har rätt information från HR kan du få problem.
Marita Johansen
Consultant Manager
Listan på skälen till varför det är fördelaktigt att ha lön och HR tillsammans är lång. Om du vill veta mer är du välkommen att kontakta oss.
kontakta oss gärna