Arbetar du med löne och/eller HR har du säkerligen goda kunskaper om HR-system. Men har du funderat på om det är en fördel att ha både lön och HR i samma system eller inte? Det har vi. Och vi tror att att ha detta i ett och samma system ger dig tydliga fördelar. Så låt oss berätta mer om både vad och varför .
Registreringsuppgifter - en gång
När du väljer en lösning som har lön och HR i ett och samma system behöver du bara registrera uppgifter en gång .
På så sätt kommer du att spara tid (eftersom dubbelregistrering faktiskt är tidskrävande) och du kommer att minska antalet fel (eftersom manuella fel faktiskt inträffar). Du vill helt enkelt arbeta både enklare och snabbare .
Och då är det så att om du inte har fyllt i adressen till en anställd i ditt HR-system så blir det fel när du ska köra lön. Detta måste uppdateras. Har du lön och HR i samma system får du validerat att HR-data stämmer så då behöver du inte tänka på det.
Det finns inget som heter lön
Låt oss säga att du har en anställd som börjar den 1 januari. År 2022 kommer det i praktiken innebära att första dagen på jobbet blir 2 januari då 1 januari (för de flesta) är en ledig dag. Om du använder den 2 januari som anställds datum kommer detta (förmodligen) att fungera alldeles utmärkt i ditt HR-system, men lönemässigt kan det innebära utmaningar. Delräddningar blir felaktiga, uppgifter till A-meddelandet blir felaktiga, pensionsredovisningen blir felaktig och du kommer helt enkelt att sitta med olika uppgifter i dina två system.
Men spelar det någon roll då?
Ja. Det gör det.
Lön som utgångspunkt för HR-processer
Låt oss säga att du överväger att ge en anställd en löneförhöjning. Har du lön i ett system och HR i ett annat system är det inte säkert att lönen du utgår från har uppdaterats. Vi är säkra på att lönen som är registrerad i lönesystemet stämmer, men är du säker på att lönen som du använder som utgångspunkt i HR-systemet är uppdaterad? Om lön och HR finns i ett och samma system kan du vara helt säker på att det stämmer, eftersom du använder lön för att tvätta HR-data med. På så sätt uppdateras lönerna och kommer alltid att vara rätt input i dina HR-processer.
Överraskning…
Vi har vid flera tillfällen sett H R få en överraskning när de tvättar sina uppgifter mot lön. De har tyckt att de har haft bra kontroll och bra data, men när HR-data har tvättats mot lön har det uppstått stora avvikelser. Och det är nu så att uppgifter från löner stämmer, för det kan inte vara fel.
Om du har lön och HR i samma system ser du till att HR är korrekt (och pinsamt) korrekt. Data relevant för HR kommer att vara 100% korrekt!
Fasta tillägg
Ett annat exempel på fördelen med att ha lön och HR i samma system är fasta ersättningar. I ett HR-system bör du ha en överblick över vem som har vilka fasta tillägg samtidigt som du ska betala detta i lön. Har du allt i ett och samma system har du full kontroll – hela tiden.
Och har du tänkt på det här med pension?
Pension är inte alltid bara en avgiftsbestämd pension . Det finns många företag där ute (kanske bara ditt?) som har stängda förmånsbestämda pensioner, eller tilläggspensioner i en eller annan form. Detta ska vara väl dokumenterat i lönesystemet, men om du inte har rätt information från HR kan det bli skrynkligt.
Marita Johansen
Consultant Manager
Listan på varför det är en fördel att ha lön och HR kombinerat är lång. Vill du veta mer är du mer än välkommen att kontakta oss.
kontakta oss gärna