Derfor er det en glimrende ide å ha lønn og HR i samme system

puslespill - lønn og HR i samme system

Hvis du jobber med lønn og/eller HR, har du helt sikkert god kjennskap til HR-systemer. Men har du tenkt over om det er en fordel å ha både lønn og HR i samme system eller ikke? Det har vi. Og vi mener at det å ha dette i ett og samme system vil gi deg tydelige gevinster. Så la oss fortelle deg mer om både hva og hvorfor.

Registrer informasjon – en gang

Når du velger en løsning som har lønn og HR i et og samme system, trenger du kun å registrere informasjon en gang.
På denne måten vil du spare tid (fordi dobbeltregistrering faktisk er tidkrevende), og du vil redusere feil (fordi manuelle feil faktisk skjer). Du vil rett og slett jobbe både enklere og raskere.

Og så er det jo sånn, at hvis du ikke har fylt inn adressen til en ansatt i HR-systemet ditt, blir det feil når du skal kjøre lønn. Denne må jo være oppdatert. Hvis du har lønn og HR i samme system får du validert at HR-dataene er riktige, så da trenger du ikke å tenke på det.

Det er ingenting som heter sånn ca i lønn

La oss si at du har en ansatt som starter 1. januar. I 2022 vil det i praksis si at første dag på jobb vil være 2. januar, da 1. januar (for de fleste) er en fridag. Hvis du bruker 2. januar som ansattdato vil dette (sannsynligvis) fungere helt fint i ditt HR-system, men i lønn vil det kunne gi utfordringer. Delbergninger vil bli feil, informasjon til A-meldingen vil bli feil, pensjonsrapporteringen vil bli feil, og du vil rett og slett sitte med ulike opplysninger i dine to systemer.

Men gjør det noe da?

Ja. Det gjør det.

Lønn som utgangspunkt for HR-prosesser

La oss si at du vurderer å gi en ansatt et lønnsopprykk. Om du har lønn i et system og HR i et annet system, er det ikke sikkert at lønnen du tar utgangspunkt i, er oppdatert. Den lønnen som er registrert i lønnssystemet er vi jo sikre på at er korrekt, men er du sikker på at lønnen som du tar utgangspunkt i, i HR-systemet er oppdatert? Hvis lønn og HR er i et og samme system, kan du være helt sikker på at dette er riktig, fordi du bruker lønn til å vaske HR-data med. På denne måten er lønn oppdatert, og vil alltid være korrekt input i dine HR-prosesser.

Overraskelse…

Vi har ved flere anledninger, vært vitne til at HR får seg en overraskelse når de vasker sine data mot lønn. De har trodd at de har hatt god kontroll og gode data, men når HR-dataene har blitt vasket mot lønn har store avvik fremkommet. Og det er nå en gang sånn at data fra lønn er korrekt, fordi den kan ikke være feil.

Har du lønn og HR i samme system sikrer du at HR er nøyaktig (og pinlig) korrekt. Data som er relevant for HR vil være 100 % korrekt!

Faste tillegg

Et annet eksempel på at det er en fordel å ha lønn og HR i samme system, er faste tillegg. I et HR-system bør du ha oversikt over hvem som har hvilke faste tillegg, mens du i lønn skal utbetale dette. Har du alt i et og samme system, har du full kontroll – til enhver tid.

Og har du tenkt på dette med pensjon?

Pensjon er ikke alltid bare innskuddspensjon. Det finnes mange bedrifter der ute (kanskje akkurat din?) som har lukkede ytelsespensjoner, eller tilleggspensjoner i en eller annen form. Dette må være godt dokumentert i lønnssystemet, men har du ikke riktig informasjon fra HR, kan det bli krøll.

Marita Johansen

Marita Johansen

Consultant Manager

Listen over hvorfor det er en fordel å ha lønn og HR samlet er lang. Vil du vite mer, er du mer enn velkommen til å kontakte oss.

kontakt oss gjerne
X
X