Processkartläggning – varför?

Av Katrina Colling Ovenstad

Kartläggning av processer. Smaka på ordet. Vad betyder det egentligen? Och är det något du behöver oroa dig för?
Under pandemin har vikten av att ha en solid HR-funktion stått högt på dagordningen för många företag. För när alla anställda plötsligt placerades på hemkontor var det avgörande för både uppföljning och utveckling av de anställda att ha optimala HR-processer och ett knäckt bra HR-system. Pandemin är nu inne i en ny fas, men vikten av HR som funktion är oförändrad. Detta har lett till att ett antal företag har letat efter ett nytt HR-system, medan andra försöker optimera det system och de processer de redan har.

Oavsett om du faller in i någon av ovanstående kategorier eller inte, skulle vi vara så djärva att säga att det är dags att se över dina processer på HR NU. Hur fungerar de för dig? Och hur har de fungerat för er organisation under pandemin?

Processkartläggning - din fas noll

Så varför är vi så intresserade av processkartläggning? Alla bra HR-system bör baseras på bra HR-processer, men det är inte nödvändigtvis så att de HR-processer du har idag är de allra bästa. Det kan till exempel ha gått ett tag sedan dina HR-processer utformades, och världen, som vi alla vet, går vidare. Ditt företag kan ha vuxit, du kan ha ändrat inriktning eller till och med ha gått samman? En viktig fråga att ställa är om kartan fortfarande stämmer överens med terrängen.

Oavsett vilken riktning du ska ta i framtiden kommer vi alltid att rekommendera att kartlägga de nuvarande processerna för att bedöma om dessa är anpassade för din väg framåt. I Sariba ser vi processkartläggningen som en fas 0 i alla planerade projekt. Genom att genomföra denna fas inför ett projekt tror vi att både precisionen, kvaliteten och resultatet av ett genomfört projekt ökar avsevärt och vår erfarenhet pekar på att detta ger en mer långsiktig nytta för våra kunder.

Låt oss ta ett exempel..

Låt oss betrakta kompetenskartläggning som en process. Är detta en process som ditt företag har kontroll över? Har du en bra överblick över kompetensen i företaget, samt vilken kompetens du behöver mer, eventuellt mindre av, framöver? Är detta relaterat till den strategi som ditt företag följer? En processundersökning kommer att ge tydliga svar på alla dessa frågor och utfallet ger dig goda möjligheter att förbättra det arbete du gör i just kompetensundersökning.

"En dålig process kommer att slå en bra person varje gång" W. Edwards Deming

Så varför investera i en processgranskning?

Som vi redan har nämnt är en processöversyn en klok investering. Du kommer att kunna minska kostnaderna och öka effektiviteten, samtidigt som du ser till att dina anställdas mål är i linje med organisationens mål. Du kommer också att underlätta ledarskaps- och chefsutveckling och skapa en framåtblickande och framtidsorienterad HR funktion.

Införandet av processkartan

Vi förväntar oss att du nu kommer att se värdet av en processgranskning. Nästa fråga som då bör ställas är var och hur man ska börja. Ett användbart verktyg att använda här är en processkarta. Men vad är egentligen en processkarta? Vilken funktion har den, och är detta verkligen något man bör lägga tid och energi på?

En processkarta kan hjälpa dig att se och förstå alla processer i din organisation och vad din organisation gör på olika funktioner. En processkarta kan också visa dig flödet mellan olika system, kunder och produkter. Alla processkartor bör kontinuerligt både utvärderas och optimeras och använder du dem rätt kan de vara användbara guider för vart du är på väg i framtiden.

Överordnad efter processkarta:

• De beskriver hur all verksamhet går till i ditt företag
• De beskriver flödet av aktiviteter
• De kan lätt användas för att utbilda nya medarbetare
• De hjälper dig att förstå var problem uppstår
• De låter dig förstå varför problem uppstår
• De hjälper dig att förstå var förbättringar behöver göras
• De visar dig kopplingar i dina processer.

Ok - så processkartor är användbara, men var började jag?

När du använder en processkarta finns det flera frågor du bör ställa: Hur bra är flödet i organisationens processer? Säkrar vi värdeskapande verksamheter? Utförs alla processer likadant? Hur säkerställer vi kvalitet i processerna? Och görs utvärderingar av de olika processer vi har?

Frågorna du bör ställa är både många och viktiga, men tiden räcker inte alltid till. Du kanske inte heller har tillräckligt med resurser eller kapacitet för att följa upp detta heller.