Et nytt HR-system skal gjøre arbeidsdagen enklere – men har du tenkt på hvordan du får det til å fungere sammen med systemene dere allerede bruker? Det har vi. Og for å gjøre det litt enklere for deg får du her en praktisk veiledning til hvordan du kan gå frem.
Hvorfor er integrasjoner så viktig?
Når du ser på nye HR-systemer, er det lett å bli opptatt av funksjonene – hvor god er rekrutteringsløsningen? Støtter det medarbeidersamtaler? Og hvordan er det med etterfølgerplanleggingen? Men det hjelper lite å ha et skikkelig godt system om det ikke spiller på lag med de verktøyene dere allerede bruker. En god integrasjon sparer deg for tid, reduserer feil og gir deg bedre datagrunnlag – uten at du må endre hele måten dere jobber på.
Slik kommer du i gang – steg for steg
Å integrere et HR-system trenger ikke være komplisert. Her er en enkel oppskrift:
1. Få oversikt over det dere har
Start med å kartlegge hvilke systemer dere bruker i dag – og hvordan de snakker sammen. Har dere SAP? Lønn i skyen? Et intranett med egne skjemaer? Finn ut hva som fungerer, og hvor det stopper opp.
2. Definer målene
Er målet å automatisere dataflyten mellom HR og økonomi? Øke sikkerheten? Bedre rapportering? Å være tydelig på formålet gjør det lettere å stille riktige krav – og måle effekt i ettertid.
3. Velg et HR-system med åpne integrasjonsmuligheter
Moderne løsninger er laget for å spille på lag med andre systemer. Sørg for at systemet støtter standardiserte API-er eller integrasjonsplattformer som for eksempel SAP Integration Suite.
Les også: Årets SAP Innovation Partner – det er oss!
4. Jobb tett med IT og leverandør
HR kjenner behovene – men IT er avgjørende for å få teknikken til å fungere. Når HR, IT og systemleverandøren samarbeider tett, går integrasjonen bedre og raskere, med mindre nedetid og færre overraskelser.
Hva er egentlig et HR (Human Resource)-system, og hva bør det inneholde?
Et HR-system er langt mer enn et arkiv for ansattdata. Det er et verktøy som støtter hele medarbeiderreisen – fra første dag på jobb, via kompetanseutvikling og etterfølgerplaner, og helt til den ansatte forlater kontoret for aller siste gang. Et godt HR-system bør ha:
- God integrasjon med lønn og økonomi
- Brukervennlige dashbord for både ledere og HR
- Automatiserte prosesser (som varsler, påminnelser og godkjenninger)
- Muligheter for å vokse med organisasjonen
Et moderne HR-system er rett og slett med på å bygge kultur og skape en bedre arbeidshverdag.
Typiske fallgruver – og hvordan du unngår dem
Det er lett å undervurdere hvor mye jobb det å sette opp en integrasjon faktisk innebærer. Her er tre klassiske feil – og hvordan du kan unngå dem:
- For lite involvering av brukerne: Få med både ledere og ansatte tidlig.
- Uklart eierskap: Fordel ansvar mellom HR og IT – og vær tydelig på hvem som gjør hva.
- Urealistiske tidsplaner: Sett av tid til testing og opplæring – det lønner seg på sikt.
HR-systemer som fungerer med fremtidens behov
Det å velge et HR-system i dag, som også fungerer for fremtiden kan oppleves som en omfattende oppgave. Uansett hvilket system du velger, er det viktig å tenke HR både i dag, og i tiden som kommer. Velg et system som kan vokse i takt med deg og din bedrift, og som enkelt kan tilpasses dine vekstplaner. Husk også å tenke på integrasjoner. Hvordan skal ditt nye HR-system passe inn i ditt eksisterende IT-landskap?
Vurderer du å bytte HR-system?
Vi har full forståelse for at det å bytte HR-system kan oppfattes en stor og omfattende prosess, og at det kan være vanskelig å vite hvor du skal begynne.
For å gjør det hele litt enklere for deg har vi laget guiden «8 steg til nytt HR-system». Den inneholder gode råd på veien til et nytt og (forhåpentligvis) bedre HR-system.
Lykke til i prosessen!