Digitalt personalarkiv: Hva trenger egentlig din organisasjon?

Digitalt Personalarkiv

Av: Ana Romero

Vi vet at organisasjoner har mange behov knyttet til HR-prosesser, og blant disse behovene finner vi håndtering av dokumenter knyttet til ansatte, fortrinnsvis i et digitalt personalarkiv. Dette gjelder hele veien fra generering, til oppbevaring og til slutt arkivering og/eller sletting av dokumneter. Ansattdokumenter dukker opp i alle de ulike HR-prosessene; fra rekruttering, ansettelse, onboarding, medarbeiderutvikling, lønn, og til avvikling enten i form av en oppsigelse eller ved pensjonering.

Håndtering av dokumenter knyttet til den ansatte kan være både utfordrende og tidkrevende; prosessen kan variere fra land til land, men den kan også følge et generisk rammeverk, som for eksempel EUs personvernforordning (GDPR). For å si det med andre ord: Håndtering av dokumenter knyttet til de ansatte kan være en kompleks prosess, og den kan også være kostbar.

Heldigvis finnes det en løsning som håndterer det hele – PeopleDoc by UKG!

Hva er egentlig PeopleDoc?

PeopleDoc er et skybasert, digitalt personalarkiv som gjør arbeidet med dokumenter knyttet til ansatte enklere for både HR, ledere og de ansatte. Med PeopleDoc kan du opprette, signere, lagre, få tilgang til, dele og slette ansattfiler på et sikkert sted. Det er tilgjengelig på alle enheter, og er uavhengig av hvor du, fysisk, måtte befinne deg.

System + kompetanse = suksess

Vi i Sariba har jobbet med implementering av HR-systemer i over 20 år, og når du kombinerer vår erfaring og ekspertise med PeopleDocs digitale personalarkiv vil din organisasjon være svært godt rustet når dere skal håndtere de ansattes fil-livssyklus. PeopleDoc vil gjøre det enkelt for din HR-avdeling å administrere dokumenter effektivt og i samsvar med gjeldende lover og regler.

Hvorfor velge PeopleDoc:

Det finnes mange grunner til å velge PeopleDoc, levert av Sariba, her kommer noen av de:

  • Ansattfiler kan genereres og sendes til ansatte for signering – raskt og enkelt
  • Ansatte kan selv sende dokumentene sine via e-post til en spesifisert innboks – enkelt å bruke
  • Ulike dokumenttyper kan lagres basert på de ansattes ansettelsesdato, sluttdato eller annen, egendefinert dato – slik sørger du for å holde deg compliant
  • HR får full kontroll på dokumenter med nært forestående utløpsdatoer. I tillegg får administratorer muligheten til å se gjennom de aktuelle dokumentene – slik får du full kontroll på hele prosessen
  • PeopleDoc passer svært godt sammen med både SAP SuccessFactors og SAP HCM, og kan i tillegg integreres med nesten alle kjerne-HRIS-applikasjoner og HR-verktøy relatert til rekruttering, lønn, IT-tickethåndteringe og HR-chatboter – en god match for (nesten) alle HR-systemer

Kort oppsummert tilbyr PeopleDoc et sentralisert, digitalt personalarkiv – alt innenfor et enkelt brukergrensesnitt som gir svært gode brukeropplevelser.

Vi i Sariba har i over 20 års hjulet bedrifter med å effektivisere sine HR-prosesser. Kontakt oss; vi guider deg mer enn gjerne gjennom din filhåndteringsreise.

kontakt oss
X
X